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転職や人事異動の時、スムーズに業務を引き継ぐためのポイント

2018.02.06

■引き継ぎを成功させるために必要不可欠な「コミュニケーション」

では、どうすれば確実に引き継ぎ、引き継いだ人物が不満を感じずに済むのだろうか。

ベストチーム・オブ・ザ・イヤー実行委員会が2014年に全国24歳~35歳の社会人男女400名を対象に行った調査が参考になる。

同調査によると、引き継ぎがスムーズだったという人の成功理由として「メンバーの支援があったため」「誰かが抜けても支障が無いよう、チーム内で常に情報共有をしているため」「引き継ぎをする人がスムーズに引き継いでくれた」など、チームメンバーのおかげという理由が多い結果となった。

そして「引き継ぎに一番必要なもの」の問いの1位には「引き継ぎする人と十分な時間の確保」(49%)となっていたことから、引き継ぎ資料の分かりやすさよりも、引き継ぎする人といかに密にコミュニケーションを取る時間を確保できるかが重要だといえそうだ。

そこで、ビジネスマナーに詳しいマナー講師の金森たかこさんに、コミュニケーションを重視しながら引き継ぎを成功させるためのポイントを教えてもらった。

「引き継ぎは、今後の仕事を円滑に進めるための大切な業務のひとつです。後任者と時間の調整をして、引き継ぎのための時間を確保しましょう。その際、可能であれば上司も同席の上で引き継ぎを行うと安心です。

普段から自分の仕事だけでなく、今、誰がどのような仕事を担当しているのか、どんなプロジェクトが進行中かなど、大まかな流れを知っておくことも大切です。部内で密にコミュニケーションを取り、情報共有をしておきましょう。聞きたいことが聞ける職場の雰囲気にしておけば、自分が去った後も、引き継いだ相手も困らないでしょう」

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