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2017.04.21

常に会社の代表であることを意識して!今さら聞けない電話のかけ方の基本

〝会社の代表〟としての意識を忘れずに仕事のスキルを上げる前に、最低限、身につけておきたいビジネスマナー。入社して3年経っても、意外と実践できていない人が多い。ここでは電話のかけ方の基本を紹介する。

■電話を受ける時の基本

・机には常にメモを用意しておき、電話の相手が目の前にいるという意識を忘れずに。いつもより声のトーンを上げて、明るい応対を心がけよう。

・電話が鳴ったら2コール以内に出ること。相手に長くコールさせてしまった時は「お待たせいたしました」の一言を忘れずに。そして会社名、名前を告げる。

・電話を取ったら相手の会社名と名前、用件を必ずメモしよう。電話を切る前にできれば、メモをとった内容、折り返しのための電話番号を相手に確認しよう。

■電話をかける時の基本

・電話をかける前に、相手の所属、役職、氏名、電話番号に間違いがないかを確認。伝えたいもしくは話をしたい内容をメモに書いて準備しておくとベター。

・自分の会社名、氏名をはっきりと、ゆっくり伝える。挨拶をしたら、誰に電話をかけたのか、誰につないでほしいのかを伝える。初めてかける場合はその目的も。

・用件は簡潔に結論から話すこと。長引きそうな時は、相手の都合を確認すること。最後に、相手に用件が正確に伝わったかを確認しておきたい。

〈ここがポイント!〉

電話の応対だけで、相手の会社の印象が決まってしまうことはないだろうか。顔が見えない分、電話の応対が粗雑だったり、覇気がなかったり、頼りない印象を与えてしまうと、会社全体の信用を落としかねない。先輩や上司の応対を注意深く聞き、どのような場合でも誠意をもって感じよく対応しよう。相手に会ってみたいと思わせられるかがポイントだ。

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