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仕事相手への失礼なメールは〝一生の恥〟になる!(2017.04.21)

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《メール編》失礼なメールは〝一生の恥〟に仕事のスキルを上げる前に、最低限、身につけておきたいビジネスマナー。入社して3年経っても、意外と実践できていない人が多い。ここからは、その一部をダイジェストで紹介する。

〈ここがポイント!〉

メールは、相手の都合を慮ることなく、いつでも送ることができるというメリットがある。一方、使い方を間違うと、不快感を与えることもあれば、迷惑をかけることも。また、書き方によっては用件がきちんと伝わらなかったり、たくさんのメールの中に埋没してしまう可能性もある。マナーを習得し、ポイントを押えたメールを送ろう。

◎メールを送信する

メールを作成する時には具体的でわかりやすい文章を心がける。誤字脱字には注意して、機種依存文字の可能性がある文字の使用は避けること。また、送り先の会社によっては複数人でメールを見る可能性も考えられるため、個人的な話を入れるのは好ましくない。

メールを送信する

■宛先(TO・CC・BCC)

TO・CC・BCC、それぞれの使い方を理解しよう
TOは1人に送る場合や、メインとして複数の人に送りたい場合に。CCは参考までに知らせたい人がいる場合などに使う。この2つはアドレスが受信者全員に公開されるため、公開したくない場合はBCCで送ろう。

■件名

伝えたい用件を短く、より具体的に
件名が長すぎると、受信リストに表示される際、末尾が切れてしまい、肝心の内容が伝わらない恐れがある。件名の冒頭に【重要】【緊急】【お願い】【ご相談】などを入れることで相手にメールを見てもらいやすくなる。

■本文

伝えたい事柄を簡潔にわかりやすく
送り先、挨拶、自分の名前の順で記入。必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がける。1行の文字数は30文字を目安に改行を入れ、最後に誰がメールしたかわかるように署名を入れること。

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