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リモートワークの会議、相談、雑談のしにくさを解決する方法

2017.12.05

●気軽にちょっとした相談ができない!

社内にいれば、隣の席の同僚や比較的近くにいる上司にちょっとした相談がすぐにできる。しかしリモートワークになると、わざわざメールや電話などをするまでもない内容の場合、相談する気が引けてしまうこともある。どんな対策があるのだろうか。

「チャットツールやURL発行型のオンライン会議ツール(*)、カメラ付きのノートPCとマイク付きイアホンが役立ちます。

こうしたツールを導入しておき、疑問や相談事があればすぐにチャットで呼びかけてオンライン会議を始められる環境を作っておくことが大切です。社内では、デスクとデスクの間隔を広めに取ったり、誰でも使える空きスペースを設けたりと、周囲の雑音を拾いにくく、オンライン会議をしやすいオフィスレイアウトにしておくことも必要です。

最初は戸惑うかもしれませんが、積極的にオンライン会議を使うようにしていけば、いずれ慣れてきて社内で直接話すのと差がなくなってきます。常に相談する相手が決まっているようなら、オンライン会議をつなぎっぱなしにしておくのも良いでしょう」

*URL発行型のオンライン会議ツールとは
PCへのインストール不要で、ブラウザベースのWeb会議ツールのこと。発行されるURLにメンバーがアクセスすることで気軽にMTGができる。

●雑談ができない!

社内のちょっとした雑談から生まれるアイデアが、大きな商品やサービスにつながることもある。リモートワークではこうした雑談の機会が失われてしまう。これに対する対策として倉貫氏は次の3つを挙げる。

1.よく話すメンバーは、あえてオンライン会議をつなぎっぱなしにしておく

「ただし、これは人数が増えすぎると会話が混線したり、興味のない会話が生じたりして、わずらわしくなることもあります。また、会話がない状態でもノイズやタイプ音だけが入ってくるので、気になってしまうというリスクもあります」

2.チャットツールで「雑談」グループを作る

「気軽に思ったことをどんどん投稿できるようにすると良いでしょう。しかし、わざわざ雑談グループを選んで投稿するというのが習慣化しにくい、全員に通知が出ると思うとなかなか投稿しづらい、といったことになる場合もあります」

3.雑談ができるバーチャルオフィスツールを導入する

「一番おすすめの方法です。チャットや掲示板、オンライン会議へのアプローチなどがひとつにパッケージされているバーチャルオフィスツールを使って、オフィスそのものをオンライン化してしまえば、リアルな居場所がどこであっても、社員が並列に働くことが可能になります。

例えば『Remotty(リモティ)』というバーチャルオフィスツールには、座席を模したチャットがあり、社内にいるときと同じように独り言や雑談ができる仕組みになっています。先の『会議』『気軽な相談』の課題もクリアするように開発されていますので、最低限のストレスでコミュニケーションが取れるでしょう」

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