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最初に考え尽くしてから動き出すコンサル流の時短・効率化テクニック

2022.01.25

これからプロジェクトの資料づくりに着手するというとき、苦手意識を持つという人もいるかもしれない。なぜなら、プロジェクトの内容を考えることと、それをどう資料にまとめるかという2ステップがあるからだ。実は、一から行うと、かえって時間がかかることもあるのだ。

コンサルタントと呼ばれる職種の人たちは、より時短や効率化のために、ある手法を取ることがあるとう。今回は、大手コンサルファーム出身の現社長に、コンサル流の仕事術を聞いた。

仕事の時短・効率化・スピードアップのコツ

今回、話を聞いたのは、米国では最も有名といえるコーヒーマシン「キューリグ」の、日本における代理店をしている株式会社カップスの代表取締役社長、西本圭吾氏だ。

元大手コンサルティングファームのマネージャーを務めた経験を持ち、その時代に培ったコンサル流の仕事術を、社長となった今でも活用しているという。

特に仕事を効率化するうえでは「思考と作業を分けること」「思考は紙やワードに落とすこと」を意識しているという。詳しく解説してもらった。

【取材協力】

西本圭吾氏
株式会社カップス 代表取締役社長
1983年生まれ。大手コンサルティングファームのマネージャー、外資ファッションブランドのディレクターを経て、2021年11月より現職。アメリカNo1コーヒーマシンであるキューリグを、日本においても”誰でも一番に思いつくコーヒーマシン”に育てることを目指している。
https://www.keurig.jp/

1.思考と作業を分ける

「コンサルティングでは、プロジェクトの開始時点で論点と仮説(答え)を考え切り、ワード等で最終報告書のサマリーのようにまとめてしまうことが多くあります。プロジェクト期間中はその検証をすることがタスクとなります。検証とは、実際はどうなのかを分析する、違えば仮説を補正するなど。つまり走りながら考えるのではなく、思考部分を切り出して徹底的に考えてから作業に着手することになります。

一見、初めに時間を取りすぎるようでもありますが、やることが明確になってから動き出すため、全体としては効率化されます。また“成果物の質が向上する”、“作業分担がしやすい”といった付随効果もあります」

2.思考は紙やワードに落とす

「現在は社長の立場ではありますが、規模の小さい会社なので、『大きい企画や全社アクションを考える』『ステークホルダーに報告するための資料を作る』『PL(損益計算書)等の数字を分析する』といった作業は自分で行うことが多いです。そういった際にも思考部分を切り出し、検討し、ワード等にまとめてしまい、実際の作業や検証はまとめてやってしまう、もしくは、部下に任せるといった方法を取っています。

例えば『企画の方針やポイントをワードでRFP(提案依頼書)のようにまとめてしまい、代理店等に伝える』『報告資料のストーリー仮説を作ってしまい、部下と作業を分担する』『PL等の懸念となる数字と、想定される背景仮説を立てて、担当者に確認・調査を依頼する』等。

タスク着手時の負担は大きいものの、口頭で軽く指示を出したり、まずは着手するといったアプローチに比べてコミュニケーションロスが少なく、結果的に効率化されていると考えています」

コンサル流の思考と資料化の手順

続いて、西本氏が述べた「プロジェクト開始の段階で、論点と仮説(答え)を考え切り、ワード等で最終報告書のサマリーのようにまとめる」という流れを、さらに詳しく分解して解説もらった。

1.テーマに対して、論点を出す

「まずは論点を出します。例えば“ある商品のマーケティング戦略を考える”がテーマなら、“対象とする市場の規模”、“どんなお客様がいるか”、“競合は誰か”、“自分たちの商品の差別性は”等が、論点となるかと思います」

2.ざっくりとした情報収集

「その論点について、情報収集をします。WEBで見たり、詳しい人に聞いたりして大まかに情報を集めます。詳しい領域であれば不要です」

3.自分なりの仮説を作る

「集めた情報を踏まえて、最初の論点に対する仮説を作ります。例えば『市場規模は○○程度で、競合のシェアが△△』『マーケットには□□のような属性の人たちがいる』『その中で、自分たちの差別性は●●であり、◎◎の属性の人にはまりそう。その人たちの想定する市場規模は○○くらい』等。

また、同時にそれぞれの仮説の検証の仕方も整理します。例えば『市場規模は△△で出している規模に消費者調査で出したお客様の属性別の構成比をかけて出す』、『消費者調査はアンケートとグループインタビューを行う』など。

一見大変そうですが、上記のようなケースでは“定量的なものは規模感だけで粗めに出す”などに調整すれば、詳しい領域なら何も調べなくても初期的な仮説は十分作れると思います」

●仮説の見直しは随時行う姿勢も大事

「プロジェクトを進めていく中で、最初の仮説の間違えていることや見直すべきことは多々出てきます。そういったときには、仮説に固執しすぎずに見直すことを受け入れる姿勢も同時に必要と考えています」

この手法は、プロジェクトに限らず「自社の紹介資料を作る」といった場合にも応用できるそうだ。

コンサルならではの仕事術2選

その他、大手コンサルファーム時代に培った仕事術の中で、コンサルならではの仕事術を2つ挙げてもらった。

1.「王道のアプローチ」を持つ

「コンサルティングファームでは、様々な状況に対し“王道のアプローチ”があります。例えば、“財務分析するときの切り口”、“消費者理解のための定性・定量分析の手段ややり方”等。もちろん個別のテーマや課題ごとに、見るべき視点や論点は変わりますが、王道のアプローチをベースに個別の要件を加味して考えることで、より早く・深く知りたいことにたどり着けます。

例えば、私は初めての業界・会社に入ったときに、ざっくり『3C(Customer(市場・顧客)、Company(自社)、Competitor(競合))』で環境を見る、自社について財務分析をする、マーケティング的には『WHO・WHAT・HOWを整理する・考える』等を必ず実施しており、これも王道のアプローチと思います。

『コンサルタントではないので、そういった知見はない』という人も多いと思いますが、“自分の成功したやり方や、他の人がしている良いと思う方法のポイントを整理してストックする”、“ビジネス書等で記載されている内容で、使いそうな考え方をメモにしておく”といった方法で、自分なりの王道アプローチを作る・増やしていくことが可能と思います」

2.「このポイントを3文で言うと?」とざっくり考える

「最近はWEBニュースでも『ニュースのポイント』が3文くらいで記載されていることが増えてきました。見出しと、それをざっくり説明するシンプルな文書を見れば大体の内容がわかるようになっていてとても便利です。

これは昔から言うエレベータートークと類似しています。エレベータートークとは『エレベーターで乗り合わせた役員に、降りる階に着くまでの数十秒の間に、プロジェクトの報告をする』といったもの。これができるためには、自分の仕事に対して、いつでもポイントを説明できる状態にしていくことが必要となります。

この延長として、私自身では何を考えるときにも『このポイントを3文で言うと?』というように自分に問いかけ、ざっくり考えることを意識するようにしています。

同様に、部下との会話の報告でも『ポイントを3つ挙げてください』と聞いてみることで、お互いの思考が深まり、より有意義な討議ができます」

結果的に時短に!「知らないことは恥ずかしがらずに聞く」

現在、社長としても時短、効率化の意識は変わらない。普段から西本氏は「知らないことは詳しい人に恥ずかしがらずに聞く」「そのために誰が何に詳しいというのを把握しておく」ということを意識しているという。

「ここで言う詳しい人というのは、“流行りものに強い”といった仕事上の役割ではない個人の特性も含んでいます。

自分が若干強い領域では、人に聞くのはプライドが許さないという気持ちも正直には出てきます。例えば私の場合、ブランドビジネスに長くかかわってきている中で、流行について知らないのはまずいと思っています。それでも知らないことに出会うことは多々あり、そういったときに、覚悟を持って“恥ずかしがらずに詳しい人に聞く”ようにしています。変なプライドを捨てれば効率的ですし、理解も深まると考えています」

今回紹介されたコンサル流の仕事術は、どのような職種でも応用が効くものも多いと考えられる。ぜひ取り入れて、時短・効率化を目指そう。

取材・文/石原亜香利


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