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仕事のメールを送る時に気をつけていることTOP3、3位わかりやすさ、2位誤字・脱字、1位は?

2023.01.16

ビジネスのやり取りにおいて、チャットツールが隆盛している昨今だが、メールをファーストチョイスとしているビジネスパーソンも多いはず。

クオリティアはこのほど、全国の20歳~59歳の会社員(契約社員、派遣社員含む)または公務員・団体職員で仕事の際にコミュニケーションツールとしてメールを使っている人を対象に「メールセキュリティに関する調査」を実施。1,000名の有効サンプルを集計、結果を公開した

ビジネスシーンにおけるメール利用について

仕事でメールを送るときに気をつけていること 1位「言葉遣い」

全国の20歳~59歳の会社員(契約社員、派遣社員含む)または公務員・団体職員で仕事の際にコミュニケーションツールとしてメールを使っている人1,000名(全回答者)に、ビジネスシーンにおけるメール利用について質問した。

まず、全回答者(1,000名)に、メール送信時に気をつけていることを聞いたところ、「言葉遣い(敬語など)」(65.0%)が最も高くなった。仕事でメールを使う際、失礼な言葉遣いにならないよう確認するという人が多いのではないだろうか。次いで高くなったのは、「誤字・脱字」(63.8%)、「本文のわかりやすさ」(61.3%)、「送信先間違い」(60.2%)、「件名のわかりやすさ」(47.2%)だった。

男女別にみると、女性では「言葉遣い(敬語など)」が70.8%、「誤字・脱字」が70.0%、「本文のわかりやすさ」が68.0%、「送信先間違い」が65.4%と、男性(順に59.2%、57.6%、54.6%、55.0%)と比べて10ポイント以上高くなった。

「メールにファイルを添付する際、パスワード付きZIPファイルを使用している」41%

次に、ZIPファイルの利用について質問した。メールにファイルを添付する際、“パスワード付きZIPファイル”を使用しているか聞いたところ、「使用している」は40.8%、「使用していない」は59.2%となった。

年代別にみると、“パスワード付きZIPファイル”を使用している人の割合は、若年層で高くなり、20代では45.6%だった。

メールにファイルを添付する際、“パスワード付きZIPファイル”を使用している人(408名)に、“パスワード付きZIPファイル”を使用している理由を聞いたところ、「勤務先のルール」(65.9%)が突出して高くなった。次いで高くなったのは、「セキュリティ面で安心」(26.0%)、「他の社員・職員も使っている」(23.0%)、「メール相手も使っている」(21.1%)、「簡単に使える」(14.0%)だった。

勤め先のメールセキュリティ対策導入状況 「導入している」46%、「導入していない」15%、「導入しているかどうかわからない」40%

続いて、メールセキュリティ対策について質問した。全回答者(1,000名)に、勤め先は“メールセキュリティ対策”を導入しているか聞いたところ、「導入している」は45.8%、「導入していない」は14.7%、「導入しているかどうかわからない」は39.5%となった。

勤め先が“メールセキュリティ対策”を導入していると回答した人(458名)に、導入している“メールセキュリティ対策”を聞いたところ、「スパムメール・ウイルスメール対策」(71.6%)が最も高くなり、「フィッシングメール対策」(56.3%)、「標的型攻撃メール対策」(45.2%)、「メール誤送信対策」(26.2%)、「メールの傍受(盗聴)対策」(10.7%)が続いた。

スパムメール・ウイルスメール(無差別に送られてくる広告や宣伝のメール)やフィッシングメール(メールに記載のURLからwebサイトに誘導し、個人から重要な個人情報を盗もうとするメール)、標的型攻撃メール(業務に関連するメールに装うなどし、組織・特定の個人から重要な情報を盗もうとするウイルス付きメール)といったメールは、手口が巧妙になっている。

開封・アクセスすることで思わぬ被害に遭わないようにするためには、万全なセキュリティ対策が欠かせない。

「標的型攻撃メールを受け取ったことがある」27%

標的型攻撃メールについて質問した。全回答者(1,000名)に、標的型攻撃メールを受け取ったことがあるか聞いたところ、「受け取ったことがある」は27.0%、「受け取ったことはない」は73.0%となった。

また、標的型攻撃メールを受け取ったことがある人(270名)に、標的型攻撃メールを受け取り、ウイルスに感染したことがあるか聞いたところ、「感染したことがある」は17.4%、「感染したことはない」は82.6%となった。標的型攻撃メールを受け取った人の6人に1人はウイルス感染の被害に遭っていたことが明らかとなった。

では、ウイルスに感染したことがわかったとき、どのような対応をした人が多いのだろうか。

標的型攻撃メールを受け取り、ウイルス感染したことがある人(47名)に、ウイルス感染した際、どのような対応をしたか聞いたところ、「システム管理者・セキュリティ管理者に報告」(78.7%)が突出して高くなった。次いで高くなったのは、「他の社員・職員に注意喚起」(40.4%)、「上司に報告」(38.3%)、「情報セキュリティの専門家に相談」(10.6%)だった。

もらってうれしいメール

ビジネスシーン、プライベートシーンでもらってうれしかったメールの内容

もらって嬉しいのはどのような内容のメールなのだろうか。全回答者(1,000名)に、ビジネスシーンでもらって嬉しかったメールの内容、プライベートシーンでもらって嬉しかったメールの内容をそれぞれ聞いた。

「ビジネスシーンでもらって嬉しかったメールの内容」をみると、<感謝・お礼>では「『ありがとう』『助かりました』などのお礼」や「お客様からの感謝の言葉」、「案件完了後の感謝の言葉」、「契約に関してのお礼」、「自分の仕事に対する感謝の言葉」、<お褒めの言葉>では「お客様からのお褒めの言葉」、<労い>では「上司からの労いの言葉」や「『お疲れさまです』と労ってくれたメール」、<受注・仕事の依頼・商談成立>では「顧客からの注文依頼」や「『御社と契約します』などの仕事の依頼」といった回答があった。

「プライベートシーンでもらって嬉しかったメールの内容」をみると、<感謝・お礼>では「『いつもありがとう』などの言葉」や「デート後にもらった感謝のメッセージ」、「プレゼントに対するお礼」、<誕生日のお祝い>では「『誕生日おめでとう』などのお祝い」、<当選通知>では「好きなアーティストのライブチケット当選」、<誘い>では「遊びの誘い」や「食事の誘い」、<告白・恋愛>では「『付き合ってほしい』などの告白」といった回答があった。

メールと芸能人・アニメキャラ

メールで情報交換したい芸能人 1位「大泉洋さん」2位「明石家さんまさん」3位「新垣結衣さん」

最後に、全回答者(1,000名)に、“メール”をテーマに、イメージに合う芸能人・アニメキャラを聞いた。

メールで情報交換したい芸能人を聞いたところ、1位「大泉洋さん」、2位「明石家さんまさん」、3位「新垣結衣さん」、4位「綾瀬はるかさん」「木村拓哉さん」となった。男女別にみると、男性回答では「タモリさん」「明石家さんまさん」、女性回答では「大泉洋さん」が1位だった。

メールが苦手そうなアニメキャラを聞いたところ、1位は「ドラえもん(ドラえもん)」だった。ひみつ道具の扱いには慣れていても、メールは苦手そうだとイメージする人が多いようだ。次いで、2位「モンキー・D・ルフィ(ONE PIECE)」、3位「野比のび太(ドラえもん)」、4位「孫悟空(ドラゴンボール)」となった。また、5位は超能力で他人の心を読むことができる「アーニャ・フォージャー(SPY×FAMILY)」だった。

<調査概要>
調査タイトル:メールセキュリティに関する調査2023
調査対象:ネットエイジアリサーチのインターネットモニター会員を母集団とする全国の20歳~59歳の会社員(契約社員、派遣社員含む)または公務員・団体職員で仕事の際にコミュニケーションツールとしてメールを使っている人
調査期間:2022年12月2日~12月3日の2日間
調査方法:インターネット調査
調査地域:全国
有効回答数:1,000サンプル
実施機関:ネットエイジア株式会社

出典元:株式会社クオリティア

構成/こじへい


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