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リモートワークやDXを進めるITツール導入で成功する企業と失敗する企業の違い

2021.11.29

リモートワークやDX化が急速に進む中、各社はあらゆる工夫をして活用し、業務効率UPや生産性向上を実現している。ITツールを活用することで、成功している日本企業も多い。

そこで今回は、ワークマネジメントツール「Wrike(ライク)」とバーチャルオフィスツール「oVice(オヴィス)」それぞれを導入することにより、リモートワークやDX化を進めた事例を紹介する。

ワークマネジメントツール「Wrike(ライク)」活用事例

●Wrikeとは

一つ目のツールは「Wrike(ライク)」というワークマネジメントツール。2021年3月からCitrixグループに加わったWrike,Incが2007年に米国で発売し、日本語版は2012年に発売された。現在、世界中で2万社、国内でも1,000社以上が導入している。

オンライン上で、カレンダーやガントチャートを用いてスケジュールやタスクを見える化して共有できるほか、チャット形式でコメントを残すなど、チームメンバーとのコラボレーションを助ける機能もある。また、プロジェクトの状況や生産性を分析できるので、経営層も活用できる。

●Wrike活用事例1 株式会社ファン・マーケティング

2021年11月4日~5日にWrike Japanが開催したオンラインイベント「Wrike Virtual Tour Japan第3回ユーザーミーティング」で紹介されていた、日本企業によるWrikeの活用事例を見ていこう。

ファン・マーケティングは、コンテンツマーケティングの企画、制作、運用等を行う企業だ。全社員がWrikeを活用しており、業務効率化とメリハリのある働き方を実現できている。

【導入経緯】

働き方改革、コロナ禍におけるリモートを活用した業務対応の必要性がある中、業務を効率化して、残業時間どう減らしていくかが大きな課題だった。

同社はクライアントから依頼されてマーケティング戦略の策定やWEB制作の企画業務を行っているが、クライアントからの急な依頼や案件が集中しがちなタイミングで、一部の現場で業務が集中してしまう状況があった。

そこで取り組んだのが、スタッフごとの業務負荷の分散。従来はExcelや紙での管理だったが、案件軸で管理できていても、メンバー軸に変換して、さらにデイリー単位で繁忙状況を正確に落とすというのがほぼむずかしい状況だった。

そこでWrikeを導入。現在は、Wrikeに二週間先までスケジュールを登録し、先々のスケジュールまで把握できるようになっており、業務負荷分散も実現できている。

【活用方法】

Wrikeは主に、メンバーのタスク管理、スケジュール管理、案件ごとのスケジュール管理、コミュニケーションツールとして活用している。

業務負荷分散については、リアルタイムでメンバーの進捗確認をしており、予定より時間がかかっている場合には、進め方を相談したり、ヘルプに入ったりして実施している。

また、メンバーのスケジュールは、長期的にも管理しており、作業時間や残業時間も把握できているという。

【定着化のポイント】

同社は、Wrikeの全社員100%の利用率を実現している。

しかし当初は課題もあった。すべて入力していたが、徐々に入力しなくなっていったスタッフなどもいた。

対策として、やみくもにルールを徹底するのではなく、一人一人の意見を聴いたり、ときには苦情も聴きながら運用ルールの改善を行った。重要な点はねばり強く説明を続けていくことで、活用促進につなげたという。

定着化のポイントは3つある。

1)マニュアル整備・説明会を実施したこと

説明会では、Wrikeの使用方法などだけでなく、Wrikeを活用する目的や意義についても社長から説明した。マニュアルにも、Wrikeを活用するメリットを記載した。

2)Wrikeを業務プロセスに組み込んだこと

Wrikeをただのタスク管理やスケジュール管理ツールに留まらず、クリエイティブの原稿管理、校正、コメント付けなど、さまざまな業務をWrikeで管理し、業務プロセスに組み込むことで定着化を促した。

3)スタッフのモチベーションを向上させたこと

Wrikeを入力することで、自分の働き方にどんなメリットがあるのかということを明確に説明していった。会社全体としては残業時間の削減、生産性の向上が期待できるが、メンバー自身の目の前のメリットとしては、有給休暇の取得の予定が立てやすくなったという声がよく挙がるという。Wrikeで作業負荷を確認することで、自分の二週間先、一ヶ月先の予定が見えるので、今は忙しいけれど、調整して「この頃には休みを取れそう」などの計画を立てやすい。

Wrikeを使うこと自体が目的ではなく、うまく業務効率アップなどに使っている点がお手本となる良き活用例だと、Wrikeの担当者は述べた。

Wrikeのガントチャート画面例

●Wrike活用事例2 バックオフィス業務のアウトソーシング事業企業

Wrikeの担当者によれば、リモートワーク下では、新人研修プログラムに活用している企業もあるという。

「大阪に本社を置き、バックオフィス業務のアウトソーシング事業を展開する会社では、『いつ・どこで』働くかを問わない体制を目指して、Wrikeで9割以上の業務をこなし、完全リモートワークでも業務効率を落とさずに業績を伸ばすことに成功しています。

一例として、Wrike上で組まれた新人研修プログラムは、研修内容が日単位で設定され、社員がWrikeの各タスク欄に整理された情報を消化していくように設計されています。リモートワークでもタスクコメント機能を使って他の社員に質問をしたり、コメントを残したりすることができ、理解不足にならないように配慮され、社員同士のコミュニケーションも促進されています。

新入社員にとっては、今日学ぶべきことがWrikeでタスクとして一覧化されているので、目の前の研修内容にフォーカスでき、モチベーションや学習意欲の点でも上手く設計されています。各社員の消化状況もWrikeではワンクリックで可視化でき、教育担当からのスムーズなフォローアップが可能となっています」

バーチャルオフィスツール「oVice(オヴィス)」

●「oVice」とは?

続いては、日本発のバーチャルオフィスツール「oVice(オヴィス)」だ。

oVice株式会社(本社石川県七尾市)が開発・提供するバーチャル空間を提供するもので、サイト上で自分のアバターを自由に動かし、相手のアバターに近づけると、簡単に話しかけられる。自分のアバターに近い声は大きく、遠い声は小さく聞こえ、まるで現実の空間で話しているような感覚でコミュニケーションがとれる。

2021年8月にサービスを開始し、同年10月末時点で1,300社以上に利用されている。テレワークにおける社員同士のコミュニケーション不足解消のためのバーチャルオフィスや商談からネットワーキング、オンライン展示会、自由に交流できるオンライン飲み会など、さまざまな場面での活用が進んでいるという。

なかにはバーチャル空間をつなぎ合わせて「バーチャル本社ビル」化し、1,000人以上の社員が勤務している企業などもあるそうだ。

偶然聞こえてきた会話に簡単に参加でき、会話する中で生まれた新たなアイデアを形にするといった、従来のオフィスのような環境を実現。施錠できる会議室機能もあるため、機密情報を特定のメンバーだけで話すこともできる。

●oVice活用事例 株式会社リコー

「RICOH BUSINESS INNOVATION LOUNGE Tokyo」の1階

株式会社リコーの事例を見ていこう。これははたらくの未来を共に考える知的創造空間「RICOH BUSINESS INNOVATION LOUNGE Tokyo(以下、RICOH BIL Tokyo)」のバーチャル空間での運営に活用されている事例だ。

RICOH BIL Tokyoは、新しい技術とそれによる新しい働き方を体験することを通じて、DXに向けた「共創」を推進する場だ。つまり、社内のメンバーだけでなく、外部の人も招くバーチャル空間となる。これまでは実際に施設に来てもらっていたが、緊急事態宣言下ではリモートに移行する方法を取った。

RICOH BIL Tokyoでは、リコーの社員や顧客がアバターとして表示され、アバターを介して打ち合わせを行っている。

●360°カメラで仮想と現実オフィスのコミュニケーションを実現

先日は、リコーの360°カメラにより、リアルオフィスとバーチャルオフィス双方のコミュニケーションも実現するシステムを共同開発した。2021年9月からベータ版の試験運用を始め、2022年3月頃を目途に正式提供をスタートする予定だ。

リアルオフィスに360°カメラ「RICOH THETA」を設置してライブストリーミング映像を配信し、oViceのバーチャルオフィス上から、実際のオフィスの状況をリアルタイムで確認できるもの。

これにより、バーチャルオフィスに出社しながら、リアルオフィスに出社しているメンバーと相互コミュニケーションができる。

oViceの担当者は、リコーによるoVice活用の特徴について次のように話す。

「RICOH BIL Tokyoという施設をoVice上でも運営し、RICOHの社員同士だけでなくお客さまを招いて交流しているところが最大の特徴だと感じています。また、RICOH BIL TokyoのoViceスペースにはさまざまな仕掛けが施されており、360°カメラでRICOH BIL Tokyoの実際の様子がoVice上で見られるだけでなく、現実世界ではなかなか設置することができないプールやたき火などをレイアウトに組み込んでいます。これにより、RICOH BIL TokyoのoViceスペースを訪れたお客さまに自社のサービスを紹介できるだけでなく、そうした独自のレイアウトから自然と会話が生まれるため、テレワークでのコミュニケーション不足を解消する新たな解決策を提案できています」

ExcelからWrikeへの移行、そしてoViceによるオフィスのバーチャル化は、いずれもリモート化やDXかを後押しするものだ。また各社独自の工夫を行うことで、定着化や成果につなげられていることがわかった。

【参考】
Wrike
oVice

取材・文/石原亜香利

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