小学館IDをお持ちの方はこちらから
ログイン
初めてご利用の方
小学館IDにご登録いただくと限定イベントへの参加や読者プレゼントにお申し込み頂くことができます。また、定期にメールマガジンでお気に入りジャンルの最新情報をお届け致します。
新規登録
人気のタグ
おすすめのサイト
企業ニュース

オンライン会議の進行役に「ファシリテーター」が必要な理由

2021.11.05

オンライン会議

 今まで805社の働き方改革を支援してきました。多くの企業で長時間労働につながっているのは、多層化していて複雑な意思決定プロセスと、その一因である会議とメールです。中でも、時間を浪費する会議は、たくさん目にしてきました。それを改善するのに必要なのが、ファシリテーターです。

ファシリテーターは会議における仕切り役のこと

 ファシリテーターとは会議の流れをコントロールし、目的の達成に導く案内役のこと。参加者を飽きさせることなくチームとしての一体感を作り、参加者全員のモチベーションを高めて、次の行動につなげる役目も担います。

 特にオンライン会議でファシリテーターを配置すると、会議の運営が大幅に改善できます。以前の調査結果では、ファシリテーターがいる会議の場合、時間どおりに終わる可能性が45%アップすることがわかりました。事前に決めたアジェンダがすべてカバーされる可能性は21%、会議後の参加者満足度は29%も向上したのです。

 日本ではファシリテーションという教育を受けるビジネスパーソンは極めて少ないのが現状です。一方の欧米は、高校や大学における授業の課程として、会議の回し方、議論の統率の仕方を学びます。会議のファシリテーションのスキルは一朝一夕には磨くことができません。しかし、社内会議で場数をこなすことにより、成果と成長を感じることができます。

ファシリテーターが押さえるべき3つのポイントとは!?

 ファシリテーターになるために学ぶべきことについて、具体的に説明しましょう。

 まずは会議を開くに当たり、アジェンダの中身や各項目の割り当て時間を、主催者と事前に決めておかなければなりません。長く話す人のことを考慮し、個々が話す時間の制限を設けることも必要です。具体的には、次の3点を押さえるようにしましょう。

【1】発表者の発言時間を制限

【2】残り時間の意識づけ

【3】次のアクションの確認

 これらのことを意識しながら進行することによって、理想の会議に近づけられるはずです。

「相手のメリット」と「自分の思い」で参加者に協力を仰ぐ

 会議の参加者にはそれぞれの目的があります。そのすべてを実現しようとすると、会議という共同作業は決してうまくいきません。お互いに言いたいことを言いたいだけ話をしていたら、時間どおりには終わらないでしょう。

 そのため、会議の冒頭では参加者の〝意識を整える〟必要がありますが、かといって「こうすべきです」と理屈で説得しても、なかなか受け入れてもらえません。理屈だけで人が動くのであれば、会議を開く必要はないからです。

 参加者の〝意識を整える〟ためには、次に列記するような「いいことがありますよ」という相手にとってのベネフィットを、会議冒頭で意識させるようにしてください。「すばらしい」という思いが伝わって、従ってくれるはずです。

【会議冒頭に意識させること】

「一緒に成果が出せれば

(あなたにも)メリットはある」

「これが決まれば

組織も個人も成長できる」

「会議の時間を無駄にしたくない」

「集まることを目的としないで次の行動につなげたい」

〝承認のサンドイッチ〟で暴走を止める

 会議の際、役職者がいつまでも同じ愚痴を繰り返している場面を見かけます。そんな時は、時間管理の責任者であり、中立な立場のファシリテーターが割って入り、相手を承認してから軌道修正を試みてください。例えば次のように、目的を意識して行動を修正します。

「〇〇部長、貴重なご意見ありがとうございます。そのようなデメリットもあるかもしれませんね。今日は来週のアクションを決めないといけないので、次のアジェンダに進めさせてください。ご協力ありがとうございます」

 一方的に否定されると役職者は気分を害し、話がさらに長くなることがあります。そのため「承認―発言抑制―承認」という〝承認のサンドイッチ〟で話をすれば、言うことを聞いてくれる可能性が高まります。こうした調整をスムーズに行なうためにも、会議におけるファシリテーターの導入を、ぜひ検討してみてください。

オンライン会議

オンライン会議では、WebカメラをなかなかONにしてくれないことがあり、対面の会議よりも慎重に空気を読みながら進めていくことが必要。そのため、ファシリテーターという明確な案内役を設けることで、会議をスムーズに進めやすくなる。

越川慎司/全員がリモートワーク・複業・週休3日を実践するクロスリバーの代表。約700名のほぼ全員がリモートワークのキャスター社における事業責任者も務める。自著16冊・累計40万部。『最速で結果を出す資料の作り方』(DIMEデジタル新書)が好評発売中。

興味のあるジャンルを登録して@DIMEをもっと便利に!話題のコーヒーメーカー「BALMUDA The Brew」やAmazonギフト券が当たるキャンペーン実施中

@DIMEのSNSアカウントをフォローしよう!

DIME最新号

最新号
2021年11月16日(火) 発売

DIME最新号の特別付録は「自撮り棒一体型スマホ三脚」! 特集は「今聴くべき、ラジオと音声コンテンツ」、「家電進化論2022」

人気のタグ

おすすめのサイト

ページトップへ

ABJマークは、この電子書店・電子書籍配信サービスが、著作権者からコンテンツ使用許諾を得た正規版配信サービスであることを示す登録商標(登録番号 10401024号)です。詳しくは[ABJマーク]または[電子出版制作・流通協議会]で検索してください。