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手ごわい上司になり切って自分にダメ出しをする「アクター法」のコツ

2023.01.09

「上手な説明には「コツ」があります」26万人超の登録者を擁するビジネス系YouTuberのハック大学 ぺそ氏は言います。
説明が下手な人は、なぜ、同じ失敗を何度も繰り返すのか? それは、根本的な「考え方」「思考」に欠陥を抱えているからで、「ちょっとしたテクニック」を身に付けて、上手に使い分けられるようになれば、誰だって説明力はぐっと上がるそうです。外資系金融機関に勤める現役ビジネスパーソンである同氏がビジネスの最前線で出会った「説明が上手い人」がどんな話し方をしているのかを観察し、導き出した著書『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』から「説明下手な人の特徴」を一部抜粋・再構成してお届けします。

ハック大学ぺそ著/アスコム
『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』

手ごわい上司に社内プレゼンをする場面で

(上司)「いつも具体性が足りないって言ってるよね?根拠を詳しく説明できる?このデータはクロス集計じゃないと!このグラフ、差が明確になってないよ?」

[×](部下)「すみません。すぐ修正します……」

前回のダメ出しをメモしていないので、すぐに忘れて同じ失敗を繰り返してしまう。

[○](部下)「今ご説明した件の根拠は○○です。データはクロス集計して、グラフの差分を分析したところ××という傾向が見えてきました。」
(部長が言いそうなことをシミュレーションしておいたから完璧!)

これまでに集めた情報を頭の中で「再現」し、まずは疑似プレゼンで自ら弱点を事前に検証・改善する。

上司になり切って自分にダメ出しをする「アクター法」

 この本を手に取った多くの読者にとって、説明する相手としての登場頻度がもっとも高いのは上司だと思います。

 そして、もっとも機会が多い上司への説明が今ひとつうまく行っていないからこそ、「自分は説明が下手だ」と悩み、他の相手への説明にも悪い影響が及んでいるのかもしれません。つまり、「強敵」というわけです。

 だからこそ上司への説明を「ハック」できれば、そのシェアが大きいだけに改善に取り組むお得感もアップします。説明力で悩んでいるなら、まず目の前の上司をクリアすることから始めてみると、費用対効果が高く、効率もよいと思います。

 部署を異動したり、上司が異動したり、自分がその会社を辞めたりしない限り、いやでも上司への説明の日々は続きます。攻略候補の最上位として、まずは上司をターゲットにするのが合理的です。

■目の前の上司をハックする3段階のテクニック

 無論、上司といってもさまざまなタイプの人間がいて、好みやポイントも違います。ここでは一般論よりも、今目の前にいる上司のハックこそが重要ですから、上司個人に絞った攻略が大切です。私が上司に説明する前に使っているテクニックを、3つの段階に分けて解説します。

 第1段階は「収集」です。相手の思考のクセ、好み、性格を把握するために、説明の際に起きたこと、あるいは会議や第三者とのコミュニケーションで見聞きしたことなども含め、特徴的なリアクションやフィードバックを観察し、全て記録します。

 第2段階は「傾向の一般化」です。第1段階で得られた情報はまさに「具体」です。ここで「具体→抽象」を使い、収集した情報から上司のどんな特徴が一般化できるのかを読み解きます。その結果、「データ重視」「目に見えるやる気や情熱を積極的に評価」「必ず質問をする」「資料は図表や写真などビジュアル要素を好む」……などの傾向が得られたとしましょう。

 最後の第3段階は「憑ひよう依い 」です。上司の傾向を頭の中に入力しておき、自分がしようとしている説明をいったん頭の中で再生して、上司がそれにどんな反応を示すのか、上司のキャラクターになりきってセルフ批評をします。つまり、心の中で上司を演じる「アクター」になるのです。

 この部分の説明を求められたらすぐに出せるよう整理しておこう。しかも、表ではなくグラフにしておこう。もう少し声のトーンを上げよう。どんな質問が予想されるか、もう少し考えてみよう……などの想定問答が自分一人でできるようになると、実際に説明する際のクオリティは格段に上がります。

 そして、実際に説明してみた際の「本当の」リアクションは、それ自体が答え合わせであり、貴重なフィードバックになります。当然忘れずに「収集」しておきます。

 この手法は、上司以外の人にも応用可能です。そして、さまざまな人の傾向を探ると、相手の傾向自体が次第にパターン化できるようになります。「あの人は○○さんに似たタイプ?」と仮説を立てやすくなるわけです。

■定量データ+ 仮説思考で客観的に説得する

 上司への説明は主に報告、連絡、相談になるでしょうが、中でも「OK」を得ることが、自分の仕事において重要なポイントになるのではないでしょうか。新しいチャレンジや次のステップへの移行には、予算やコンプライアンスなど、上司の承認や許可が必要なケースが多いからです。

 OKを出す側は、許可した後に何か問題が起これば自分の責任になりますから、慎重に対処して当然です。

 その際に大切なのは、定量データで表す客観性です。説明をしている自分だけがそう思っているのではなく客観的に見てそう言える、と納得してもらえればいいわけです。

 ただし、未知の領域、新分野への挑戦といった客観データが取りにくい説明では、どんなに客観データを追い求めても説明できないことが出てきますので、その際は仮説思考を使いましょう。この段階まで来れば、説明はとても楽になります。

☆ ☆ ☆

自らのビジネスへの向き合い方を再検証し、気づきとともに、正しいテクニックを学べば格段に身に付きやすくなるはず。筆者がビジネスの現場で「説明が上手い人」から学び、実際に試して確実に役に立つことを証明できたスキルだけを厳選した『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』。ぜひ「考え方」と「テクニック」の両方を学んで、ビジネスの荒波を乗り越える力を身に付けてほしい。

ハック大学ぺそ
ビジネス系YouTuber、1988年生まれ。主にYouTubeチャンネル「ハック大学」を通じて、仕事術、キャリア戦略などビジネスに役立つ情報を発信。チャンネル登録者数は25万人を超える。チャンネルにアップされた動画のなかでも、説明に関する動画は人気のコンテンツ。専業YouTuberではなく、普段は外資系金融機関に勤める現役のビジネスパーソンで、年収は約2000万円。著書に『行動が結果を変える ハック大学式最強の仕事術』(ソシム)、『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』(アスコム)がある。

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