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「話し方」には正解があった!人生の新たな可能性を切り拓く説明の仕方

2021.12.13

説明下手を克服!「あてはめるだけで“すぐ”伝わる 説明組み立て図鑑」

プレゼンの用意をしていて上司にデモ原稿を渡したのに、どうしても了承してもらえなかった。「説明がくどくて、わかりにくい」と言うのだ。自分としては精いっぱい相手の立場に立って考えたつもりなのに、理解しにくいらしい。

結局、期日に間に合わないので、上司が大幅に修正したものをプレゼンで使ったが、部長には大受けで「良かったよ」「さすが」なんてほめられた。自分がやったんじゃない仕事で評価されるのは複雑な気分だ。

そういえば彼女と話していても「だからぁ、何なのよぉ?」と話をさえぎられることがあったっけ。自分は説明下手なのかもしれないな。

ここはプロの力を借りて、何をどこから説明すればよいのかをしっかり勉強しよう。「あてはめるだけですぐ伝わる 説明組み立て図鑑」(SBクリエイティブ発刊、犬塚壮志著、定価:1,793円(本体1,630+10%))を発刊した犬塚壮志先生にインタビューしてみた。先生、よろしくお願いします!

説明下手な人が陥りやすい欠点がある

――先生は元予備校講師で、認知科学の研究者でもあり、さらに起業家としてプレゼンもたくさんされてきたと思います。自分みたいな説明下手の人間にいっぱい会って来たと思うのですが、一体、どこが悪いんでしょうか?

犬塚先生 説明が上手くかない時のパターンは大きく2つあります。

1つ目が、「説明をしっかり組み立てもせず、話し始めてしまうこと」、

2つ目が、「説明の目的やシチュエーションに合わない組み立て方をしてしまうこと」です。

1つ目についてですが、説明をしっかり組み立てる前にいきなり話し始めてしまうと、たいてい失敗してしまいます。話が冗長になったり、着地点が途中でわからなくなったりするのです。結果、相手に「わかりにくい」と思われてしまうのです。

2つ目についてですが、せっかく説明を組み立てても、その説明の目的やシチュエーションにマッチしない組み立て方をしてしまうと、やはり「わかりにくい」という状態が生まれてしまいます。

例えば、「結論ファーストで話せ」とよく聞きませんか?あれは、互いに前提の共有ができている場合はいいのですが、いきなり「結論として、新たなに立ち上げるべき事業の投資額は○億円が最低必要だと考えています」と伝えても、相手が「いや、そもそも、新たに立ち上げるべき事業って、何?」のように相手が、立ち上げるべき事業そのものを把握していなかった場合、ミスコミュニケーションが起こってしまいます。

また、相手の知的好奇心を刺激したり、交渉で有利に立ったりしたいときも「結論ファースト」は不向きです。

そのため、いきなり話し始めるのではなく、しっかりと説明の目的やシチュエーションに合わせた組み立てを行ってから説明を始めることが重要なのです。

――なるほど!では、そこを改善すれば、説明下手な自分でも、説明上手になれるんですね?

犬塚先生 はい、もちろんです。もともと、私も極度の人見知りで、コミュニケーションが本当に苦手でした。言葉足らずな説明で「もっとちゃんと説明してよ」と言われることもありましたし、その逆に、いったん話し始めるとマシンガントークのように止まらず、「結局、言いたいことは何なの?」のような指摘もたくさん受けてきました。

ただ、仕事をしていく上で、これだとさすがにまずいと思い、意を決して説明スキルを磨くことにしたのです。

新刊書は図鑑で、目で見て分かりやすく解説

――そうでしたか!勇気がわいてきました!先生の新刊書「説明組み立て図鑑」はタイトルのとおり、「図鑑」なんですね?

犬塚先生 はい、「図鑑」です。先ほどもお話ししたように、「説明」というのは、その目的やシチュエーションに合わせることが重要です。そのため、実際に説明をする状況をイメージして読んでもらうことがスキルアップに最も近道だと考えました。そこで、イラストや図解をできるだけ入れたのです。

また、ある特定のシチュエーションでしか使えないスキルだと読者の方も困るはずなので、説明が必要なシュチュエーションを網羅的に用意し、それぞれのシチュエーションに最適な「組み立て方」を取り揃えました。それが結果的に「図鑑」の形になったのです。

――だから「図鑑」なのですね!説明に「型」があって、順番にいえば「確実に伝わる」「動いてくれる」説明の型があったとは、驚きました!これなら自分でも使えそうです!あと、この本の特徴とかあったらもう少し教えてください。

犬塚先生 そうですね、やはりいろいろな目的やシチュエーションを想定した「使いどき!」に合わせた型(フレーム)を数多く取り揃えていることが最大の特徴でしょうか。

1つの型は4ページ完結になっているので、何らかの説明をしなければならないときに必要な型のページだけ読んでいただければいいのかと思っています。各型の前半2ページはイラストや図解が中心なので、時間がないときなどはその前半2ページだけ読み流すだけでも効果は得られるはずです。

説明上手になれば可能性が広がり、人生が変わる

――いいですね!もう少し、モチベーションを上げられるよう、「説明上手になるとこんないいことがあるよ」という事例があったら教えてください。

犬塚先生 一言でいうと、「自分の可能性を広げることができる」ことでしょうか。

もちろん、説明上手になるメリットは、プレゼンで企画が通るとか、部下の能力が伸びるとかいろいろありますが、私の中では相手から選ばれやすくなるということが挙げられます。もっというと、相手とつながりやすくなるということです。

と言いますのも、そもそも「わかりにくい=コスト」なのです。相手に認知的な負担をかけしまいます。裏を返せば、「わかりやすければコストがかからないということにあります。

当たり前ではありますが、人は、わかりやすいほうを好みます。つまり、わかりやすく伝えられることで、相手はあなたを選びたくなるのです。その結果、あなたの可能性がどんどん広がっていくというわけです。

――最後に@DIME読者のみなさんにアドバイス&エールをお願いします。

犬塚先生 説明スキルは、決して先天的なものではありません。何歳からでも伸ばすことができるスキルです。そして、説明スキルを身につけ、相手にわかりやすい説明ができることで、自分と同じ認識や理解を相手にも持ってもらうことができます。

極端にいうと、自分と相手が同じ世界を観ることができるのです。これって、なんだかワクワクしませんか?

ぜひ説明のスキルアップにチャレンジしてみてください!

――はい!ありがとうございました!

新刊書は報告・プレゼンなどオフィスで使えるものから、商品の説明、出来事の説明、何かを教えるときの説明の手順など、生活のシーンから仕事上までさまざまな場面で使えるものとなっていた!見てわかる、使って伝わる説明の本、手元に置いて活用したい。

著者紹介


犬塚壮志 教育コンテンツプロデューサー/株式会社士教育代表取締役 福岡県久留米市生まれ。元駿台予備学校化学科講師。 大学在学中から受験指導に従事。業界最難関といわれている駿台予備学校の採用試験に当時最年少の25才で合格。駿台時代に開発したオリジナル講座は、開講初年度で申込当日に即日満員御礼、キャンセル待ちの大盛況に。その講座は3,000人以上を動員する超人気講座となり、季節講習会の化学受講者数は予備校業界で日本一となる(映像講義除く)。また、年間1,500時間以上の講義を行う中で、多種多様なバリエーションの説明パターンを身につける。 2017年、「大人の学び方改革」を目的に駿台予備学校を退職。独立後は、講座開発コンサルティング・教材作成サポート・講師養成・営業代行をワンオペで請け負う「士教育」を経営する。その中で、コンサルティング・プレゼン・営業商談・交渉・セミナー講演など、ありとあらゆるシチュエーションに必要な説明スキルを磨き上げる。その説明スキルをパッケージ化した研修プログラムは、大企業から中小企業まで登壇オファーが殺到。さらに、受講アンケートにおいては、「満足度」・「活用期待度」はいずれも95%超。 その傍ら、教える人がもっと活躍できるような世の中を創るべく、東京大学大学院で認知科学をベースとした研究も行う。モットーは「教育業界における価値協創こそが、これからの日本を元気にする」。 主な著書に、累計5万部越えのベストセラーとなった『頭のいい説明は型で決まる』、発売1ヵ月で1.5万部を突破した『感動する説明「すぐできる」型』、『神わかり!頭のいい説明力』(共にPHP研究所)、『「また会いたい」と思われる話し方』(朝日新聞出版)などがある。

https://www.amazon.co.jp/dp/4815610215

(文/柿川鮎子)

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