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2017.11.20

大切なビジネス書類こそクラウドストレージで管理すべき理由

今や書類整理の基本はどう分類するかではなく、いかに効率的に管理し、活用しやすくするか。その意味でメリットが多いのが、サイトでユーザー登録すれば今すぐ使えるクラウドストレージだ。

クラウドストレージ デスクトップからそのまま自動的にクラウドへ保存!大切なビジネス書類こそクラウドストレージで管理する

◎クラウドに預ければ書類整理の概念が変わる

 マーケティング・PR会社を経営する村上さん。社内での情報共有にも、取引先とのやりとりにも、「今やクラウドストレージは欠かせない」と話す。大切なビジネス書類を預けることに不安を抱く人も多いが、「逆に大切な書類こそ、クラウドにバックアップすべき」という。

「万が一データを消してしまったり、PCが壊れることがあっても、バックアップがあれば安心。多くのクラウドサービスはPCに保存すると同時に、クラウドにも保存される同期機能を持っていて、バックアップしている感覚すらありません。このように自然に使え、かつデータ共有がカンタンで、検索機能の充実したサービスを活用すれば、書類整理の概念が変わる。煩雑な書類の扱いがラクになって、仕事を効率化できます」

【ローカルとクラウドで書類を同期する】

ローカルとクラウドで書類を同期する
多くのクラウドサービスは、PCとクラウドの間でデータを自動的に同期できる機能を備えている。機能を追加するとPCにクラウドにつながるフォルダーが作成され、ローカルのフォルダーと同じように扱える。保存したデータは自動的にクラウドにも保存される仕組み。

〈クラウド整理のメリット〉

(1)どこからでも閲覧、編集できる
クラウドストレージへはPCはもちろん、スマホからもアクセス可能。書類をコピーして持ち歩く手間がないため、常に同じ場所にある最新の書類を扱うことができる。

(2)データをなくすリスクを軽減
万が一のトラブル時も、クラウドにバックアップがあれば安心。データをクラウドから動かすことなく作業できるので、データを紛失するリスクもぐっと低くなる。

(3)ほかの人との共有もカンタン!
クラウドストレージを介してデータをやりとりできるので、メールに添付するのに比べ、大容量データも取り扱いがラク。クラウド上で共同作業することもできる。

(4)検索機能が充実している
細かくフォルダー分けしなくても、検索機能が充実しているので、必要なデータがカンタンに見つかる。フォルダー分けは自分なりのルールでカンタンに、でOK。

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