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2018.04.13

PowerPointを作り込むことに時間をかけすぎていませんか?

■連載/個人で始める働き方改革!ショートカット仕事術

第6回 元責任者が伝授する「結果が出るPowerPointスライドの作り方」

■凝り過ぎていませんか?

パワポと言われるほど日本に普及したMicrosoft PowerPoint® プレゼンテーションソフトウェアは、プレゼンだけでなく、会議資料や事務連絡文書など多くの用途で広く利用されています。マイクロソフトでPowerPointを含めたOfficeのビジネス責任者であった私としては嬉しい限りです。

私はマイクロソフトから独立後に累計16万人以上の働き方改革を支援し、ホワイトワーカーの業務を見てきました。弊社が行った調査では、労働時間の中でメール、ブラウザに続き、PowerPointスライドの作成もしくは閲覧の時間が長く、資料作成の標準ツールとなっていることを再確認しました。ただ、スライド作成の作業が効率的ではないケースをよく目にします。

機能が進化して操作が簡単なPowerPointを使って、派手なグラフと大量の文字で埋め尽くされた資料を作成するのに、膨大な時間を費やしている人が多いようです。

そもそも、資料作成の目的は、相手に情報を「伝えること」ではなく、「伝わること」であり、それにより相手を思いどおりに動かすことです。凝った資料を作って自己満足するのではなく、相手に響く資料を効率的に作成しないといけないのです。

■効果的な資料とは?

実際に効果的な資料とはどういうものでしょうか。相手を動かす資料とはどういうものでしょうか。

マイクロソフトに在籍していた頃から考えていた疑問を少しでも解決すべく、企業の経営層を含む意思決定者826名に対して調査を行い、A/Bテスト(いくつかの資料のパターンを見せて、どれが良いか回答してもらう)や対面ヒアリングを通じて、意思決定に好影響を与えた資料の特徴を抽出しました。

トップ3はこちらです。

分かりやすさ:要点がまとまっているもの
腹落ち感:深く理解できる論理構成になっている
網羅性:欲しい情報が含まれているもの

「分かりやすい」資料とは、取り入れた情報を脳で処理する時間が短く、理解することに多くのエネルギーを消費しない、ということです。つまり、脳に入れる情報量をできる限り少なくするために、重要なことに絞った資料が相手に響き、結果につながりやすいのです。

この3つを満す資料作成の「型」を頭に入れて、必要なことだけをするのがショートカット仕事術です。

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