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新型コロナウイルスの影響で在宅勤務になった人のための「仮設クラウドオフィス」の作り方

2020.03.11

新型コロナウイルスの感染防止策として、急きょ、在宅勤務に切り替わった人も多いだろう。中には、初めて在宅勤務に従事するという人もいるかもしれない。そんなときに、戸惑いがちなのが、コミュニケーションだ。

そこで今回は、在宅勤務におけるコミュニケーションで生まれがちな悩み解決のヒントを、株式会社テレワークマネジメント代表取締役で、国や自治体のテレワーク普及事業で広く情報発信している田澤由利さんに聞いた。

在宅勤務でよくあるコミュニケーション悩み3つ

●在宅勤務のよくあるコミュニケーション悩み1
『在宅勤務になって、社内の人とコミュニケーションがとりづらくなった。電話、メール、チャット、どれを選ぶのがいいか。使い分け方は?』

「何を使うか、どう使い分けるかを考える前に『社内のコミュニケーション』にはどのようなものがあるかを整理してから、我が社に合っているかを考えるといいです。例えば、従来のオフィスでの仕事中のコミュニケーションでは次の手段だったとします。

(1)業務の指示(上司から社員) →口頭
(2)業務の相談(チーム)    →チームで会議
(3)業務の報告(上司)     →印刷物の提出
(4)急な連絡(遅刻するなど)  →電話
(5)雑談            →口頭

これを在宅勤務になった場合、

(1)業務の指示(上司から社員) →メールかチャット
(2)業務の相談(チーム)    →チームでのWeb会議
(3)業務の報告(上司)     →メール添付
(4)急な連絡(遅刻するなど)  →電話かチャット
(5)雑談            →チャットで雑談グループを作るなど

というイメージとなります。しかし、実際には、職場には(5)の雑談から広がる、インフォーマルコミュニケションがあります。『挨拶』『ふと聞こえてくる話』『雑談の中から広がる仕事の話』『ちょっとした悩み』などです。これをどうするかを社内で決めておくのも重要になります」

●在宅勤務のよくあるコミュニケーション悩み2
『オフィスで仕事をしていたときと比べて、リモートのコミュニケーションで気を付けるべき点は?』

「ここでは在宅勤務でよく利用されるコミュニケーション手段、Web会議、チャットのポイントと、社内・社外のコミュニケーションのポイントをご紹介します」

Web会議

「Web会議では、カメラで自分の姿が映し出されるため、会社にいるときと同様の服装、意識で参加することで、参加者全員がオフィスにいるときと変わらない意識で会議しやすくなるでしょう。在宅勤務だからといって、パジャマ姿などはやめましょう。

会議中は、いつもより大げさに、うなずいたり、首をふったりすることで、参加者に意欲や熱意が伝わり、会議も活性化します。また資料を事前に送付しつつ、資料を画面で共有するようにするとより進めやすいでしょう」

チャット

「チャットといえども、必ず冒頭で『お疲れ様です』など挨拶するようにするといいですね。また先にも述べたように、雑談用のグループを作るようにすると、コミュニケーションが活性化し、仕事のアイデアも生まれやすくなります。在宅勤務における悩み相談から、業務改善につながることもあるでしょう。また、チャットは24時間使えてしまうので、できるかぎり時間外にメッセージを送付しないようにして、周囲を気遣うようにするといいですね」

社内コミュニケーション全般

「在宅勤務中の社内コミュニケーションにおいては、こまめに連絡をとること、情報をチームで共有することが重要です。

また簡潔に連絡できるルールを作っておくと便利です。例えば、チャットやSNSなら、このマークは『OK、すすめてください』の意味、このマークは『後で返事する』の意味などを決めておくと、スピーディーにコミュニケーションが取れます」

社外コミュニケーション全般

「社外の相手とコミュニケーションを取る際には、相手が利用するツールに合わせるとよいでしょう。普段使わないWeb会議ツールやチャットは慣れないことから、相手と良いコミュニケーションがとりにくくなる恐れがあります。

またWeb会議は特に口頭で話すよりも話しにくい点もありますので、そのようなときは話を細かく切って、相手の意見を積極的に聞くようにすれば、相手の意図の取違いや聞き漏れを防ぐことができるでしょう」

●在宅勤務のよくあるコミュニケーション悩み3
『在宅勤務は、孤独を感じやすい。対策はある?』

「『仕事を切り分けて持って帰って仕事をする』環境ではなく、『会社と同じように働ける』環境づくりを目指すことがポイントです。Web会議ツールの運用方法だけでも、『仮設オフィス』を作ることができます。

孤独の問題と共に、仕事を円滑に進めるためには、いつものオフィスと同じようにチームで働ける仕事環境を在宅勤務でも実現することが重要です。

通常、テレワークを実施する際には、実際のオフィスにある『時間管理、業務の見える化、ホウレンソウ、社内会議、訪問、雑談』などをクラウド上に置くのが基本的な考え方です。例えば、デスク、キャビネット、パソコン、会議室、仲間、ワークフロー、スケジュール、タイムカード、電話、セキュリティなどをできるかぎりクラウド上に置けば、テレワーク中もいつもと同じように仕事ができます。しかし、急きょ在宅勤務となった会社が多い今は、そんなことをやっている余裕はありませんよね。

そこで仮想のクラウドオフィスに『Web会議ツール』を置き、そこで『ホウレンソウ、時間管理、雑談、社内会議、訪問』を実施する方法をご提案しています。通常、Web会議ツールは会議を行うツールですが、ルール決めをすることで、これらの機能を持たせることができます」

【ルール1】始業から終業までチーム全員がWeb会議室にいる

「始業から終業までチーム全員でWeb会議室にいるルールにすれば、タイムカードの代わりにできます。在宅勤務はオンオフの切り替えがしにくいといわれますが、Web会議室に入ることがオン、出ることがオフという風にすれば切り替えが簡単です。録画機能をオンにしておけば、入退室のログを自己申告と照合することで管理できます」

【ルール2】常時カメラOFF、マイクOFF、スピーカーONにする

「仕事中は常時、カメラOFF、マイクOFF、スピーカーONにして仕事をするルールにします。つまり、話しかけたいときだけマイクをONにして話しかけたときに、相手に声が聞こえるように、スピーカーをONにしておくということです。

在宅勤務では、なんとなく一緒に仕事をしているという環境がとても大事です。オフィスで仕事をしているときと同じく『今日もみんなで同じ部屋で仕事をしている』という意識ができるように、この設定をします。これで孤独も回避できます。

例えば、誰かに用があれば、マイクをONにして名前を呼んで話しかけます。例えば『鈴木さん、山田商事の件、どうなってる?』と聞くと、鈴木さんが『ええっと、』と反応し、答えられなかったときも、チーム内にはその声が聞こえていますから、誰かが『あ、その件なら、私がわかります』などと返すことができます。こうすれば、オフィスと同じ環境になります」

【ルール3】じっくり話をする場合はカメラをONにして別会議室で会議をする

「じっくり話す場合は、別会議室で、カメラはONにして話すこと。仕事中に長く話し始めると、話し合いに参加しないメンバーにとってはうるさいですし、オフィスでも長い話になりそうなら会議室に移動して話しますよね。それと同じように、Web会議ツール上でも、別の会議室に移動し、カメラをONにするルールにしましょう。

カメラをONにするルールにすることで、パジャマで髪の毛がぼさぼさなんて状態では会議に参加できなくなるので、服装を含めて気持ちを引き締めることにもつながります」

【参考動画】
「新型コロナウイルスの感染対策としての在宅勤務ノウハウ ~仮設クラウドオフィスの作り方」

急きょ、在宅勤務になった人にとっては、きっと不安も大きいだろう。まだ在宅勤務体制が整っていない場合には、こうしたルールを社内で提案することで、戸惑いも解決されるのではないだろうか。

【取材協力】
株式会社テレワークマネジメント
代表取締役 田澤由利さん
奈良県生まれ、上智大学卒。2008年に設立した(株)テレワークマネジメントで、企業の在宅勤務の導入支援を行うほか、国や自治体のテレワーク普及事業、「テレワーク」に関する講演や講義等で広く情報発信・普及活動を行っている。
https://www.telework-management.co.jp/

 さらに、雑誌「DIME」最新号の特集は「最強!快速!テレワークギア」。新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務を行なう人が急増していますが、それに伴って、様々なストレスや問題が生じているというのも事実。そんなテレワーカーのために、快適なテレワークを実現するための、デバイスの選び方(Web会議対応パソコン、高精細Webカメラ、超速Wi-Fiルーター、サブモニター、デスクライト、スピーカー、姿勢矯正椅子など)、本当に使えるビジネスチャットツール、効率的な仕事の進め方、環境づくりのノウハウ、セキュリティー対策、ソリューションサービスなどを詳しく紹介。さらに、最先端テレワークを実践している様々な企業のビジネスパーソンたちへの密着取材で、効率良く仕事をこなすノウハウも紹介します。

 そのほか、超便利な万能キャンプギア図鑑、いま買うべき必勝株、再開発で進化する東京のトレンドスポット、注目度No.1のスーパールーキー・佐々木朗希徹底解剖など、今、知りたい情報がてんこ盛りのDIME6月号、ぜひお買い求めください。

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※ネット書店は売り切れの場合もありますので、是非お近くの書店、コンビニでもお買い求めください。

取材・文/石原亜香利

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