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2018.04.13

PowerPointを作り込むことに時間をかけすぎていませんか?

■資料作成で結果を出す三つのステップ

1. 戦略を練る

まずはホワイトボードやノートを使って、戦略を練りましょう。誰に、どのように行動してほしいのか、目的を明確にして、ステップとプロセスを考えましょう。この段階で、おおまかにスライド構成を決めます。例えば、制限時間と相手の属性に応じてスライドの枚数や文字量を決めます。そして、結論が書かれたスライドをどこに置くか決め、そこに相手の意識を誘導させるように設計します。例えば、結論を最初に配置し、数字とデータで相手を説得しながら、最後にもう一度結論を繰り返すなど。

2. 分かりやすいスライドづくり

頭にある情報を全てスライドに落とし込んだら文字だらけで、相手は理解するのにエネルギーを使います。

伝わって欲しい重要なことに絞り、また情報ではなく、その情報から得たインサイト(洞察)をなるべく入れるようにしましょう。

見やすさでいうと、文字の大きさは18ポイント以上、使用するカラーは3種類(文字などの基本色、図形や見出しで使うメイン色、特に強調させたい事に使うアクセント色)をベースにした配色にしましょう。

フォントの変更など同じ作業をしないように、スライドマスターやテーマを使って、初めにデザインを設定しておきましょう。

相手の視覚を混乱させるアニメーション機能は適度に抑えましょう。長いプレゼンで相手を飽きさせないようにするために、たまに画像や動画を使うのは効果的です。

3. フィードフォワードとフィードバック

提示先の相手に、完成前に途中経過を見てもらい意見をもらっておくと、完成後の差し戻しを避け、結果的に作成時間を短縮できます。これを、フィードフォワードといいます。

また、資料を提出もしくは説明した後に、感想や改善点などのフィードバックをもらってください。その振り返りを、次の行動に活かせば、結果も作成時間も改善できます。

そして、何より効率的な資料作成は使いまわすことです。同じ属性の相手から評価が高かった資料、案件が取れた提案資料などを組織内で共有して、それをベースにして資料を編集すれば結果に向けてショートカットできます。また、また資料の提示後、その結果を組織内で共有しましょう。

昨年より資料作成講座を提供し、受講者が300名を超えました。うれしいことに64%の受講者が実際に相手の反応が変化したことを実感し、結果が出はじめています。さらに嬉しかったのは資料作成時間が短くなったという受講者が72%、資料作成が楽しくなったという人が80%を超えたことです。

少し意識を変えてみること、手段と目的をはき違えないこと。こうすることで、成果を出しやすくなります。ぜひ、試してください。

文/越川 慎司
株式会社クロスリバー社長。元マイクロソフト役員でofficeビジネスの責任者。2017年に起業し、企業の働き方改革や海外進出を支援。週休3日で新しい働き方を実践中。
新しい働き方~幸せと成果を両立するモダンワークスタイルのすすめ~』著

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