小学館IDをお持ちの方はこちらから
ログイン
初めてご利用の方
小学館IDにご登録いただくと限定イベントへの参加や読者プレゼントにお申し込み頂くことができます。また、定期にメールマガジンでお気に入りジャンルの最新情報をお届け致します。
新規登録
人気のタグ
おすすめのサイト
企業ニュース

話が脱線しがちな時に役立つ!会議の冒頭ではっきりとテーマを宣言する「シェアの法則」

2023.01.04

「上手な説明には「コツ」があります」26万人超の登録者を擁するビジネス系YouTuberのハック大学 ぺそ氏は言います。
説明が下手な人は、なぜ、同じ失敗を何度も繰り返すのか? それは、根本的な「考え方」「思考」に欠陥を抱えているからで、「ちょっとしたテクニック」を身に付けて、上手に使い分けられるようになれば、誰だって説明力はぐっと上がるそうです。外資系金融機関に勤める現役ビジネスパーソンである同氏がビジネスの最前線で出会った「説明が上手い人」がどんな話し方をし
ているのかを観察し、導き出した著書『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』から「説明下手な人の特徴」を一部抜粋・再構成してお届けします。

ハック大学ぺそ著/アスコム
『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』

説明の途中で、相手から本題から逸れた質問をされて

(相手)「ご説明はよくわかりましたが、この資料、よくできていますね〜。何のソフトを使っているんですか?ウチの連中にも教えてやってほしい!」

[×](自分)「あっ! これはですね、○○社の××という新しいツールでして〜〜」

説明していたのにいつのまにか作成ソフトの話に脱線し、そのまま乗ってしまっている。

(相手)「ご説明はよくわかりましたが、この資料、よくできていますね〜。何のソフトを使っているんですか?ウチの連中にも教えてやってほしい!」

[○](自分)「わかりました!後日まとめて△△さんにメールしますね。ところで今回の議題についてですが〜〜」

相手の脱線を真っ正面から否定はせずに、やんわりと話を本来のテーマに戻している。

話の脱線を防ぐ「シェアの法則」

 いったん説明を始めた後、展開が迷走してしまうというケースは少なくありません。これは、必ずしも説明している側に責任があるわけではなく、例で出した通り、説明を受けている側に原因がある場合も考えられます。

 どちらかが説明のテーマを見失ってしまうと、もう一方は強いストレスを感じます。いくら時間をかけて説明しても先に進まなかったり、話が行ったり来たりするために、貴重な時間を非効率に使わされたりするからです。

「結局、今、何の話をしているの?」「これ、何のための時間なんだよ……」

 と思われた時点で、説明としてはすでに失敗しています。まるで目的地も到着時間も見えない旅行のようなもので、友人同士ならまだしも、出張ならば最悪です。

 実はこれ、説明を始める段階で手を打つだけで、かなりの確率で回避できます。

■説明の冒頭ではっきり「宣言」する

 そのためには、説明の冒頭で、

「今日は○○の件について承認をいただくためのご説明をします」

「先ほど××社を訪問したんですが、そのときの様子と今後心配な点についてご相談したいのですが……」

 などと、「これから説明するテーマ」をシェアすること。何の話についてなのか、確認なのか報告なのか相談なのか提案なのか、明確にしておくことです。

 何も特別なテクニックでもなく、ごく当たり前と思われるかもしれませんが、このたった一言を冒頭に忘れず加えることで、「現在行われている説明のテーマ」が強く共有されます。

 共有されると、双方にメリットがあります。説明する側はもちろん、最初からそのテーマについて話すつもりでいるのですが、しっかり意識していないと、途中から話が変わってしまったり、緊張したり焦ったりして、重要なポイントや着地点を見失ってしまう場合があります。冒頭に宣言するだけで自分自身に強く意識づけられます。慣れないあいだは、自分用のメモの一番目立つところに説明のテーマを書いておき、いざという場合はすぐ目で確認できるようにしておくといいでしょう。

 説明を受ける側にとっては、最初にテーマが示されれば、あとはそれを説明する材料、理由や根拠、データなどをどう評価しながら聞けばいいか、相手に何を打ち返せばいいのか、頭の中で準備できます。待ち構える形で説明を受けられるわけです。

 また、自分が期待していた説明がなされなかった場合は、一通り説明を聞いた後で「あれについてはどうなの?」と追加質問をすることも簡単です。

 特にリモートでの打ち合わせでは、対面に比べてお互いの「呼吸」「雰囲気」のようなものが作られにくいため、言葉での共有がいっそう重要になります。

■脱線してもすぐ再確認できる

 それでも、人と人とのコミュニケーションですから、話が脱線してしまうことはあります。会議を想像するとよりわかりやすいでしょう。新規顧客の開拓をテーマに話し合っていたはずが、いつのまにか社内の愚痴の言い合いになっていたり、互いの批判合戦になってしまったり。事前に予想していなかった別の問題が急浮上することもあれば、誰かの漏らした冗談や世間話をきっかけに、思わぬ方向に盛り上がってしまうこともあります。

 その際にも、冒頭の宣言が役立ちます。頃合いを見て「今日って、もともと何の話をしていたんでしたっけ?」と再確認するだけでいいからです。

 ただし、相手も人間です。脱線をしてもすぐに引き戻そうとするのではなく、いったん相手の話を受け取ってからにしたほうが穏便でしょう。

☆ ☆ ☆

自らのビジネスへの向き合い方を再検証し、気づきとともに、正しいテクニックを学べば格段に身に付きやすくなるはず。筆者がビジネスの現場で「説明が上手い人」から学び、実際に試して確実に役に立つことを証明できたスキルだけを厳選した『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』。ぜひ「考え方」と「テクニック」の両方を学んで、ビジネスの荒波を乗り越える力を身に付けてほしい。

ハック大学ぺそ
ビジネス系YouTuber、1988年生まれ。主にYouTubeチャンネル「ハック大学」を通じて、仕事術、キャリア戦略などビジネスに役立つ情報を発信。チャンネル登録者数は25万人を超える。チャンネルにアップされた動画のなかでも、説明に関する動画は人気のコンテンツ。専業YouTuberではなく、普段は外資系金融機関に勤める現役のビジネスパーソンで、年収は約2000万円。著書に『行動が結果を変える ハック大学式最強の仕事術』(ソシム)、『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』(アスコム)がある。

@DIMEのSNSアカウントをフォローしよう!

DIME最新号

最新号
2024年6月14日(金) 発売

DIME最新号の大特集は「スマホ時代デジタルデトックス!脳疲労解消法」

人気のタグ

おすすめのサイト

ページトップへ

ABJマークは、この電子書店・電子書籍配信サービスが、著作権者からコンテンツ使用許諾を得た正規版配信サービスであることを示す登録商標(登録番号 第6091713号)です。詳しくは[ABJマーク]または[電子出版制作・流通協議会]で検索してください。