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キャリア開発のプロが教えてくれた仕事のムダな時間を短縮する便利なアイテムとサービス

2019.11.07

働き方改革が浸透する中、何をするにも意識したい“時間短縮”。とはいえ、なかなかうまくいかないことも多いだろう。

そこで今回は、時短のヒントとして、米国NLPコーチング研究所公認プロフェッショナルコーチの有岡秀郎さんに、裏技的な時短アイテムやサービスと、その活用術を教えてもらった。いずれも有岡さん自らの活用術と共にチェックしていこう。

1.Gmail

「Gmailはメール機能以外に、情報の集約先として活用しています。SNSやインターネット上で後から見たい記事を見つけたときに、そのリンクと関連するキーワードを添えて自分のGmailにメールを送っています。後で忘れずに記事に目を通すことができますし、後日、何かテーマごとに情報を探す際に、膨大なメールの中からキーワード検索で瞬時に見つけ出せます」

2.Dropbox

「私は、よく出し入れするものや現在進行作成途中の電子ファイルをDropboxに保存するようにしています。クラウドサービスでありながら、HDD上にあるマイフォルダのような手軽さで使えるので、非常に使い勝手が良いと思います。

さらに、プレゼンテーションをする際に、スマホをノートパソコン代わりに活用することができるので、パソコンを持ち合わせていないときに急にプレゼンを依頼された際や、他者とデータ共有したい際に容易にできます」

3.Zoom

「Zoomは、パソコンやスマートフォンでセミナーやミーティングをオンライン上で開催できるアプリです。オンラインミーティングとしての使い勝手が非常に良く、画面を共有しながら多数で会話ができるため、一方的なプレゼンだけではなく、同じ資料を見ながらディスカッションができるのが利点だと思います。私はコーチングのセッションにおいて、対面で時間をとることがむずかしい場合に多く活用しています」

4.Speechy

「Speechyは、音声をテキストに起こしてくれるアプリです。セミナーや会議の議事録をテキストに起こす作業を行った経験はありますか? 通常1時間のセミナーに対し、全文テキストに起こす作業をした場合に要する時間は早くても3時間以上。このアプリならほぼ発話と同時に一瞬でテキスト化してくれます。歩きながら思いついたことを音声で吹き込み、それをテキスト化してメモして忘れないようにするという応用の使い方も」

5.電話BOX型シェアオフィス

「外出先でちょっと仕事をしたいときによく利用される喫茶店。しかし最大の欠点は電話をしながら仕事ができないこと。電話BOX型シェアオフィスが特に優れている点は、周囲を気にせずに会話ができるところにあります。私も、外出の合間にwebミーティングがあるときにこちらを利用しています。本サービスが普及することで、働き方の幅が広がってくると感じています」

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