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仕事がデキる人の報告書はなぜいつも完璧なのか?

2020.02.27

仕事がデキると判断される人は、なぜか共通して「論理思考力」や「伝達力」に長けている。きっと周囲のデキる人たちも、これらのスキルを兼ね備えているのではないだろうか。

そこで今回は、ビジネスにおける「論理思考力・伝達力」を伸ばす方法をロジカルコミュニケーションの研修を行う株式会社セイルの藤原誠さんに聞いた。

「仕事センス」のある人の共通点~論理的思考力・伝達力

産業能率大学総合研究所が、2018年11月、従業員数100人以上の企業に勤務するマネジャーを対象に実施した「仕事センス※に関するアンケート」によれば、「あなたの周りで“仕事センス”を感じる人の行動・エピソードがあれば教えてください。」の問いに対する具体的なエピソードとして、次の内容が挙がっていた。

※仕事センスとは…「顧客や組織の様々な期待に応えるために、周囲の状況を感じ取り、自分で判断してやり遂げる総合的な力」のこと
https://kyodonewsprwire.jp/release/201901282608

・報告書やメールの内容に対する質問や補足説明を求めずとも、読むだけで必要な情報、ならびに当人が何をしたいのかが分かる人がいる。(53歳/男性/製造業)

・タスクが丁寧にまとめられ、優先順位をつけながら片づけている。(46歳/男性/製造業)

・問題を単純化しポイントを明らかにして取り組む。(62歳/男性/卸売・小売業)

これらに共通しているのは、論理的に思考する力や、相手に必要な情報を適切に伝達できる力といえるのではないだろうか。

仕事がデキる人の報告書やメールはなぜ完璧なのか?

仕事がデキる人からあがってきた報告書やメールというのは、なぜか読むだけで必要な情報と当人が何をしたいのかが分かる。そうした完璧な報告書やメールを作成する際に、頭の中でどのような思考を行っているのだろうか? 藤原さんに考えられることを挙げてもらった。

「『問いを立てる力』の高い方がそういった文章を書けるのだと考えます。そのためには構造化思考、仮説思考、逆算思考の3つの思考法が必要になります。言い換えると『細かく分解すると?』『もしかすると?』『最終的には?』を自問自答できる方です」

1.構造化思考~「細かく分解すると?」

「まず、伝えたい事項を大きなボヤっとしたかたまりとしてではなく、細かく分解して解像度を上げ、考えやすい状態を作り出します」

2.仮説思考~「もしかすると?」

「次に『相手の立場はどういう状態かな?相手はどうしたいのかな? 自分に何を求めているのかな?』などの問いについて『もしかして?』という仮説を立てていきます」

3.逆算思考~「最終的には?」

「最後に、『結局、この文章を相手が見ることによって何が起こればいいんだろう?』というゴールから逆に考えていきます」

3つの思考法を身につけるには?

こうした3つの思考を身につけるためには、どうすればいいだろうか?

「3つ、すべてに共通するのは『日常で常に』行うことです」

1.構造化思考

「目に飛び込んでくる事項や頭をよぎる事項を片っ端から分解することをおすすめします。ペットボトルから世界平和まで何でも分解します。例えば、ペットボトルは『ボトル、キャップ、ラベル、内容物』などの物質で分解できるほか、『製造、物流、販売』など自分の手元にやってくるまでのフローでも分解できます」

2.仮説思考

「パッと最初に自分が思ったことと真逆の疑問をセットで発想することをおすすめします。例えば、『痩せたい!』と思った瞬間に『もし痩せなかったらどうなる?』と問いかけます」

3.逆算思考

「一旦、目の前の問題から目をそらし、ゴールを確認してまた戻ってくることをおすすめします。例えば、『料理を作ろう!』と思ったら、そこから目をそらし、『何のために作るんだっけ?』とゴールを自分に問いかけます」

「問題を単純化する」「ポイントを明らかにする」コツ

仕事がデキる人は、何か問題が起きたときに、むずかしく考えずに単純化し、ポイントを明らかにする。そのコツは?

「ベースになるスタンスとして『すべての問題は細かく分解すれば必ず解決できる』という信念を持つことが、問題単純化へのモチベーションを高めると私は考えます。

そして上記で述べたように構造化思考を鍛える必要はありますが、意外と多くの人が陥ってしまうのが『理想、現状、問題、課題』の4要素が不明瞭な状態です。

理想がないまま思考が進むと、問題が明確化されません。そもそも現状を把握できていないこともあります。問題と課題を混同してしまっているケースもよくあります。

これを回避するためには、4要素を明確化すること。つまり理想『どうなりたい?』、現状『今はどうなってる?』、問題『理想と現状のギャップは?』、課題『その原因は?』と考えていくことがコツだと思います」

論理的思考力と伝達力は、奥が深いスキル。しかしこれもまた分解すれば決してむずかしくないスキルだ。ぜひ日頃から思考力を鍛えて、仕事がデキると評価される人を目指そう。

【取材協力】
藤原 誠さん
2000年(株)光通信人事部、2005年(株)エイムソウル取締役、2013年(株)セイル代表取締役、2015年(株)アスリートプランニング取締役。様々な企業経営に携わりつつ、人事コンサルタントとして企業をご支援。
https://go-sail.co.jp/

取材・文/石原亜香利

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