リモートワークが進む中、遠隔でもスムーズに社内コミュニケーションがとれるツールはより重要になっている。従来の社内共有ツールに加え、SlackやMicrosoftのTeamsなどのチャットツールの利用がさかんだ。そのような中、チャットだけではない優れた社内コミュニケーションがとれるツールもある。その便利機能を探った。
社内情報共有ツールの導入状況と不満
キーマンズネットが2019年6～7月にかけて実施した「社内情報共有ツールの利用状況に関する調査」のアンケート調査結果では、社内情報共有ツールの導入率は62.7％と2018年の同調査結果53.3％と比べ上昇した。
ツール別では、「ビジネスチャットツール」が30.7％、「ビジネスチャットツール」「社内SNS」の両方が19.1％、「社内SNS」が12.9％となった。
具体的なツールとして、1位「Skype」（45.2％）、2位「Microsoft Teams」（31.3％）、3位「Yammer」（21.7％）の順で利用率が高かった。
効果として「業務の効率化」と「コスト削減」のコメントが多く挙がった一方で、「検索しづらい」「リテラシーに差があり定着しない」「作業に割り込まれ集中できない」といった不満の声も寄せられたという。
社内情報共有ツールといえばグループウェアやチャットがイメージされるが、まだまだ進化の必要性があるようだ。
情報を整理して仕事を助けてくれる「kintone」
そんな社内情報共有ツールの中でも、従来のグループウェアやビジネスチャットとは異なるもので、よくある不満を解決してくれるツールもある。そのうちの一つが、サイボウズの社内コミュニケーションツール 「kintone」だ。
kintoneは、Web型データベースとコメント機能を持つクラウドサービスで、データを蓄積・一覧できるだけでなく、データに紐づいたやりとりで業務を円滑に進めるためのコミュニケーションが可能なツールだ。「スペース」と呼ばれる機能でテーマごとに会話を整理できるため、過去のやりとりにアクセスしやすいといった特徴も有する。
このkintoneについて、サイボウズ株式会社 広報 森さんは次の3つの特徴を挙げる。
●情報をクローズにするかオープンにするかを選べる
「1対1やグループなどで利用するクローズドなチャットツールを使っていると、メンバーに含まれていない社員はその情報にアクセスすることができません。それに対して、kintoneは、情報をクローズにするか、オープンにするかを選択することができるので、必要な人に必要な情報を届けることができます。
自分に関係ある情報は通知を受け取り、関係ない情報は通知を受け取らないようにして受け取る情報量をコントロールできます。急ぎの用件はすぐにでも通知で確認したいですし、時間があるときにはじっくり情報を拾いに行きたくなることってありますよね。そんなときに便利です」
●「あの件どうなった？」をWeb型データベースが解決
各案件の進捗確認が一目で分かる「案件一覧」
「速いスピードでチャット上のコメントが流れていってしまうので『あの件の進捗どうなったかな？対応してくれたかな？』と不安になったことありませんか？そんなときに役立つのがWeb型データベースなのです。チャットと違い、Excelのような『表形式』で情報が整理されるので、案件一覧を作って『未対応なのか、対応済みなのか』の進捗をパッと把握することができるので安心です」
●案件ごとに整理したコミュニケーションができる
案件ごとのコメント機能でスムーズなやりとりが可能
「さらに、kintoneの特徴は案件のすぐそばでコミュニケーションできるコメント機能です。案件単位でコミュケーションがまとまるので、スムーズなやりとりができます」
リモートワーク・労働人口減少時代に求められるビジネスチャット
社内情報共有ツールは進化している。とはいえ、従来のビジネスチャットツールも有用なシーンがある。今後どのように活用していくと良いだろうか。森さんに意見を聞いた。
「ビジネスチャットツールの強みはリアルタイムにやり取りができることだと思います。
kintoneのように情報を整理してやりとりできるツールと併用して、すぐ相談したいことなどにチャットを使うと便利です。出社していれば口頭確認などしやすいですがリモートワークしていると相手の状況を把握しづらいので声をかけにくいことってありませんか？ サイボウズ社内ではチャットで『ちょっと今いいですか？』のように呼びかけてやり取りをしています。チャットは流れていってしまうことがあるので『タスクはkintoneに登録しておきますね』とそれぞれのツールの特性をつかんで活用していけば、よりよい仕事ができるのではと思います」
今後、使い勝手の向上やITリテラシーの低い人でも楽に使える社内コミュニケーションツールのさらなる進化に期待すると共に、ビジネスチャットツールも併用しながら仕事を効率化させていこう。
【取材協力】
サイボウズ株式会社
「kintone」https://kintone.cybozu.co.jp/
取材・文／石原亜香利
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