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社員の多い企業はどうすれば徹底できる?コクヨマーケティングが実践するオフィスの新型コロナ感染対策

2021.05.14

現在、各企業はオフィスの感染対策に取り組んでいるが、社員数の多い企業では特に全社員に細かな感染対策を徹底させるのはなかなかむずかしい。

そんなときはどんな対策をとると良いのか、ある企業の成功例を参考にしてみたい。

オフィスの感染対策

オフィスや事務所の新設、移転やリニューアルなどオフィスづくりをサポートしているコクヨマーケティングは、2020年からオフィスでさまざまな感染予防策を実施している。

まずはオフィスに出社できるための対策として、社員通用口にアルコール消毒液と非接触体温計を設置したり、3密を避けるために席の間引きをしたり、ソーシャルディスタンスサインをデスクに貼りつけ、間隔をあけて座るように促したりした。

霞が関オフィスでは、通路のフィジカルディスタンスを確保するための工夫を施したり、執務エリアの席数も、以前は356席あったところ約50%程度削減したりした。さらにWEB会議用ブースなども取り入れ、感染対策の見本とも言うべきオフィスを作った。

社員にどう徹底させたか

ところで、霞が関オフィスは約470名が在籍していたというが、それほど多い数の社員に対して、どのように個々の感染対策の周知、徹底を実行させたのか。

コクヨマーケティングの担当者に聞いてみた。

「当社では『働き方ガイドライン』を策定し、感染防止対策をしながらオフィスで安心・安全に働くためのルールを明示しています。その中に『デスクに着席・離席する際、デスク周りを消毒で掃除する』というルールがあるのですが、当初は残念ながらあまり徹底できていませんでした」

そこで、実際行ったという対策を教えてもらった。

●「掃除や消毒の徹底」

「消毒液や除菌シートなどのツールを、カウンターやデスク上など、オフィスの30箇所に配置しました。これまでは、掃除用具がしまい込んであったため、着席・離席時にデスク周りの掃除を忘れてしまうシーンが多かったのですが、目につきやすく手に取りやすい場所に設置することで、ルールを浸透させることができました」

●「ソーシャルディスタンスの確保」

「オフィスのメイン通路は、人と人が交わる頻度を下げるため、幅を2mに広げて右側通行とし、さらにカーペットに進行方向を示すデザインを施すことで、オフィス内の動線を整備しました。

利用頻度の高い複合機のコーナーは、立ち位置を床に記し定員を決めることで、利用者がいる際は近づかないよう工夫しました。そのほか、当社ではフリーアドレスを導入しオフィスのあらゆる場所で執務ができる環境になっていますので、ソーシャルディスタンスサインをデスクに貼りつけ、間隔をあけて座るように促します。目立つ黄色のサインで注意喚起しています。

このようにルールを明示するだけでなく、オフィスに仕掛けを施すことで自然とルールが守られる仕掛けとしています」

緊急事態宣言中のワークスタイル

最近では、どのようなワークスタイルを実践しているのか。

「2021年1-3月の緊急事態宣言中は、出社率を30%に抑え、在宅勤務を推奨していました。当社では、インフラ面、制度面含め、2020年4月の緊急事態宣言から全社員がテレワークできる環境となっています。ただ職種によって出社する頻度も変わってきますので、人事・総務・経理などのコーポレート部門や営業アシスタントは出社率50~60%、営業・設計・工事管理は30~40%、企画・マーケティングは0~20%と、職種別に出社率の基準を設定し、各部門で出社日や出社時間を調整することで、全体の出社率を越えない運用をしています。

また位置情報システムを導入し、出社状況の把握やトレーサビリティの確保を行っています。

そのほか、サテライトオフィスを導入し、外出の多い営業であれば、移動の合間にサテライトオフィスで1時間作業するなど、効率性も重視しながら、オフィス・自宅・サテライトオフィスなど働く場所を自由に選べる働き方を実施しています」

コロナ終息後の新しいオフィスの形

コロナが終息した後も、テレワークは残るとささやかれている。ニューノーマルなオフィスの展望を聞いた。

「多くの企業では、社員の感染防止対策として在宅勤務やWEB会議などを余儀なくされましたが、それらの利便性や効率性を実感することにもつながりました。一方で、業務進捗が見えない、雑談しにくい、組織を超えたコミュニケーションの機会が減った等、自律的な働き方のサポートやオンラインでのコミュニケーションに関する新たな課題も出てきました。

今後、業務のデジタル化やテレワークは一気に浸透していくと思われますが、これからは『なぜオフィスに行くのか』という意味や役割がこれまで以上に問われるのではないでしょうか。そうすると、オフィスは高機能や専門性、個・組織・社会をつなぐ役割の重要性が高まるとともに、今回のようなパンデミックが起きても柔軟に変化に対応できる働き方とオフィスへと転換を図っていくことが求められていくと思われます」

現在もセンターオフィスの役割や、そのときのオフィスに必要な機能、どんな働き方にチャレンジするのか等々、今まさに議論中だという。今後、どのようなオフィスや働き方が発表されるのか注目だ。

【取材協力】
コクヨマーケティング
https://www.kokuyo-marketing.co.jp/
記事の内容は、2021年5月上旬の取材時点の情報です。

取材・文/石原亜香利

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