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求められているのは報告書か?映画か?相手と目的に応じた説明をするテクニック

2023.01.06

「上手な説明には「コツ」があります」26万人超の登録者を擁するビジネス系YouTuberのハック大学 ぺそ氏は言います。
説明が下手な人は、なぜ、同じ失敗を何度も繰り返すのか? それは、根本的な「考え方」「思考」に欠陥を抱えているからで、「ちょっとしたテクニック」を身に付けて、上手に使い分けられるようになれば、誰だって説明力はぐっと上がるそうです。外資系金融機関に勤める現役ビジネスパーソンである同氏がビジネスの最前線で出会った「説明が上手い人」がどんな話し方をしているのかを観察し、導き出した著書『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』から「説明下手な人の特徴」を一部抜粋・再構成してお届けします。

ハック大学ぺそ著/アスコム
『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』

ここに住みたいと思わせる高級マンションの売り文句は

[×]「新築・8600万円〜3LDK・70㎡○○駅徒歩5分」

必要最小限のスペック説明で、中古物件の取引情報や管理用の見出しであれば適している。

[○]「東京ドームの広さに匹敵する緑豊かな公園に隣接しています。落ち着いた環境ながら、徒歩5分圏内の○○駅前には24時間営業の便利な大型スーパーも。晴れた日には窓から富士山が望めます。3LDK・70㎡・8600万円〜」

スペックよりも先にストーリーを想像させて相手の心に訴えかける演出は、新築物件の販売に適している。

相手の心のスクリーンに映像が浮かぶように説明しよう

 説明といっても、その形態はさまざまです。今回の説明にはどんな形態が適しているのか。それを考えるとき、私は説明を「納品物」だと捉えるようにしています。

 基本は、繰り返し述べているように、短く簡潔に、効率よく、順序を考えて説明すること。しかし、それが必ずしも適さないケースも当然考えられます。

 映画の内容を説明するときにまさか結論から言う人はいないと思いますが、忙しい上司への報告が映画の予告編めいていたら100%怒られます。

 同じ話は、説明全体の形態の違いとしても考えられます。

 ひと昔前であれば、上司への報告やレポート、取引先や顧客への提案などを、「ペラ1枚にまとめる」という作業がありました。

 ペラ1枚とは通常、A4用紙1枚を指します。そこに収められる範囲で、説明内容の概要をまとめるのです。これは、「説明を短く、簡潔にする」という作業でもあります。「ペラ1枚」で説明されることを好む人、場合によっては「ペラ1枚」以上は決して見ようとしない人もいたようです。つまり、その人への提出資料は「ペラ1枚」が上限だったわけです。

■マンションを「A4 1枚」で説明されたら?

 話は変わって、多くの人にとって一生に一度の、しかももっとも高価な買い物である自宅物件を選ぶときの説明が、「ペラ1枚」だったらどうでしょうか?

 1億円ほどのマンションを、高額の頭金と長期の住宅ローンで購入する際に、売主からの説明が「話は短く、簡潔に」という考えのもとA41枚だったら、おそらくその物件がどんなに魅力的でも決断を躊ちゆう躇ちよするのではないでしょうか。

 新製品の魅力を上司に伝える場合と、もっとも有力な顧客に伝える場合でも違ってきます。上司に説明するのは商材としての競争力や利益率、宣伝の方法などでしょうが、顧客には新商品の開発ヒストリーや他社商品にない魅力、あるいはその新商品を生み出した会社の文化でさえも有益な情報になるかもしれません。

 よく考えれば、このようなやり方は世の中にあふれています。常に結論から言うべきならテレビCMは「買ってください! なぜなら……」の流れになっているはずなのに、実際は俳優やタレントが出てきてストーリーを見せ、想像させながら飽きさせない工夫がこらされています。

■求められているのは「報告書」なのか「映画」なのか?

 つまり、説明は「相手」と「目的」に応じて、適した形態があるということです。

ペラ1枚から長編映画まで考えられますし、その間には200ページの資料が必要な場合も、紙芝居形式での解説がベストなこともあります。メールで送るべき場合もあれば、映像や音楽、照明にまで気を配ったプレゼンテーションが最適かもしれません。

 一刻を争う経営判断の補足説明を2時間かかる映像作品で見せる必要はありませんが、じっくり人生の深みや哀歓を考える映画のラストシーンや、投資家に億単位の出資を求める際の会社説明が、いきなりペラ1枚でネタバレしてもいけないわけです。

 自分がこれからするべき説明は、ペラ1枚の報告なのか、200ページの年次報告書なのか。15秒のCMなのか、2時間の映画なのか。相手はどういう形態で説明されることを好み、また適切だと考えるのか。

 まずそこを決められると、説明全体のスタイルが見えてきます。

 同時に、説明の表現も変わってきます。結論だけでいいのか、むしろ結論に至る流れをしっかり見せるべきなのか。文字だけでシンプルに行くのか、図版や写真を多用した方がいいのか。文章で書くべきか、箇条書きにするべきか。さらには、文字の大きさやデザインなどより細かい部分まで、大枠が決まれば落とし込んでいけます。

 このように、自分の説明を納品物として捉えられる視点を持っておけば、説明される側の求める形態にできるだけ近い形で説明ができるようになるのです。

 これは、見た目の違いとしても大きく影響します。相手が、自分の好むスタイルで説明されることを予感した時点で一定の納得感を演出することができるわけで、すでに説明の導入部は成功しているとさえ言えるからです。

☆ ☆ ☆

自らのビジネスへの向き合い方を再検証し、気づきとともに、正しいテクニックを学べば格段に身に付きやすくなるはず。筆者がビジネスの現場で「説明が上手い人」から学び、実際に試して確実に役に立つことを証明できたスキルだけを厳選した『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』。ぜひ「考え方」と「テクニック」の両方を学んで、ビジネスの荒波を乗り越える力を身に付けてほしい。

ハック大学ぺそ
ビジネス系YouTuber、1988年生まれ。主にYouTubeチャンネル「ハック大学」を通じて、仕事術、キャリア戦略などビジネスに役立つ情報を発信。チャンネル登録者数は25万人を超える。チャンネルにアップされた動画のなかでも、説明に関する動画は人気のコンテンツ。専業YouTuberではなく、普段は外資系金融機関に勤める現役のビジネスパーソンで、年収は約2000万円。著書に『行動が結果を変える ハック大学式最強の仕事術』(ソシム)、『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』(アスコム)がある。

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