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契約書、FAX、会社の代表電話、テレワーク普及を妨げる3大ブロッカーをDXで解決する方法

2021.03.02

テレワーク移行を妨げる〝3大ブロッカー〟をDXで解決する方法

準備が整っていなければテレワークへの移行はできない

 2020年4月の緊急事態宣言によって、多くの企業ではテレワークを強制的に行ないました。

 しかし、テレワークへの移行を強行しても、十分な準備を整えていない企業が多かったのも事実。押印するために出社したり、FAXを確認しに行ったり、代表電話の待ち受けをしたりする人もいたでしょう。順番で誰かが出社する「1人出社」も横行しました。

 出社しないとできない仕事は、本当に会社でしかできないのでしょうか。これからも変化が激しく不確実な世の中で、働く場所の柔軟性を持っていたいものです。

 そこで今回はテレワークを阻害する3大要因となっている「押印」「FAX」「電話」のDX(デジタル・トランスフォーメーション)について、私の会社で実践していることを紹介します。

契約書はクラウドを利用。電子署名して管理する

 私の会社では契約書を基本的にデジタル化しています。

 まずは、アーカイブやテンプレートをもとにWordで契約書を作成。内容をチェックする際には、契約書チェックサービスの「AI-CON(アイコン)」を利用しています。

 AI-CONは、AI(人工知能)によって契約書をチェックするサービス。不足項目の修正やリスク判定をしてくれます。このAI-CONは、契約先から提示された契約書のチェックにも活用。その結果をふまえながら、契約内容を契約相手ともチャットなどで確認し合い、合意できた書類は「GMO電子印鑑Agree」という電子署名用のクラウドサービスにアップロードします。

「GMO電子印鑑Agree」の場合、契約相手には署名するためのURLが送信される仕組みで、契約相手はメールに記載された説明に従って処理すれば完了です。

 署名した文書はクラウドで保存されますので、プリントアウトして保管する必要がありません。

 すべての企業が電子署名に応じてくれるわけではありませんが、受け入れ数は年々増えています。2020年は前年比で3.8倍の契約書がデジタルで完結しました。

受信したFAXをグループチャットでシェア

 FAXは利用頻度が減っているものの、マスコミや不動産など一部の業界では送受信を依頼されることがあります。

 そんな時にはインターネット経由で送受信できるeFAX(イーファックス)を利用。FAXを受信すると指定の電子メールにPDFの添付ファイルとして送られてきます。このeFAXを使えば、場所にかかわらず誰でもFAXの受信内容を確かめられるのです。

 私の会社では受信したメールをMicrosoft Teamsのグループチャットへ自動転送させているので、メンバー全員がその受信内容をすぐにチェックできます。

会社の代表電話もチャットで受ける

 私の会社では「Dialpad(ダイアルパッド)」というインターネット電話サービス(IP電話)を使っています。Googleアカウントでログインし、Microsoft 365の連絡帳やスケジュール帳を管理。「050」からはじまる電話番号が割り当てられ、電話の発着信をPCやスマホで操作できます。

 場所に制約されずに、誰とでも、どんな端末でもつながることができる電話サービスなので、テレワークにはもってこいです。

 在宅勤務中に顧客へ電話しても、相手には会社の電話番号が通知されます。月額で800円~というサブスク型サービスです。

 また、会社の代表電話番号には「fondesk」という電話受付サービスも使っています。まずfondeskのオペレーターが「株式会社クロスリバーです」という音声で、1次対応をしてくれます。対応内容は直後にグループチャットで教えてくれる仕組み。外出中でも電話内容がわかるので、折り返しが必要な電話がすぐにできます。月額基本料金は1万円で上限100件まで対応。101件目以降は1件当たり200円が加算されます。

 契約書、FAX、そして電話をサブスク型のサービスでデジタル化したことにより、働く場所を拘束されなくなりました。

 いきなり電子契約に移行しないまでも、紙の書類をスキャンしてクラウドで保存するなど、身近なところからデジタル化を進めてみてはいかがでしょう。

「GMO電子印鑑Agree」

「GMO電子印鑑Agree」を使えば、クラウドサービスを通じて契約書に署名可能。契約文書をクラウド上で管理できて便利。

越川慎司/スタッフ全員がテレワークかつ週休3日のクロスリバーで代表を務める。約700名のほぼ全員がリモートワークのキャスターの事業責任者も兼任。近著『トップ5%社員の習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)は重版(7刷)のベストセラーに。

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