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机の上がファイルだらけの人のためのデスクトップ整理術

2018.03.26

パソコンのデスクトップがフォルダーであふれている人や、目的のファイルをなかなか探せないという人は注目! デジタル時代のフォルダー管理は〝検索で探しやすい〟がキーワードだ。

極意_3 デスクトップがファイルだらけの人は要注意!紙時代のファイリングを卒業して検索しやすいフォルダー管理

◎従来の思考を切り替え、ファイルは検索で探す

 取引先別の営業資料などは、クライアント名のフォルダー内に年度別のフォルダーを作成し、納品書、見積もり、請求書などのフォルダーに分けて保存しがち。このように「深い階層のフォルダー管理はやってはいけない」と言うのは、税理士であり、ビジネス書も手がける木村聡子さん。

「階層が深いフォルダー管理は、紙の時代のファイリングそのもの。何度もクリックしなければ目的のファイルにたどり着けず、同じ名前のフォルダーやファイルがいくつも存在することで、誤って上書きする危険性もあります。そんなリスクを回避するためには、同じ名前のファイルを作らないことが重要。会社名+ファイル名+作成日で差別化できれば、1つのフォルダー内に保存しても問題なく、検索でラクに探すことができます」

 デスクトップ上のフォルダーは4つまでにするなど、最小限にすることで、余計なファイルが目に入らず、仕事に集中できる効果もあると木村さん。

「経験上、このファイル管理は全社で運用するとさらに効果が高まります。試してみて良ければ、職場に広げてみてください」

【Q】デスクトップがフォルダーでいっぱい。どこから手をつけて整理すればいいの?

デスクトップがフォルダーでいっぱい

【A】新しく作成するファイルから整理をスタートさせよう。過去のファイルは後回しでいい

まずデスクトップのファイルやフォルダーのすべてを、1つのフォルダーにまとめてしまおう。そして今日、使用するファイルから、左ページの「検索しやすいフォルダー管理」をスタートさせる。古いファイルはこれからの毎朝5分間を使って、少しずつ整理していく。それが面倒だと感じるなら、必要なファイル以外はそのままでも構わない。

[ココが極意!]いきなり完璧を求める必要はない。少しずつファイル整理を始める

【Q】検索しても目的のファイルがうまくヒットしない。簡単に探すためにはどうする?

検索しても目的のファイルがうまくヒットしない

【A】クライアントの名前や作成日などファイル名のルールを決めて同じ名前のファイルを作らない

クライアントのフォルダーごとに「売上げ」や「見積もり」など、同じ名前のファイルがあると、検索しても多くのファイルがヒットして、なかなか目的のファイルにたどり着けない。しかもうっかり上書きする可能性があるので危険。クライアント名や作成日などをうまく組み込んだファイル名にすれば、目的のファイルがヒットしやすい。

[ココが極意!]フォルダーの階層は深くせずラクに探す命名ルールを決める

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