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2022年1月から施行される「改正電子帳簿保存法」のポイント

2021.11.18

2022年1月1日より、改正電子帳簿保存法が施行されます。

特にメールで受領した請求書や、ネットショッピングの領収書などを、印刷出力して保管することはできなくなる点が注目されます。

個人事業者・法人ともに影響を受ける改正内容ですので、きちんとその内容を理解しておきましょう。

今回は、2022年1月施行・改正電子帳簿保存法に基づく、電子帳簿保存ルールの変更内容を解説します。

1. 電子帳簿保存の3つのパターン

電子帳簿保存法で認められている電子帳簿保存の方法には、以下の3パターンが存在します。

①電子帳簿等保存

会計ソフトやExcelなどを用いて、最初から電子的に作成した帳簿や国税関係書類を、そのまま電子保存する方法です。

②スキャナ保存

紙で受領または作成した書類を、スキャナで読み取ったうえで、画像データとして保存する方法です。

③電子取引

電子メール等で受領した、またはインターネット上からダウンロードした請求書や領収書のデータを、そのまま電子保存する方法です。

2. 2022年1月施行・改正電子帳簿保存法の主な変更点

改正法では、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引のそれぞれについて、保存に関するルールに変更が加えられています。

2-1. 電子帳簿等保存・スキャナ保存の事前承認制度が廃止された

これまでは、電子帳簿等保存・スキャナ保存を行う場合、事前に税務署長の承認を受ける必要がありました。

しかし改正法では、事業者の事務負担を軽減する目的で、電子帳簿等保存・スキャナ保存の事前承認制度は廃止されます。

2-2. 電子取引の領収書等の印刷保管ができなくなった

電子取引で受領した請求書や領収書などは、これまで印刷したうえで保管することも認められていました。

しかし、改正法の施行以降は、電子取引による請求書・領収書等の印刷保管は不可となり、電子データのまま保存することが必須となります。

後述のとおり、保存方法に関する要件が設けられているので、要件を満たすように保存方法を見直しましょう。

2-3. その他

上記以外にも、以下の変更が行われる予定となっています。

・一定の国税関係帳簿について、優良な電子帳簿を保存する旨の届出を行った場合、申告漏れの際の過少申告加算税が5%軽減される
・正規の簿記の原則(複式簿記等)に従って記録された電子帳簿は、全般的に電子保存が可能になる
・スキャナ保存、電子取引のタイムスタンプ要件、検索要件が緩和される
・スキャナ保存の適正事務処理要件が廃止される
・スキャナ保存、電子取引について、不正があった際の重加算税が10%加重される

詳細については、以下の国税庁リーフレットをご参照ください。

参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

3. 電子取引の請求書・領収書等の保存方法は?

電子取引の請求書・領収書等を保存する際には、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たすことが必要です。

3-1. 真実性の確保

電子保存される請求書・領収書等のデータが、改ざんされないような措置を講じていなければなりません。

具体的には、以下の4つのうちのいずれかを満たすことが必要になります。

①タイムスタンプが付された後、請求書・領収書等のデータを授受する
②請求書・領収書等のデータを授受した後、速やかにタイムスタンプを付し、保存者または監督者に関する情報を確認できるようにする
③訂正・削除の履歴が確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを通じて請求書・領収書等のデータの授受・保存を行う
④正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を制定し、規程に沿った運用を行う

タイムスタンプ等をコンスタントに運用することが困難な小規模事業者は、④の事務処理規程を整備する方法を選択するのがよいでしょう。

国税庁が事務処理規程のサンプルを公表しているので、以下のページからダウンロードしたうえで、適宜アレンジしてご活用ください。

参考:参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁

3-2. 可視性の確保

電子保存される請求書・領収書等のデータを、誰もが視認・確認できる状態で保存されていなければなりません。

具体的には、以下の対応が必要になります。

①保存場所に以下のものを備え付け、データを整然かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

・パソコンなどの電子計算機
・プログラム
・ディスプレイ
・プリンタ
・操作マニュアル

②電子計算機処理システムの概要書を備え付けること(オンラインマニュアルなども可)

③以下の検索機能を確保すること

(a)取引年月日その他の日付・取引金額・取引先を検索条件として設定できること
(b)日付または金額に係る記載項目については、その範囲を指定して条件を設定できること
(c)二以上の任意の記載項目を組み合わせて条件を設定できること

なお、③の検索機能の確保については、税務職員によるダウンロードの求めに応じることができる場合には、(b)と(c)が不要になります(さらに、前々年度の売上高が1000万円以下の事業者の場合は、(a)も不要になります)。

検索機能の(a)については、たとえばExcelで該当項目をまとめておけばよいでしょう。

Excelで検索機能を確保するための方法については、以下のQ&Aをご参照ください。

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問33|国税庁

4. まとめ

電子帳簿保存法のルールに従って電子帳簿を保存していないと、後で税務調査が行われた際に、追徴課税を受けてしまう可能性が高まってしまいます。

電子帳簿保存法の改正があった際には、速やかに最新のルールをインプットして、請求書・領収書等の管理方法を見直しましょう。

取材・文/阿部由羅(弁護士)
ゆら総合法律事務所・代表弁護士。西村あさひ法律事務所・外資系金融機関法務部を経て現職。ベンチャー企業のサポート・不動産・金融法務・相続などを得意とする。その他、一般民事から企業法務まで幅広く取り扱う。各種webメディアにおける法律関連記事の執筆にも注力している。東京大学法学部卒業・東京大学法科大学院修了。趣味はオセロ(全国大会優勝経験あり)、囲碁、将棋。
https://abeyura.com/
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