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リモートワーク下のコミュニケーション課題を解決するグループウエア活用術

2020.12.22

昨今、ますますリモートワークの必要性が増す中、社内や社外とのコミュニケーションをいかに円滑に効率よく実施していくかがポイントになっている。しかし何かを始めれば必ず課題は生まれるもの。現状、挙がっているリモートワークのコミュニケーション課題はどんな風に解決できるのだろうか? その解決策の一つがグループウェアだ。グループウェア2つの開発元に、よくあるリモートワークにおけるコミュニケーション課題と解決策を聞いた。

1.「desknet's NEO」/ネオジャパン

https://www.desknets.com/

株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO(デスクネッツネオ)」は、多機能でありながら低コストで導入できるグループウェアだ。

●ツールの概要

desknet's NEOは、「多機能+低コストで働き方改革・テレワークを支えるグループウェア」として2012年に発売された。

スケジュール管理・共有機能のほか、在籍状況や活動内容の見える化、予定の確認・調整が手軽にできる。また、ワークフローを使用し、社内の申請を電子化することができるので、紙・メール・Excelに依存した社内業務を改善でき、脱エクセル、脱俗人化、ペーパーレスが叶う。さらに、ウェブ会議機能や回覧・レポート機能もあるため、手軽にコミュニケーションも可能だ。

そしてdesknet's NEOの大きな特徴として注目されているのが、AppSuiteとの連携だ。紙で行われている業務やExcelで行われている台帳管理を誰でも簡単にアプリ化し、これまで社内でしか行えなかった業務をどこでも行えるようになる。

また、直感的に操作できるユーザー目線の使いやすいインターフェースも特徴だ。

2020年12月には、自社のdesknet's NEO環境で利用できる「desknet's NEOスケジュールアプリ」の提供を新たに開始。iPhone・iPadおよびAndroidスマートフォン・タブレットでいつでもどこでも素早くスケジュール確認・調整できるようになった。

さらに、ワークフローとAppSuiteの強固な連携により、AppSuiteで作成した画面をそのまま申請書として利用できるようにもなり、申請書作成の柔軟性が大幅に向上した。

●リモートコミュニケーション課題解決策

desknet's NEOを利用すると、リモートコミュニケーションのどのような課題がどのように解決するのか。

担当者によると、例えば、次のような課題が解決するという。

1)AppSuite連携で紙の申請書を再現。脱ハンコ化も

紙やハンコの文化が残っているとリモートワークに支障が出るといわれる。わざわざ紙の書類の受け取りや捺印のために出社するというケースも問題視されている。そのような中、AppSuite連携により紙の申請書を再現する機能により、紙の申請書のデジタル化がスムーズに実現する。さらに捺印も電子印で行えるので、脱ハンコ化も図ることができる。

2)スマホへのプッシュ通知で在宅勤務中の備忘録・社内のつぶやきキャッチも

在宅勤務中は、社内にいるより会議時間を忘れやすい、うっかりWeb会議に遅刻するなんてことも多いようだ。その点、今年12月より登場したスケジュールアプリを活用すれば、忘れがちなWeb会議の予定などもスマホのプッシュ通知で通知が受け取れるので、備忘録になる。

また、desknet's NEOには「ネオツイ」という「お知らせ、つぶやき、ダイレクトメッセージ」の3種を確認できる機能があるが、このつぶやき・ダイレクトメッセージ機能もアプリに搭載されており、プッシュ通知にも対応しているので、社内のつぶやきやメッセージをリアルタイムでキャッチできる上に、コミュニケーションスピードの向上にもつながる。

2.Zoho Connect/ゾーホージャパン株式会社

https://www.zoho.com/jp/connect/

グローバルIT企業Zoho(ゾーホー)が開発・提供する「Zoho Connect(ゾーホーコネクト)」は、職場におけるコミュニケーションを円滑化し、チームが必要とするリソースを管理し、他のアプリとの同期を維持することで、チームの共同作業を簡単にするチームコラボレーションソフトウェアだ。

●ツールの概要

「Zoho Connect」は、企業のIT化・業務効率の向上をサポートするクラウド型ソリューション「Zoho」のうちの一つ。チームコラボレーションに特化したツールだ。

各チームが専用スペース上で情報を共有できたり、フィードを使用して、場所と時間問わずチームと連絡を取り合ったり、作業ファイル共有をしたり、チャンネルでリアルタイムでディスカッションをしたり、フォームによるデータの収集と処理を行ったり、タスクの割り当てをしたりすることが可能だ。

●リモートコミュニケーション課題解決策

「Zoho Connect」を利用すると、リモートコミュニケーションのどのような課題がどのように解決するのか。事例等をもとにリモートコミュニケーションで起こりがちな課題解決策を2つ紹介する。

1)官公庁や他企業とのコラボレーションが円滑に

リモートコミュニケーションは、社内だけにとどまらない。社外ともうまく連携しながらコラボレーションする必要があるケースもある。Zoho Connect導入事例によれば、官公庁や他企業などと連携したいと思った際に、セキュリティの関係で利用できるツールに限りがあるなどのさまざまな制約があり、スムーズな連携がむずかしいことがあったそうだ。そんなときZoho Connectが条件に合い、セキュリティ上の制約の大きい市役所などとのさまざまな外部関係者と情報共有が叶ったという。クラウド型でセキュリティがしっかりしているツールは外部との連携もしやすいのが特徴だ。

2)上層部と社員のギャップを埋め、社員のエンゲージメント向上につなげる

リモートワークでは、社員の会社への帰属意識・エンゲージメントが薄れがちになる課題もいわれている。リモートワーク体制であっても社員のエンゲージメントを向上するためには、上層部の経営層が自社の目標と理念を社員に伝え、不断の取り組みを促すことで共通の目標達成を目指す必要がある。上層部の経営層と社員とのギャップを埋めるために、Zoho Connectをはじめとしたグループウェアは役立つ。開かれた議論を行う理想的な空間として活用できる。

グループウェアは、リモートワークにおけるよくある課題を柔軟に解決する可能性がある。しかしどんなに優れたツールを使おうとも、使い手側のアイデアと意識によって大きく変わる。これらの課題解決策をヒントに、リモートワーク課題に対して、工夫を凝らし、意識的に解決していきたい。

取材・文/石原亜香利

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