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「感じがいい人」だと思われるメールの送り方とWEB会議の進め方

2022.10.21

リモートワークが増えている今だからこそ、非対面でのイメージがより重要に

「能力は同じくらいなのに、感じがいいせいで得をしている」――あなたのまわりにそんな人はいないだろうか。延べ5万人以上にコミュニケーションの指導をしてきた産業カウンセラーで、著書『言いかえ図鑑』シリーズがベストセラーとなっている大野萌子さんによると、「感じがいい人」は、絶妙なコミュニケーション術を無意識のうちに、あるいは意識的に身につけているという。

2022年9月30日に出版された『仕事も、人間関係も、驚くほどうまくいく! 「感じがいい人」の行動図鑑』(以下『「感じがいい人」の行動図鑑』)では、「感じがいい人」の65のアクションをピックアップ。なぜその言動が周囲に「いい感じ」を与えるのかを、わかりやすく解説している。

同書の内容の一部を5つのシーン別にクイズ形式で紹介していくので、ぜひセルフチェックしてみてほしい。第1回目では【日常会話】編を紹介したが、第2回目は【メール・WEB会議】編。リモートワークが当たり前になり、顔を合わせないコミュニケーションが増えている今だからこそ、非対面での「感じのいい伝え方」を知っておく必要性が高まっている。

累計50万部突破のベストセラー『言いかえ図鑑』シリーズ著者の最新刊。『仕事も、人間関係も、驚くほどうまくいく! 「感じがいい人」の行動図鑑』(大野萌子著/小学館)。「日常会話」「メール・WEB会議」「職場」「社外・取引先」「プライベート」のシーン別に、65の「感じがいい」印象を与えるアクションを紹介している。

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著者の大野萌子さんは、法政大学卒。一般社団法人日本メンタルアップ支援機構(メンタルアップマネージャ(R)資格認定機関)代表理事。コミュニケーション・ハラスメント・メンタルヘルスに関連する研修・講演を、防衛省をはじめ大手企業等で年間150件以上行なう専門家

メールの件名をつける時には

A できるだけシンプルに、短くする
B 件名だけで内容がわかるように具体的に

ヒント:大量のメールを処理しなければならないと想定したら…?

★正解…B

忙しい人は、メールを開封するか否かを件名で決めることが多いもの。しかし、件名が「お世話になっています」「先日はありがとうございました」というようにあいまいだったり、「鈴木です」というようによくある名前で所属がわからなかったりすると、開封して内容を読み込まなければならないし、忙しいと開封してもらえない恐れもある。間違いなく相手をイラつかせ、不快な印象を与えてしまう。

「ビジネスメールで一番重要なことは、内容と用件がしっかり相手に伝わること。1日に何百件ものメールを読んで処理しなければならない多忙な人が多いので、スピーディに用件が伝わることも大切です。読みたいと思わせるメールの件名は、『◎◎の資料を送付します』など、具体的な内容がズバリ書かれているもの。『◎月◎日の打ち合わせ資料』など日付が入っていれば優先順位が件名だけで推測しやすいので、さらにいい印象を与えるでしょう。とはいえ、あまり長いと読み切れないので、13~15文字前後に収めるのが理想です。またメールを返信する時は、基本的には件名を変更しないこと。後でやりとりの履歴を確認できるよう、ひとつの案件につき件名はひとつにしましょう。Re:が増え過ぎたら、それだけを削除すればいいのです」(大野さん)

初めてメールを送る時、署名欄に自社PRを入れるのはOK?

A 情報は多いほうがいいのでOK
B 失礼になるので、余計な情報は入れないほうがいい

ヒント:初対面がオンラインで名刺交換しないことも増えているから…?

★正解…A

最近は個人情報保護の観点から、署名を簡略化する人も増えている。しかし初対面がオンラインで、名刺交換をしないままメールでやりとりするようになることも増えているので、メールの署名欄が名刺の役割を果たすことも増えている。急な連絡を取りたい時に相手に不安やよけいな手間を強いることがないよう、名刺に記されている程度の内容は署名欄に記すことが必要だ。では、署名欄に自社のスローガンを入れたり、新商品PRを入れたりして”盛る”のはどうだろう?

「最初のやりとりなら自社の紹介としても有効ですし、受け取った人もどんな会社か調べる手間が省けます。でもメールのやりとりをする場合は、お互いの履歴消さずに残すのがマナーなので、用件と関係のない署名が長々と入っていると、うんざりします。既知の情報は削除し、会社名と名前だけにするほうがむしろ好印象を与えることも……。また、相手が連絡をとりやすいように携帯番号を入れたり、対応可能な時間を明記するなど、やり取りに合わせて常に情報更新できる人もいい印象を与えます」(大野さん)

オンライン会議で相手の声が聞き取りにくかった時に、よい印象を与える対応は

A 「声が聞き取れません」
B 「お声が少し遠いようですが、今、どういう状況ですか?」

ヒント:オンライン会議に不慣れで、不安を感じている相手だったら?

★正解…B

オンラインでは、言葉が聞き取りにくいことが多い。特にお互いに会議室などで複数の人数で対応していて、マスクを着用している場合は、マイクに声が入りにくく、発言内容がわかりにくいことも……。マスク着用の有無にかかわらず、オンライン会議では口をいつもより大きめに動かすのがコツ。それによって顔の表情も豊かに見えるので、相手に安心感を与えることができる。また、相手に聞き取れているかどうかを確認することも必要だという。

「オンラインでは、発言をしている人の声しか入らないので、聞き取れない場合も聞き返すタイミングがつかみにくいもの。そのため、話の合間にひと呼吸おいて、『聞き取れましたか?』などと参加者に確認するのもよい方法です。また相手の声が聞き取りにくい場合、『声が聞こえません』などと指摘すると、高圧的に聞こえて、特に不慣れな人の場合、よけいに焦りを感じてしまいます。『お声が少し遠いようですが、今、どういう状況ですか?』と、質問の表現にするだけで、相手は不慣れなことを責められているのでなく、気を遣ってもらっていると信頼感を抱くことができます」(大野さん)

結果はどうだっただろうか。「『感じがいい人』の行動図鑑」には、メールやチャット、WEB会議での感じのいいアクション例が14例も紹介されている。ぜひ参考にして欲しい。

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※次回のテーマは【職場】編。

文/桑原恵美子


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