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その説明できちんと伝わってますか?リモート会議でよくある失敗例と改善策

2021.08.24

リモート会議やメール、チャットといったリモートコミュニケーションが重要になっている今、「説明」がうまくできることは、ビジネスの成果や関係構築において、非常に有効だ。

今回は、話し方スクールを運営するモチベーション&コミュニケーション代表取締役の桐生稔氏に、同氏の新刊である「説明の一流、二流、三流」の内容をもとに、リモート会議やメールで失敗しがちな「説明」の例とその改善策を聞いた。

リモート会議におけるよくある「説明」の失敗例と改善策

まずは、リモート会議において、よくある「説明」にまつわる失敗例と改善策を見ていこう。

【取材協力】

桐生 稔氏
株式会社モチベーション&コミュニケーション代表取締役
2017年、社会人の伝わる話し方を向上すべく、株式会社モチベーション&コミュニケーションを設立。現在全国40都道府県で年間2000回伝わる話し方セミナー、研修を開催。具体的で分かりやすいメソッドが評判を呼び、日経新聞、プレジデント、東洋経済ONLINE、 YAHOO!ニュースに掲載される。著書「雑談の一流、二流、三流」(明日香出版)は11万部を突破。他に「10秒でズバっと伝わる話し方」(扶桑社)、「30秒で伝える全技術」(KADOKAWA)、「説明の一流、二流、三流」(明日香出版)がある。

1.リモート会議でダラダラ説明してしまい、参加者の集中力が途切れる

リモートはとにかく集中力が切れやすいという問題がある。イヤフォンマイクのノイズがうるさかったり、途中で音声が途切れたり、通信が不安定で画面が停止したり、自宅なら犬が吠える声が聞こえたりと、集中力が切れる要素が目白押しである。そんなとき、ダラダラと一方的に説明をしていると、さらに参加者の集中力が切れやすくなる。そんなとき、どうすればいいか。

「一方的に説明を続ければ、あっという間に聞き手の集中力は途切れます。そんなときのコツは『共に運ぶ』ことです。伴走するかのごとく、一緒に説明を進めていくのです。

例えば、『私はこう思うのですが、〇〇さんはいかがでしょうか?』と質問を入れること。『ここまでで、ご不明な点はありませんか?』と合意を取りながら会話をすること。『質問があれば、どんどん受け付けますね』といつでも会話に入れるようにすること。こうして一人で説明し続けるのではなく、共に運んでいくこと。一流は、一方通行ではなく、会話型で説明します」(桐生氏)

2.リモート会議で資料だけで説明する

リモート会議で便利なのは、資料を画面共有しながら説明できることだが、資料をずーっと画面に表示しながら説明する人がいる。しかしこれでは参加者はまるで退屈な学校の授業と同様に居眠りをしてしまいそうになるほど飽きてしまうだろう。

「資料だけでなく、『資料+表情+しぐさ』をフル活用して伝えましょう。聞き手が資料に集中しているときは、資料をメインに説明する時間。聞き手がおおむね理解できたときは、表情やしぐさをメインにして説明する時間。聞き手にインパクトを残したいときは、一旦資料を映すのをやめて、あえて表情やしぐさだけで説明する時間。このように画面に変化を起こすことがポイントです。一流は、使えるものはすべて使います。そのほうが聞き手に伝わるからです」(桐生氏)

3.普通の声のトーンやしゃべり方により、相手に「説明」が届かない

リモート会議だと、相手の声が対面よりも聞き取りにくいが、それは相手にとっても同様である。普段と同じような声でしゃべると、相手に声が届かず、そもそも説明が聞き取れないという失敗が起こりがちだ。

「オンラインだと、画面を通す分、声や表情は伝わりにくくなります。そのため、一般的に言われているように、対面で話しているときよりも声のトーンを高めにしてハッキリ聞こえるようにすることや、いつもより口角を上げて表情が伝わるようにすることは大切です。

その上で、一流はさらに相手の状態に合わせていきます。例えば、『声が大きすぎて聞き取りづらそう』と感じればトーンを少し下げる。逆に、相手が聞こえなさそうと感じればもう少し声のトーンを上げて話す。

表情も相手のことを考えて設定します。話すとき、多くの人は自分がしたい顔をします。

一番楽なのが無表情でいることです。しかし一流は、『自分がしたい顔ではなく、相手が見たい顔』をします。相手が見たい顔とは、朗らかで、優しそうで、話しかけやすい表情です。

常に相手のことを考えたコミュニケーションが取れています」

4.身振り手振りがなく、相手に伝わりにくい

リモート会議では身振り手振りなど、ジェスチャーを大げさにすると良いといわれる。しかし実際のところ、恥ずかしかったり、面倒だったりして、できない人も多いのではないだろうか。しかし、そのことで相手に「説明」が伝わりにくくなってしまうこともある。

「画面は100%使い切ったほうがよいです。オンラインの場合、PCの四角い画面からしか情報を伝達することができないため、その区画を100%使い切り、大胆に動き、ハンドジェスターを使って、表現したほうが伝わります。

オンライン授業で人気のある学校の先生は、教卓の前で棒立ちで話しません。教卓の前で大立ち回りをします。見ているほうは動きがあったほうが面白いです」

メールのよくある「説明」の失敗例と改善策

続いては、リモートでのやりとりに欠かせないメールについて。「説明」に関するよくある失敗例とその改善策を桐生氏に教えてもらおう。

1.工夫して書いてもメールを読んでもらえない

多くの人たちは、きっとメールを送るときに結論から書いたり、ポイントを整理して短くまとめたりと工夫しているだろう。しかし、実際、相手に読んでもらえなかったり、理解してもらえなかったりすることはないだろうか。

「一般的なビジネスパーソンなら、一日に50件、100件、平気でメールが飛んできます。メールを受け取る人は、できるだけ負荷を減らしたいと思っているはずです。だからメール送信者にはこんなことを期待しています。

(1)「何をして欲しいか具体的に記載して欲しい」
(2)「簡単に返信できる内容にして欲しい」
(3)「メールは1回で済むようにして欲しい」

一流は、これらの期待に応えるために、具体的に、簡単にやりとりが1回で終わるメールを送ります」(桐生氏)

2.箇条書きをしてわかりやすくしたつもりが、読みづらい

長文メールを送ると相手に読んでもらえなくなる。そこで、箇条書きで書くことを上司などから教えてもらったことがあるかもしれない。しかし、桐生氏は、箇条書きにも三流、二流、一流があるという。一流の書き方を教えてもらおう。

「一流は、全体像が秒速で把握でき、知りたいことが目に飛び込んでくる、『読ませる箇条書き』で記載します。ポイントは3つです」

(1)グルーピングする

「ただ一つ一つの箇条書きを横に並べるだけでなく、『○現状の問題』『○対応策』『○今後の流れ』のように、グループに分けて書きます。そのほうが整理されていて見やすく、気になるところをすぐに確認できます」

例)
○現状の問題
・~~~~
・~~~~

○対応策
・~~~~
・~~~~
・~~~~

○今後の流れ
・~~~~
・~~~~

(2)1行の文字を30文字程度にする

「一瞬で理解できる文字レベルは、近年のニュースメディアやGoogleの検索結果表示を見ていても30文字程度であることがわかります」

(3)箇条書きは3つ程度にする

「グルーピングされていても、10も20も箇条書きがあったら読む気を失います。箇条書きは3つ程度に。『・』が多くなる場合は、グルーピングを分けましょう」

「箇条書き一つとっても手を抜かず、相手のことを考え、工夫するのが一流の説明です」

リモート会議やメールにおける「説明」は、毎日、当たり前のように行っていることだ。だからこそ、一流の対応を行うことで、相手や周りから一目置かれるのではないだろうか。ぜひ三流、二流を抜け出し、一流を目指そう。

【参考】

説明の一流、二流、三流」(明日香出版)

取材・文/石原亜香利

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