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2018.11.25

せっかくの準備をムダにしない!プレゼンのピンチを救う3つの備え

時間をかけてプレゼンの準備をしたのに、資料をスクリーン表示できなければ元も子もありません。私は年に150回以上のプレゼンを行いますが、突然PCが起動しなくなったり、ファイルが壊れてしまったり……と様々なトラブルに遭遇します。そのようなピンチでビジネスチャンスを潰さないために、3つの備えをお伝えします。

ファイルの備え

PCが〝固まって〟しまったり、うまく保存できなかったり、ファイルが破損したりして、プレゼンで使う資料が消えた経験はありませんか。それを避けるために、クラウドサービスを活用しましょう。プレゼン資料の保存先をマイクロソフトの「OneDrive」やグーグルの「Google Drive」などのクラウドサービスに指定してから作成を始めるのです。常にインターネットにつながっているPCで資料を作るのが多いことを考慮し、何度も保存ボタンを押すのではなく、自動保存をオンにして、常にクラウドサービス上にバックアップを取るのがおすすめ。これならPCが壊れても資料はなくならないですし「Office 365」であれば間違えて削除してしまったスライドの〝バージョン履歴〟からの復元もできます。

ハードウェアの備え

プレゼン当日に使うPCを取り出したら壊れていたり、そもそもバッグに入れ忘れたりしたら、せっかく作った資料が台なしです。そこで、クラウドサービスを使って関係者へ事前に共有しておきましょう。自分のPCがダメになっても他の人のPCを代用すればいいのです。最近は会社のセキュリティーポリシーによりUSBメモリーを使ってファイルの受け渡しができない、またはメール添付では容量が大きすぎて送信できないケースも少なくありません。そういったことを考えて、クラウドサービスの利用をおすすめします。なお、プレゼンを行う会場の設備は、事前にしっかり確認しましょう。プロジェクターに接続する端子がHDMIなのかVGAなのかによって、必要な変換アダプターを持参しないといけません。私は、両方の端子を備えているパナソニック『レッツノート』を持参して全世界を飛び回っています。ちなみに、日頃持ち歩いているスマホを、さらなるバックアップとして活用するのも手でしょう。スマホ向けの「PowerPoint」をインストールしておけば、変換アダプター経由でPCと同じようにプレゼンができます。

Type-CからHDMIおよびVGAへ出力する変換アダプター。これがあれば新型『iPad Pro』でもスクリーン表示できる。

LightningからHDMI、VGAへ出力する変換アダプター。これで手元の『iPhone』でプレゼンができる。

ネットワークの備え

IT業界やWebサイトデザインなどでは、実際の製品やサービスを見せることが多くなっています。しかしながら、プレゼン会場には〝魔物〟がいて、突然インターネットに接続できなくなって思いどおりにいかないことがよくあります。デモや動画は聞き手の興味を誘い、成果につながることも多いので、絶対にミスは許されません。そこで「PowerPoint」の画面録画機能を使ってください。「PowerPoint 2016」以降で、挿入→メディア→画面録画を選択し、録画するエリアを指定してからPCの画面ごと録画して、プレゼンの時は自動再生するように事前にセットしておくのです。これを使えば、あたかもその場で動かしているようにできますし、インターネットに接続する必要がありません。

せっかく時間をかけてプレゼンの準備をしたのですから、しっかりピンチに備えましょう。こういった備えをしておくと、精神的に余裕も出ますよ。

文/越川 慎司
株式会社クロスリバー社長。元マイクロソフト役員でofficeビジネスの責任者。2017年に起業し、企業の働き方改革や海外進出を支援。週休3日で新しい働き方を実践中。
新しい働き方~幸せと成果を両立するモダンワークスタイルのすすめ~』著

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