DIME MAGAZINE
あなたの周りに「あの人は、いったい1日が何時間あるんだろう？」と思ってしまうほど、物事を段取りよくテキパキこなす人はいませんか？
では、そういう「要領がいい人」たちは、生まれつき頭がよかったり、センスや才能の持ち主だったりするのでしょうか？
「要領がいい・悪い」は、決して才能やセンス、ましてや生まれつきの頭のよさの問題ではありません。「要領がいい人」は、ほんの少し、「脳の使い方」が違うだけ。
そこで「要領がいい」ということを、「ゴールへの最短距離を進めること」と定義し、その方法を最新の脳科学から解き明かす菅原洋平さんの著書『「仕事が終わらない人生」が180度変わる 努力に頼らず「要領がいい人」になる40のコツ』の中からDIME読者におすすめしたいノウハウを厳選、再編集してお届けします！ 「脳の使い方」と聞いて、身構えてしまう方もいるかもしれませんが、決して難しいことは書いていませんので是非チェックしてみてください。
努力に頼らず「要領がいい人」になる40のコツ〈16〉段取り上手な人は、「作業の走力」を把握している
「自分が決めた日までに作業を終えることができません。締め切りを設けることが大事だと聞いてから、できるだけ自分で締め切りを決めるようにしているんですけど、守れたためしがないんです」（20代男性）
ゴールに向かって実行するには、「締め切りを設ける」ことが有効です。
ゴールが明確になり、いま自分がどの地点にいて、どのくらいのペースで作業しなければならないのかがわかります。
ただ、この男性のように、締め切りを設けても守れない場合があります。
原因は、「締め切りまでの道のりが遠すぎるから」。
予測は、時間のスパンが長いほど難しくなります。
たとえば、フルマラソンを走るとしても、ゴール地点のタイムだけを設定して走ったりはしませんよね。5㎞、10㎞、20 ㎞、30㎞など細かく目標タイムを設定し、ペース調整をするはずです。
締め切りを決めるときも、これと同じ。まずは、「自分の作業の走力」を知ることから始めましょう。
「作業の走力」を把握することで、所要時間の見積もり精度が高くなります。
「スケジュールどおりに終わらず、本当はやるはずだった作業を先延ばししてしまった……」という事態を避けられます。
みなさんも、「5分でなにができるのか」「30分でどのくらいのことができるのか」という短距離、中距離、長距離の走力を測ってみてください。
【調べてみよう！ 】
●5分で終わる作業……スケジュール確認
●10分で終わる作業……メールチェック
●30分で終わる作業……ブログ執筆
※人それぞれなので実際に測ってみましょう。
また、「作業の走力」がわかれば、空いた時間にピッタリはまるものを選ぶことができます。
たとえば、パソコンのデスクトップがアイコンで散らかっている人、多いのではないでしょうか？ いまは使わないフォルダ、作成途中のファイル……デスクトップ上が散らかっていると、必要なものを探すときに時間がかかりますよね。
とはいえ、整理しようと思っても「なんか面倒だから、また今度でいいや」と先延ばししがちです。
でも、いざ実践してみれば、想像以上に短時間で終わらせられるかもしれません。実際、本書の担当編集者が打ち合わせ前にデスクトップを整理してみたところ、2分できれいになったそうです。
2分でできることがわかれば、だいぶ精神的なハードルが低くなりますよね。ちょっとした隙間時間ができたときも、「あっ、この時間にデスクトップを整理しておこう！」と思えるはずです。
「時間がかかりそう」「面倒くさそう」と思って手をつけていない作業は、まず時間を測ってみましょう。
それだけで「意外とすぐに終わること」がわかり、「だったら、○分空いたからこれをやろう」と気持ちが変わるかもしれません。
「なぜ予定どおりに終わらなかったか」を振り返る
スケジュールを立てる際には、「開始時刻」だけではなく「終了時刻」も意識することが大切。
とくに、作業に没頭してほかの作業を先延ばしにしてしまう人に有効です。
もし予定していた終了時刻に作業が終わらなかったら、手を止めて「なぜ終わらなかったのだろう？」と向き合ってみてください。
たとえば、資料作成なら「調査に時間がかかった」「似たような資料をつくっていたのに、その資料がなかなか探せなかった」など理由が見つかるはずです。
理由が見つかれば、すぐに対処すべき課題、不得意な作業などが明確になります。それをふまえれば、所要時間の見積もり精度も高まり、スケジュールどおり作業を終えられるようになります。
時間で作業を区切ってしまうと、「せっかく集中してたのに」と中断するのがもったいなく感じるかもしれません。
でも、途中で切り上げて予定よりも遅れている原因をノートに書き出したり、誰かに話したりするなど「アウトプット」をすると、作業全体を俯瞰的にとらえられるため、作業への理解度も高まります。
アウトプットすることで、「フィードバック誤差修正」という脳の機能が働き、不自然な点が修正され、次に作業をする際の効率がよくなるからです。
☆ ☆ ☆
いかがでしたでしょうか？
実は、次の大半の人が漠然と思い描いている「要領のよさ」 。5つで構成されているそうです。
1 「余計な情報」に惑わされない
2 「脳のムダづかい」を減らす
3 「すぐやる人」になる
4 「同じ失敗」を繰り返さない
5 「思い込み」を捨てる
この項目を見ただけで、 「たしかに、自分に足りないことかも」と思った人も多いのではないでしょうか？
そうなんです！
「要領をよくする」とは、新たな知識や技術を身につけるというより、ムダを省いたり、余計な情報をカットしたりすることが大切であり、誰でもすぐに実践でき、再現性のあることなのです。それを把握して再現性のある行動にしてしまえば、努力に頼らず「要領がいい人」になることができるというわけです。この本では、最新の脳科学から導き出したメソッドをもとに要領のよさを、再現性のある科学的なコツとしてまとめられています。意外で、すぐに実践できる方法が知りたくなった方は是非チェックしてみてください。
「仕事が終わらない人生」が180度変わる 努力に頼らず「要領がいい人」になる40のコツ
著者／菅原洋平
発行／株式会社アスコム
著者／菅原洋平
作業療法士。ユークロニア株式会社代表。アクティブスリープ指導士養成講座主宰。1978年、青森県生まれ。国際医療福祉大学卒業後、国立病院機構にて脳のリハビリテーションに従事。2012年にユークロニア株式会社を設立。東京都千代田区のベスリクリニックで外来を担当しながら、ビジネスパーソンのメンタルケアを専門に、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で行う。『あなたの人生を変える睡眠の法則』(自由国民社)、『すぐやる! 』(文響社)などベストセラーを多数上梓。テレビや雑誌など、メディア出演も多数。
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