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ビジネスパーソンに聞いたタスク管理で難しいことTOP3、3位優先順位付け、2位他人へ依頼したことの管理、1位は?

2021.05.27

アジャイルウェア「タスク管理」に関する意識調査

大人になるとなぜかみんな一斉に使い出す「タスク」という言葉。ビジネスパーソンの仕事および日常はタスクによって構成され、タスク管理が上手にできてこそ一人前の社会人みたいなところもあるので、仕方ないといえば仕方ない。

そんな「タスク管理」に関する意識調査がこのほど、株式会社アジャイルウェアにより、テレワークをしている20〜40代のビジネスマンを対象に実施され、209名から回答が得られた。

9割以上のビジネスマンが自身のタスク管理方法に改善の余地ありと回答

タスク管理が得意か尋ねたところ、「とても得意」が18.7%、「やや得意」が56.9%と、7割以上のビジネスマンがタスク管理は得意だと思っていることがわかった。(n=209)

とても得意:18.7%
やや得意:56.9%
やや苦手:22.0%
とても苦手:2.4%

その一方で、自身のタスク管理方法に改善の余地があると思うか尋ねたところ、「とても改善の余地がある」と「やや改善の余地がある」が合わせて95.2%と、9割以上のビジネスマンが自身のタスク管理が最適な方法ではないと思っていることがわかった。(n=209)

<具体的にどんな改善の余地があると思うか/自由記述・一部抜粋>

・ツールを用いてデジタル化する
・期日の細分化と、他の人も交えたスケジュールの作成など
・タスク管理していても他拠点のメンバーとの共有化が進まない
・手書きのメモだけになっているので一目でわかりやすくグラフ化させる
・いろんな物を使ってるがどれが一番合うのかわからない
・基本的に他人に依頼した時の進捗具合が全く見えない
・あちこちにメモしているので一括で管理できない

タスク管理で実施していること、1位は「優先順位付け」

タスク管理で実施していることを尋ねたところ、「優先順位付け」が61.7%で最も多く、「スケジュールへの落とし込み、期日設定」が54.1%、「タスクの洗い出し」が50.2%と続いた。(n=209)

優先順位付け:61.7%
スケジュールへの落とし込み、期日設定:54.1%
タスクの洗い出し:50.2%
タスクの細分化:45.0%
他人へ依頼したことの管理:27.3%
所要時間の見積り:20.6%
その他:1.4%
実施していることはない:5.3%

タスク管理で難しいこと、1位は「タスクの細分化」

タスク管理で難しいと感じることを尋ねたところ、「タスクの細分化」が34.9%で最も多く、「他人へ依頼したことの管理」が30.6%、「優先順位付け」が29.2%と続いた。(n=209)

9割強のビジネスマンがタスク管理能力は大切なスキルだと思う一方、約3割がタスク管理を学んだことはない

タスク管理能力はビジネスマンにとって大切なスキルだと思うか尋ねたところ、「とても重要」と「やや重要」が合わせて97.6%と、ほとんどのビジネスマンがタスク管理は大切なスキルだと思っていることがわかった。

続けて、タスク管理をどのように学んだか尋ねたところ、「上司や先輩から教えてもらった」が47.4%で最も多く、「学んだことはない」が26.8%と続き、ビジネスマンにとって大切なスキルだと思っている一方で約3割が学んだことはないことがわかった。(n=209)

上司や先輩から教えてもらった:47.4%
学んだことはない:26.8%
本などを読んで自己学習した:18.7%
同僚から教えてもらった:17.7%
会社で研修を受けた:15.8%
その他:1.0%

部署・チーム内で個々のタスクを全て共有しているのは約3割

部署・チーム内で、個々のタスクを共有しているか尋ねたところ、「全て共有している」が32.1%、「一部共有している」が49.8%、「個別管理で共有していない」が18.2%という結果になった。(n=209)

タスクを共有せず困るのは「他の人へのリマインドがしにくい」「メンバーの繁忙状況がわからない」など

タスクを共有していないことで困っていることを尋ねたところ、「他の人へのリマインドがしにくい」が41.5%で最も多く、「メンバーの繁忙状況がわからない」が38.0%、「自分も関わる仕事の進捗が見えない」が28.2%と続いた。(n=142)

<同僚や上司のタスク管理不足で困ったエピソード/自由記述・一部抜粋>

・キャパオーバーしてる方への配慮がされておらず、業務が特定の人に偏る
・タスク以外の業務を抱えているメンバーの業務負荷が見えないので、キャパオーバーによるタスク遅延を事前に把握できない
・自身のタスクが負荷高い時に、さらなるタスクが振られて厳しい状況に追い込まれた
・他の人の忙しさが見えず、コミュニケーションが取りづらい
・依頼したことを忘れられること
・連絡不足で、急遽対応を押し付けられることが多々ある
・自分のタスクが相手から見えなかったためどんどんタスクを五月雨で振り分けられたこと
・こちらから確認しないと進捗が分からず、計画の後ろ倒しが発生してしまった

約半数がテレワークになったことで部署・チーム内でのタスク管理は難しくなったと実感

テレワークになったことで、部署・チーム内でのタスク管理は難しくなったと思うか尋ねたところ、「難しくなった」が48.3%、「変わらない」が35.9%、「簡単になった」が15.8%という結果になった。(n=209)

・難しくなった:普段であれば、少し聞くだけで終わることが、メールなどでいちいち確認しなければならず、時間がかかった
・難しくなった:声かけで気軽にリマインドすることができなくなった
・難しくなった:隣にいない分、自分の仕事量やスケジュールが見えづらく、理解してもらえてるか不安
・難しくなった:虚偽報告が増えた
・変わらない:元々システム上で管理していたから
・簡単になった:他人からの無駄な声掛けや用事の持ち込みが減って、邪魔されることがなくなり、自分のタスク管理と遂行に集中できるようになった

使ってみたいタスク管理ツールは?

部署・チームで使ってみたいタスク管理ツールについて尋ねたところ、「メンバーの負荷状況がわかりやすい」が53.6%で最も多く、「一目でタスクのステータス(状況)がわかる」が45.5%、「スケジュールが視覚的にわかりやすい」が44.5%と続いた。(n=209)

メンバーの負荷状況がわかりやすい:53.6%
一目でタスクのステータス(状況)がわかる:45.5%
スケジュールが視覚的にわかりやすい:44.5%
チャットやコメント機能でコミュニケーションができる:24.9%
タスクに関連する情報や添付ファイルの管理もできる:22.0%
パソコンとスマートフォンどちらからも使える:21.5%
他のチャットツールやスケジュール管理ツール等と連携できる:10.5%
当てはまるものはない:7.7%

※「アジャイルウェア」調べ

<調査概要>
調査名称:タスク管理に関する調査
調査対象:テレワークをしている20〜40代の会社員
調査方法: インターネット調査
調査期間: 2021年4月27日〜4月28日
有効回答数:209件

出典元:株式会社アジャイルウェア
https://agileware.jp/

構成/こじへい

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