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オフィスや工場、バックヤードなどでよく見かける「5S」とは何のこと?

2021.01.20

オフィスや事務所、バックヤードなどに「5S活動」というスローガンが掲げられているのを目にしたことはないだろうか。企業によっては、チェックシートを用いて日常的に管理している場合もあるのようだ。

この5Sには整理、整頓、清掃といった美化活動に関するワードが含まれるため、単に職場の環境維持を目的としているようにも思える。しかし実はこの5S、徹底することでさらなる仕事の効率アップや創造性の向上にも繋がる、重要な意義を含んだ活動だ。

本記事では、そんな5S活動とは何か、その目的やメリットについて解説する。

5Sとは何?どういう目的で行われる?

5Sとは「整理(Seiri)・整頓(Seiton)・清掃(Seisou)・清潔(Seiketsu)・しつけ(Situke)」、それぞれの頭文字を取った言葉。これから行うことを「5S活動」と呼ぶ。

ちなみに、予備校などで「5S大学」という言葉が使われることがあるが、これは「埼玉大学・信州大学・静岡大学・滋賀大学・新潟大学」の国公立準難関レベルと言われる大学をまとめた呼称で、今回解説する5S活動とはまったく違う意味を持つ。

5S活動とは職場環境を改善し、それを維持するためのものだけではない

多くの企業では、職場での整理整頓、清掃は日常的に行われているはず。5S活動で挙げられている5つの定義にも特別なものはなく、一見当たり前に思えることばかりだ。しかし、5S活動を重視している企業は、単なる清掃や美化活動として捉えるのではなく、「重要な経営管理手段」として徹底して行い、システム化しているケースも多い。そうした企業では、5S活動は以下のように定義づけられている。

・整理

必要なものと不要なものを分け、不要なものを処分する。物理的な物だけでなく、情報や業務、スペース、手順などあらゆるものを精査し、徹底して無駄なものを省く。

・整頓

無駄を省き残ったものを、誰でもすぐに使える場所に片付け、わかりやすく表示する。見た目がキレイに並んでいるといったことよりも、使いやすさ、取り出しやすさが大切。これにより、必要なものを探す無駄な時間、手間の軽減につながる。

・清掃

埃や汚れをキレイにし、ゴミのない状態にする。同時に、職場の細部を点検して不具合を確認し、気持ち良く働ける環境づくりを行う。

・清潔

上記の3項目を常に意識し、職場の衛生を維持する。

・しつけ

職場におけるルールや規律をきちんと守り、決められたことを当たり前に実行できるように習慣づける。

まずは整理、整頓の2Sから

5S活動のうち、特に重要なのは「整理・整頓」の2S。残りの3Sはこの2つを維持するために必要なことだ。5S活動の導入にはまず、この2Sから取り組むのが効果的と言われている。

多くの機械や部品を使用する工場、大量の物品を管理する倉庫、交代制で複数の人が同じ場所に入る医療や看護の現場など、さまざまな企業でこの5S活動の徹底されており、業務の効率化はもちろん、起き得る事故やミスを未然に防ぐことにも繋がっている。元々この5S活動は日本で生まれた考え方だが、最近では海外でも用いられることがあり、英語では「five S」と呼ばれている。

5S活動を導入する目的やメリット、デメリット

5S活動は、職場を清潔に保つだけではなく、業務の効率化、安全性の向上、規律を守って業務にあたる環境の整備を目的としている。無駄な作業を省くことによる肉体的、時間的負担の軽減や、かかるコストの削減に加え、必要な業務に集中できるので創造性も高まり、新しいアイデアが生まれやすくなるのがメリットだ。他にも、サービスや製品の品質が向上することで顧客満足度が高まったり、社員同士のコミュニケーションが活性化したりといった例もある。

反面、導入するためには教育や設備面でのコストが必要なことや、ある程度の期間継続しないと効果が分かりづらいといったデメリットも存在する。

5S活動の具体的な事例(トヨタ)

長年5S活動の徹底を行い、成果に結びつけた企業としてトヨタが挙げられる。5S活動のことを「トヨタ5S」と呼ぶこともあるほど、経営管理の面で重要な概念であることを定着させた。トヨタでは、具体的に以下のような取り組みが行われている。

・先入れ先出し

トレーの中に書類を重ねていき、入ってきた順番に処理する方法。処理する際、不要なもの、保存が必要なもの、すぐには取り掛かれないものと3種類に分類し、それぞれ決まったファイルやフォルダに分類する。

・赤札作戦

使わないものや使えないものに品名や使用頻度などを記入した赤札を貼り、記入された項目を一覧表にする。その後処分するかどうかの話し合いを行い、不要と判断されたものは破棄。そこで処分されなかったものも期限を設け、それを過ぎたら破棄する。

業界によって様々なバリエーションがある5S活動、10Sまである所も!?

ここまで紹介した5S活動をベースに、業界によりさらに要素が追加されることもある。例えば、モータ事業で有名な日本電産の創業者、永守重信氏は工場の環境を改善していく中で"作法"が大事だと唱え、「6S活動」を基本にしている。

また、食品製造業では5Sに加えて"洗浄""殺菌"を含めた「7S活動」が重要視している。その他にも基本の5Sに習慣・しつこく・しっかり・信頼・スパイラルアップ(継続的な改良・向上)を加えた「10S活動」を掲げている例もあり、企業や業界によって重視すべきものが幅広く取り入れられている。

文/oki

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