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2017.02.24

書類管理システムの共有で業務効率化!イトーキのオフィス整理術

オフィス家具の配置や使い方によって、整理はぐんとはかどるもの。情報過多の時代をうまく整理するテクニックを、日本を代表するオフィス家具メーカーのイトーキに教えてもらった。

■書類の管理システムのトップメーカー【イトーキ】の整理術

書類の管理システムのトップメーカー【イトーキ】の整理術

お伺いしたのは【イトーキ】

1890年に伊藤喜商店として創業。快適なオフィス家具や画期的なシステムを開発&販売。全国各地に支社、支店がある。

 書類管理の効率化を戦後すぐから手がけてきたイトーキ。「私たちは〝業務効率〟という考え方をアメリカから日本に紹介した企業のひとつで、時代に合わせて整理システムを発展させています。10~15人のプロジェクト単位で情報共有するという書類管理方法は、チーム力の向上につながります。また、実際の書類と、共有サーバーのフォルダ体系を連動した電子ファイリングも好評です」(ファイリング研究室・斉藤研祐さん)

[整理術1]郵便物はトレーで管理

郵便物はトレーで管理
2011年からフリーアドレス化。個別郵便物は各人のトレーに配布される。たまらないうちにピックアップするので、業務効率が向上。全員分が集約されており、社員間の会話の場としても機能。

[整理術2]資料もドキュメントも共有化

オフィス家具のカタログ、海外の写真集、専門書籍などがぎっしり入った書棚
オフィス家具のカタログ、海外の写真集、専門書籍などがぎっしり入った書棚。扉はホワイトボードになっていてミーティングでも活躍。

3階層に分ける書類管理システム
3階層に分ける書類管理システム。担当者が不在でも情報がわかる体制を支える。

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