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達人が伝授!なかなか片付かないデスクを効率良く整理する4つの手順

2020.02.16

オフィスや在宅ワークのデスク上に、ものが散乱し、書類が山のように積み重なっており、仕事がしにくくてしょうがない、なんて状態になっていないだろうか? とはいえ「片付け・整理」というと、なかなか重い腰が上がらないという人も多いだろう。

しかし手順を追って行っていけば、意外と簡単にきれいに整った使いやすいデスクを作ることができるものだ。

今回は、片付けをサポートするマスターライフオーガナイザーの下村志保美さんに、効率の良いデスク周りの片付け・整理方法を聞いた。

よくある困ったデスクの傾向

まずはよくある困ったデスクの傾向を下村さんに挙げてもらった。

1.「あったら便利」「すぐ使う」「よく使う」ものがデスクにたくさんありすぎて、もはや便利でもなく、すぐ使えなくなっている。

2.デスクは作業をする場所のはずが、「もの置き場」になっている

3.ものが多すぎて仕事に集中できない

4.新しく入ってきた書類を置くスペース、やりかけの仕事を置いておくスペースがなくなっている

心当たりがあるなら、今すぐデスクの片付けを始めよう。

デスク片付けの効率の良い手順

とはいえ、こうした困ったデスクを片付けるのは、なかなか億劫なものだ。そんなときは、効率の良い手順に沿って行うことで、より楽に片付けが進む。下村さんに手順を解説してもらおう。

1.「使っているもの」と「使っていないもの」に分ける。

「まずは『使っているもの』と『使っていないもの』に分けます」

●「使っているもの」

「使っているものは、さらに使用頻度で分けます。文具、書類、などのカテゴリー別ではなく、個々の使用頻度ごとに分けましょう。例えば、同じ文具でも、毎日使うハサミ、たまにしか使わない穴あけパンチなどがあります。このように頻度ごとに分けることで、例えばハサミはデスクのペン立てに、穴あけパンチは引き出しの奥に収納するといった判断ができます。またオフィスの場合、たまにしか使わないものは、他の人と共有できないかどうかも検討するといいでしょう」

2.「使っていないもの」は「持っておく必要があるもの」と「持っておく必要がないもの」に分ける。

「使っていないものは、『持っておく必要があるもの』と『持っておく必要がないもの』に分けます。持っておく必要がないもので、処分できるものは処分しましょう。

持っておく必要があるものは、『保存するもの』と『保管するもの』に分けます」

(1)保存するもの

「『保存するもの』、つまり使うかもしれないので一時的に置いておく必要があるものは、処分する未来の年月日を記入したふせんなどを貼り、デスクの近くに収納しておきます」

(2)保管するもの

「『保管するもの』、つまり使わないけど法定保管期間が決まっているものなどは、デスク周辺に置く必要がないので、不便な場所、例えば本棚の上や収納庫の奥などに収納します。オフィスによって不便な場所は異なりますので、オフィスごとに判断してみてください。家庭で言えば押入れの奥のような場所です。処分可能な年月日を、目につく場所に記載しておくと良いですね」

3.書類などでデータ化できるものはデータ化する。

「使っていないけれど持っておく必要のある書類は『データ化』して持っておくという選択肢もありますので、データ化するかどうかでも分けてみてください。

書類などは『いかに収納するか』ではなく、まず『いかに収納しなくていいか』を考えることがポイントです。データ化しておけば書類を探すのも、見るのも、すべてパソコンの中で完結し、動かなくて済みます。検索で探せるので時短にもつながります。収納場所も不要です」

4.文具や進行中の書類などの量が分かり次第、収納用品を検討、購入する。

「デスクやその周辺に残す文具や書類が決まったら、それらを収納するための適した収納用品を用意しましょう。仕事スペースの片付けの目的は、仕事を効率化し、収益をあげること。もし、書きにくいペンや切れ味の悪いハサミがあるのなら、知らず知らずのうちにストレスの元になり、仕事の効率面に悪影響となるでしょう。文具類は、自分のお気に入りの使いやすいものだけにしておくのもポイントです」

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