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クラウドの達人・美崎栄一郎さんが伝授!テレワークなど働き方の多様化で、より一層賢く活用すべきクラウドサービス基本のき

2020.02.06

データ整理にクラウドを活用するのは今や当たり前。ひとつのサービスにまるごと保存もいいが、各サービスの特徴を知り使い分けることで、より効率的なデータ管理ができると達人はいう。サービスの選び方から使い分け方まで、クラウド活用の極意を伝授する。

クラウドの達人  美崎栄一郎さん

クラウドの達人  美崎栄一郎さん
商品開発コンサルタント、ビジネス書作家など、様々な顔を持つ。『「結果を出す人」のビジネス手帳2020』『面倒くさがりやの超整理術』など著書多数。

美崎的クラウド活用のメソッド

1. 情報、データはすべて、クラウドに一元化

2. ほかに利用しているサービスに合わせて、ストレージを選ぶ

3. 同期をコントロールし、無駄なバックアップはしない

デバイスが替わってもシームレスな作業を実現

 テレワークなど働き方が多様化する中で、今や欠かせない存在のクラウドサービス。データがクラウドにあれば、いつ、どこからでもアクセス可能。パソコン、タブレット、スマホなど利用するデバイスが替わっても、シームレスに仕事を続けられる。

 整理術や手帳術の著書も多い美崎栄一郎さんも、普段から複数のデバイスを使いこなすひとり。データを保管するストレージサービスだけでなく、情報収集のためのメールや、日々の記録であるスケジュール、写真やメモなど、ほかの人との情報共有にもクラウドを積極的に活用している。

「書類や名刺、領収証など紙の資料もすべてスキャナーで取り込んでデータ化し、クラウドに送っています。今やローカルにしかない情報、データはほぼありません」という。

 中でも最もよく利用するのは、やはりストレージ。左のページで紹介しているのが、その4大サービスだ。どれを選ぶべきかは、「ほかに使っているサービスや、仕事の環境によっても異なる」という。

「例えば、情報収集に『Gmail』、ドキュメントの共有に『Googleドキュメント』を利用していれば、ストレージもやはり『Google Drive』が便利」(美崎さん)。

 自身はスマホで撮影した写真などをすべて『Googleフォト』にストックしているため、ストレージも『Google Drive』がメインだという。

「Macなら『iCloud』、WindowsPCでOfficeソフトをよく使うなら『One Drive』が使いやすいのですが、自動でどんどん同期されてしまうので、デスクトップにファイルがあふれているなど、データの整理が苦手な人は要注意」(美崎さん)。

 気づかぬ間に、無料で利用できるストレージの上限を超えてしまう危険性があるのだ。

「進行中の仕事のデータなど、常に最新のデータでないと困るものだけ同期すれば、無料のサービスでも十分にこと足りる。同期をいかに管理するかが使いこなしのポイントです」

クラウド活用のキーワード

クラウド活用のキーワード

ペーパーレス化で、よりクラウドを活用できる

紙の資料も手元にストックするのではなく、データ化してクラウドに保存しておけば、様々なデバイスから閲覧できる。データ化することで検索が容易になるというメリットも。紙をなくすことでデスク周りもすっきりさせられる。

美崎さんが選ぶ最強スキャナー

富士通『Scan Snap iX1500』

富士通『Scan Snap iX1500』4万8000円

A3原稿、複写伝票、名刺、レシートもスキャンできるドキュメントスキャナー。読み取り後、任意のクラウドサービスを指定して、直接アップロードもできる。

富士通『Scan Snap iX1500』

取材・文/太田百合子 撮影/田中一矢 イラスト/山口絵美(asterisk-agency)

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