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説明ベタな人はご一読!話し方のプロに聞く「説明上手」になる秘訣

2021.08.22

「説明がわかりにくい」と上司に指摘されることが多く、自信をなくしている…。そんな人はいないだろうか。人から指摘されることはなく、ある程度、まともに説明はできているつもりでも、実際は、意外と相手に伝わっていなかったりすることもある。

そんな説明の三流、二流から脱する方法と、一流の説明のワザを、話し方スクールを運営するモチベーション&コミュニケーション代表取締役の桐生稔氏に、同氏の新刊である「説明の一流、二流、三流」の内容をもとに聞いた。

一流はこうしている!説明ベタのよくある悩み解決策

【取材協力】

桐生 稔氏
株式会社モチベーション&コミュニケーション代表取締役
2017年、社会人の伝わる話し方を向上すべく、株式会社モチベーション&コミュニケーションを設立。現在全国40都道府県で年間2000回伝わる話し方セミナー、研修を開催。具体的で分かりやすいメソッドが評判を呼び、日経新聞、プレジデント、東洋経済ONLINE、 YAHOO!ニュースに掲載される。著書「雑談の一流、二流、三流」(明日香出版)は11万部を突破。他に「10秒でズバっと伝わる話し方」(扶桑社)、「30秒で伝える全技術」(KADOKAWA)、「説明の一流、二流、三流」(明日香出版)がある。

●悩み1.長すぎてもだめ、短すぎてもだめ。説明するときにどの程度がちょうどいいかわかりません。

A.一流は、大胆に削り、真芯にフォーカスして話します。

「モレなく、ダブりなく」の「MECE(ミーシー)」がロジカルシンキングの世界でよく使われますが、モレなくダブりなく整理することと、モレなくダブりなく説明することはまったく違います。整理するのは良いものの、それをそのままモレなく、タブりなく説明したら相手はうんざりします。例えば、面接の自己PRで「私の特徴をモレなく、ダブりなく伝えます。15分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と言い、そんな長尺な自己紹介を行えば、間違いなく面接は落ちます。

大事なことは、モレなくダブりなく整理したあとに、「大幅に削る」ことです。

例えば、来期の事業計画を説明する場合、ただ予算の数字を伝えるだけでは意味がありません。それは資料を見ればわかります。一番聞きたいのは、どうやってそれを実現するかです。「『来期の事業計画』についてです。今日は実現方法にポイントを絞ってお伝えします。」と、一番大事な部分にフォーカスすること。大胆に削るからこそ、聞き手に届き、記憶として残るのです。本当に伝えたいことだけに絞りましょう。

●悩み2.いつも説明があいまいになってしまいます。もっと相手に明確にイメージをわかせる方法はないでしょうか?

A.一流は、「対比」や「類比」を使ってうまく説明します。

相手がイメージしづらいと思われる事柄を説明するときは、つい具体的に説明したくなりますが、一流は詳しく説明するのではなく、他のものと比べます。それが「対比」です。

例えば、「このサプリは食物繊維が20グラム取れます」というのを「サツマイモ1本で5グラムの食物繊維が取れます。このサプリは1回で20グラム取れます」と言えば、サツマイモとの対比により、各段にイメージしやすくなります。何かと比べることでイメージは明確になるのです。

「対比」とは逆の手法に「類比」があります。これは、似ているものと比べることです。いわゆる「たとえ」です。これは対比と同じくらいわかりやすさに影響を与えます。

例えば最近、よく耳にする「投げ銭システム」。これをまったく知らない人に説明するとき、「○○というアプリケーションをインストールして、アカウントを登録して、ペイパルで決済して…」と説明しだしたら、この時点でパニックです。

類比を使えば、「よく芸能人のディナーショーでおひねりを渡すじゃないですか。あれです」どうでしょう。投げ銭システムを知らない人にも、なんとなく伝わるのではないでしょうか。

説明がうまい人は、必ずといっていいほど「たとえ」を巧みに使います。例えを使うと、明確にイメージが伝わるため、多くの人に理解してもらえます。

人間は、わかりやすいものが大好きです。これを「認知容易性」といいます。わかりやすい、見やすい、理解しやすいものに好意を感じるということです。深く考えなくてもいいので、脳に負荷がかかりません。逆に、理解するのに時間がかかるものは脳にストレスを与えます。相手の脳まで気遣う。これが一流の領域です。

●悩み3.数字を使って説明しているのにわかりにくいと言われます。

A.一流は数字を2つ使います。

数字で語ると説得力が増しますが、不十分なケースもあります。そんなとき、数字を2つ使うとわかりやすくなります。

例えば、「今回の実験では3件のエラーが発生しました。全体の2%です。容認レベルだと思います。ゴーサインをください」。3件という数字は、全体の2%という数字があって、はじめて多いか少ないかジャッジできます。数字で語る際は、もう一つ基準となる数字を入れることで、説明は各段に伝わりやすくなります。

説明上手になるポイントは「相手を起点に説明を考える」

実はかく言う桐生氏も、昔は説明ベタだったという。説明上手になるポイントはどこにあるのか。

「私は以前、説明が下手過ぎて上司に怒られたり、会議で『何が言いたいの?』と発言をさえぎられたりしていました。けれど、周りにいるトップの人たちの真似をしているうちに、気づけば私も営業成績全国1位を獲得していました。今は『伝わる話し方』を専門にしたビジネススクールを運営し、全国展開しています。説明がうまくなるためには努力や才能は一切関係ありません。方法論があるのです。誰でも説明上手になれます。

説明がうまくなるポイントは『相手を起点に説明を考える』ことです。一流は、相手の感情をくみ取って説明をします。

コミュニケーションの本質は、相手の立場に立って実践することだと思っています。一流にはその本質が見えています。相手の立場に立って実践できるようになるには、経験することに尽きます。いろんな人と会話をし、コミュニケーションをとる。傷つけ、傷つけられ、良いことも、悪いこともたくさん経験すること。そして、相手の感情をくみ取る力を研ぎ澄ますこと。これを意識していれば、一流の説明上手に近づきます」

説明ベタを自覚している人にとって、ヒントになるテクニックや本質が多く紹介された。これをきっかけに、一流の説明方法をより多く学んでみるのもいいだろう。

【参考】

説明の一流、二流、三流」(明日香出版)

取材・文/石原亜香利

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