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情報共有、ネット環境、PCやスマホのセキュリティ、リモートワークを導入している会社はどうしてる?

2020.02.18

リモートワークにおいて、情報共有やネット環境は重要になる。リモートワークをはじめたばかりの人は、戸惑うことも多いだろう。そこで今回は、リモートワークにおける情報共有環境や、Wi-Fiなどのインターネット環境の整え方、セキュリティ対策などを、全メンバーリモートワークの株式会社キャスターに聞いた。

個々の情報共有・ネットワーク環境はどう整えている?

キャスターは全メンバーがリモートワークを実施している。そんなキャスターのメンバーは、情報共有、ネット環境は各自どのように整えているのだろうか?

「リモートワークでは、PCを使ってほとんどのコミュニケーション・業務をすることになり、当社では全社で40種類以上のクラウドツールを導入しています。

クラウドツールはインターネット環境があればどこでもパソコンを使って利用できることがメリットであり、リモートワークをする上では欠かせないツールです。システムにおける安全性はツールによって異なりますが、パスワード管理ツールや覗き見防止フィルターの利用など、運用によって安全性高くツールを利用することが可能です。

クラウドツールは、全社共通で導入しているチャットやWeb会議等のコミュニケーションツール、勤怠・経費精算・セキュリティ等に関するツールと、部門ごとに導入している業務ツールに分かれます。後者の業務ツールでは、例えばサービス部門ではプロジェクトを管理するためのツール、人事部では応募者の方を管理するツール、マーケティング部ではオンラインセミナーを開催するためのツールなど、それぞれの部門ごとのツールを導入しています。

ネット通信環境は、こうした各種ツールを円滑に利用するために、10Mbps以上の環境を各自で用意しています。Wi-Fiや自宅の光回線など、会社はネット通信環境の指定はしていませんので、各自さまざまです」

Wi-Fiがつながらない場所ではどうする?

リモートワークでWi-Fiがつながらない場所、例えば地方などで仕事をする場合、どのような対策が考えられるのだろうか?

「行く前に、宿泊先のホテルやコワーキングスペースなど、どこで仕事をするか、どうやって安定したネット環境を確保するかを決めておく必要があります。

行ってからWi-Fiが急遽つながらない状況の場合には、デザリングでPCで作業するか、スマホでチャットアプリやWeb会議アプリを使ってコミュニケーションを取るなどの対策が可能です。よって、事前にスマホにアプリのインストールをしておくことも必要です」

PC・スマホのセキュリティ対策

ネット環境の構築といえば、気になるのがセキュリティ対策。基本的に、どのような対策をとっているのだろうか?

「当社は全員がリモートワークをしていますので、印刷物等のモノはほとんどなく、データ管理や通信に関するセキュリティを重視しています。具体的には、セキュリティソフトのインストール、パスワードを管理・共有できるパスワード管理ツールの利用、個人情報や機密情報へのアクセス制限などを行っています。
また、社外で仕事をする場合には、フリーWi-Fiには接続しないこと、のぞき見防止フィルターを使用すること、などのルールを設けています」

スマートフォンのセキュリティ対策としてはどのようなことをしているのだろうか。

「スマホは原則、各自の必要に応じて、個人所有のものを利用しています。スマホ画面にロックをかけること、セキュリティソフトを導入すること、フリーWi-Fiは利用しないなど、PCと同様のセキュリティルールを設けています。またインストールするアプリは、会社が指定するか、本人希望で利用する場合には新規利用申請をした上で、公式のアプリ提供サイトからダウンロードするようにルールを設けています」

リモートワークの情報共有やネット環境、セキュリティ対策は、会社などの組織に属している場合、その組織のルールに基づき、構築する必要がある。不明点がある場合は、管理者に問い合わせておきたい。また個人事業主などの場合も、こうした運用はヒントになりそうだ。

【取材協力】
株式会社キャスター
「リモートワークを当たり前にする」をミッションに掲げて創業し、現在700名以上のリモートワーカーが在籍。オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ」や、リモートワーク組織の構築を支援する「Caster Anywhere」などを展開。
https://caster.co.jp/

取材・文/石原亜香利

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