「ハイブリッド型テレワーク」は定着するか？出社組とテレワーク組をフェアにする10か条

コロナ禍が収束した後は、オフィス勤務、在宅勤務、サテライトオフィス等、「働く人が、働く場所を選べる」ようになると予想されている。株式会社テレワークマネジメントの代表取締役 田澤由利氏は、そのポストコロナ時代の働き方を「ハイブリッド型テレワーク」と呼んでいる。うまく運用するコツは、出社組とテレワーク組を「フェア」にすること。今回は、そのハイブリッド型テレワークの特徴と、成功のポイントについて、先日開催された田澤氏によるオンラインセミナーの内容より紹介する。

ポストコロナの「ハイブリッド型テレワーク」成功の極意

田澤氏は、国や自治体のテレワーク普及事業への参画やテレワークに関する講演活動等を行っている。そうした中、「ポストコロナのテレワーク」と題して、10回に渡ってZoomによるオンラインセミナーを今年の年末まで実施中だ。

今回は、2021年9月10日に実施された第2弾の「出社組もテレワーク組もフェアに働くための十か条」の内容を抜粋して紹介する。

【プロフィール】
田澤由利氏
株式会社テレワークマネジメント　代表取締役

奈良県生まれ、上智大学卒。2008年に設立したテレワークマネジメントで、企業の在宅勤務の導入支援を行うほか、国や自治体のテレワーク普及事業、「テレワーク」に関する講演や講義等で広く情報発信・普及活動を行っている。

「ハイブリッド型テレワーク」とは、どこにいても仕事ができる働き方

ポストコロナでは、出社とテレワークを組み合わせた「ハイブリッド型テレワーク」になると予想されている。

「ハイブリッド」と言うと「二種類」のイメージがあり、オフィス勤務か在宅勤務の二択だと思われがちだ。しかし、ハイブリッドという言葉には「複数」という意味があり、ポストコロナにおいては、家やオフィスはもちろん、サテライトオフィス、リゾートワーケーションなど、「その人が、そのときに一番パフォーマンス高く働ける場所」を選んで働くスタイルが予想されている。「会社にとっても働く人にとってもハッピーになることを目指していきましょう」と田澤氏は述べる。

ポイントはどこでも「フェア」に働けること

ハイブリッド型テレワークを成功させる一番のポイントは、「フェア」に働けることだという。「テレワークだと評価が下がるよね」「やっぱり会社に来なきゃいけないよね」というのではよくない。「やりがい、評価、給与、仲間」の4つのポイントをフェアにし、どこにいても公平であるという形の働き方を我々は目指していくべきだと田澤氏は提案する。

それを目指すことができれば心理的安全性、さらには「個人・企業・社会のウェルビーイング」を実現できる。

ただ、ポストコロナでない今の段階では、まずはオフィス勤務と在宅勤務の「アンフェア」をなくすテレワークを目標にすべきである。

オフィス勤務と在宅勤務の「アンフェア」をなくす必要性

現在、出社組と在宅組との間で、こんな悩みが挙げられている。

出社組は「在宅組の進捗がわからない」、「在宅組への依頼が面倒」、「在宅組はさぼっているのでは」などの悩みがあり、在宅組は「雑談がしにくい」「チーム仕事がしにくい」「出社組と比べて評価されない」といった悩みを抱えている。

将来、どこででも働ける状態を作るために、今どういうテレワークに取り組んでいったらいいか。こうした課題にしっかり向き合って、解決させていくことが大事である。

出社組もテレワーク組もフェアに働くための十か条

そこで田澤氏は、上記の課題を解決する「出社組もテレワーク組もフェアに働くための十か条」を提案する。

一、「テレワーク」を特別と思うなかれ

出社勤務と在宅勤務でルールや評価、給与を変えず、すべて同じを目指す必要がある。

例えば、「今日、山田さん在宅勤務だから明日でいいか」と在宅勤務を休み扱いのようにしてしまうことがあるが、これでは効率が悪くなる。「山田さん、確認したいので、10分だけ時間いいかな」とWEB会議で確認するなど、みんなが同じルールで同じように働ける方向に持っていく必要がある。一番は意識を変えることだ。

二、まずは会議からフェアにせよ

会議は、出社組と在宅勤務組との間で、フェアではなくなってきている。

例えば、出社組だけで話が盛り上がってしまい、在宅勤務組が「どの資料のどの話？」「僕の意見も聞いてほしい」など輪に入れない状態になり、「次の会議は出社しよう」と思ってしまうことはよくある。

解決のためには、全員が意識してやっていかないとむずかしい。会社の会議室に居る人、自席に居る人、在宅勤務している人が同じ会議に入ったときに、いかにフェアな感覚を持ってできるか。運営と仕組みなどを意識して工夫していく必要がある。

三、雑談してしまう場と機会を作れ

「テレワークだと気軽に声がかけられない」「雑談グループを作っても誰も来ない」というコミュニケーションの悩みも多い。雑談は「雑談しよう」と思って始めるものではない。してしまうものである。会社のどこで、どんな状況で雑談が起こるかを分析し、つい雑談してしまう場と機会を作るのも大事だ。

四、ホウレンソウをあなどるなかれ

近年は「報告、連絡、相談」は必要ないといわれているが、本当にそうだろうか。日本の仕事はチームで行っているので、テレワークでもICTを使って報告・連絡・相談をしっかりできる仕組みを作らないといけない。

五、毎日、予定と進捗を共有せよ

予定と進捗は、全員が共有することが大事だ。「山田さん、今日はいないけど、テレワーク？休み？」「業務が急に増えて大変だけど誰に振ればいい？」これでは業務は進んでいかない。

口頭、メール、チャット、オンラインのカレンダー等を活用しよう。

六、安心して働ける柵を作れ

過剰労働を防ぎ、心身の健康のために、管理者は安心して働ける場を作ることが重要だ。

従来は「会社に行って、ここで働きなさい」というように、杭につながれたような働き方だったのを、突然、原野に放してしまうのはリスクが高い。「遊ぼうよ」というのも含めて、怖い誘惑をはねのける自律性が全員あるとは限らない。時間で縛るのはナンセンスであり、成果主義がいいという人もいるが、今まで杭につながれていた人が、いきなりそこに行くのは大変なので、まずは柵を作る。何の柵か。それは、働きすぎるとか災害時などに会社が守ってくれるという「柵」である。さぼってしまうのも含まれる。さぼったら、自分があとから過剰労働になったり、心身の健康をおびやかしたりすることにもなる。テレワークだからこそちゃんと時間管理することが大事だ。

しかし、それはぎちぎちのルールではなく、場所も、働く時間もちゃんと柔軟に、その人のライフに合わせてできるようにする柵をつけましょうということ。例えば、画面をキャプチャする「F-Chair＋」というツールが便利。監視ツールではなく、柵ツールである。

七、電話とハンコとFAXを攻略せよ

紙資料のデジタル化はもちろん、電話やハンコ、FAXのために会社に行かないといけないケースがあり、それを攻略していく必要がある。ペーパーレス化に考えがいきがちだが、会社にあるたくさんのペーパーをなくして次、というよりは、まずは本当に会社に行かなければならないものと分けて、今必要な書類を先にデジタル化するのが良い。

八、セキュリティは鍵のかけ方と心得よ

「情報漏洩が怖いから、テレワークをしない」となってしまうことのほうが怖いと思っている。

どこに、どんな鍵を誰に対してかけるのか、まずそこからシンプルに考えていってはどうか。鍵といっても、南京錠から顔認証システムまで様々あり、全部がちがちにセキュリティを強化するとしたら、大変なコストがかかる。今、仕事をするときにどこに鍵をかけるか、そこをしっかり考えていくといいだろう。

九、人を育てるのは人と心得よ

これまでの人材育成でやりたかったこと、伝えたかったことを、どうすればオンラインでもできるか。新人教育や、異動などで新しく来た人との交流、新しい知識を伝授するなど、今まで行ってきた人材育成の取組を、テレワークの世界で実現するとなった場合、チームの連帯感が希薄なままやりましょう、となってしまうと、フェアじゃない世界ができてしまう。人材育成においてもフェアではなくなってしまう。

例えば本社の人はきちんと教育を受けられるけれど、地方のサテライトオフィスではあまり教育がされないというのはアンフェア。人を育てるのは人である。ITは育ててくれない。動画による教育でも、人がしゃべったものを見てもらって理解してもらう。できるだけ今までやってきた人材育成に近いやり方を模索してほしい。そのためにはどんなツールややり方があるのかを考えたい。

十、時間あたりの効率を評価せよ

テレワークでも「成果÷時間」を評価軸にしよう。

「時間あたりの生産性＋過程・行動」で評価する。

長い時間働く人だけ、目に見える人だけを評価してはいけない。なぜなら働き方が変わるから。働き方が変われば当然、評価も変わるし、今までの評価の悪いところは改善していかないといけない。時間は関係なく成果でというのは危険。時間あたりの評価が大事である。短い時間でも仕事してくれる人の評価を高めるには、時間あたりの生産性を評価軸にすること。テレワークでも評価はフェアであるということに尽きる。

いつ、どこでもフェアに働ける環境づくりを今、アンダーコロナのうちにきちんと取り組んだ成果が、ポストコロナに出てくる。より効率よくなり、また、より良い人材を得られる企業になると思う。そのために今できることは何か、それを今後のオンラインセミナーで具体的にお話していきたい。

これからの働き方に役立つオンラインセミナー・イベント

コロナ禍となり、働き方が大きく変化したと共に、デジタル化も進んだ。アンダーコロナ、ポストコロナともに、これからの働き方に役立つオンラインセミナーやイベントに参加してみるのもいいだろう。

田澤由利「ポストコロナのテレワーク」連続オンラインセミナー

本記事で紹介した田澤由利氏のセミナーは、「ポストコロナのテレワーク」連続オンラインセミナーの第2回目である。全部で10回を予定しており、この後も、年末にかけて随時、開催される。参加は無料なので、ぜひ気になる回に参加してみよう。

現在、第6弾まで開催日時が決まっている。

第4弾：テレワークでも「ほうれんそう」が要だった!!（10/15 11:00～12:00）

第5弾：テレワークでチームビルディングは可能か?!（10/29 11:00～12:00）

第6弾：テレワークでの人材育成はこうあるべき！（11/5 11:00～12:00）

デジタル庁「2021年デジタルの日ONLINE EVENT─デジタル庁創設記念─」

2021年10月10日（日）の「デジタルの日」の13時より、デジタル庁の初オンラインイベントが開催される。YouTube、Twitterにて生配信され、誰もが自由に無料で視聴できる。

デジタルの日は年に一度の記念日で、今年初めて創設された。デジタルに触れ、使い方や楽しみ方を見つける日とされている。その記念日に開催されるのが、デジタル庁の2021年9月1日の創設を記念したオンラインイベントだ。

本編では、日本のデジタル化がどれくらい進んでいるのかを調査した結果をもとに、日本の「デジタル度」を発表する「日本のデジタル度2021」や、「＃声を届ける ～デジタル庁 アイデアボックス～」として国民から寄せられたアイデアを取り上げ、投稿者とリモートで電話をつなぎ、登壇者から直接コメントをもらう場、優れたデジタル化の取組をしている個人やチームを表彰する「デジタル社会推進賞」の発表、eスポーツ選手によるエキシビジョンマッチなどのeスポーツの魅力を伝える機会、デジタルを活用した4つの自治体と3つの中小企業の事例動画の紹介、デジタルセーフティについて学べる機会などが用意されている。

また、落合陽一氏や西村博之氏などの著名人などの登壇者が、デジタルの日のこれからについて登壇者が語る「デジタルの日のこれから」も見どころの一つだ。参加視聴することで、今後の新しい働き方と共に、身近なデジタルの関わりも学べる機会となりそうだ。

「2021 年デジタルの日ONLINE EVENT ─デジタル庁創設記念─」
開催日時：2021 年10 月10 日（日）13:00～16:00
配信場所：デジタル庁公式YouTube チャンネル

https://youtu.be/2hL9h85Ei6I

デジタル庁公式Twitter アカウント

【参考】
田澤由利の「ポストコロナのテレワーク」連続オンラインセミナー（9/3～年末、全10回）

取材・文／石原亜香利