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使い勝手がいいのはどれ?オンライン営業システムを提供するベルフェイス社で活用されているコミュニケーションツール3選

2020.11.30

リモートワークではコミュニケーション課題が多い。そのコミュニケーションには工夫が必要といわれる。各社、リモートでどんなコミュニケーションの工夫をしているのか。今回はベルフェイス株式会社が実際に社内で使っているコミュニケーションツールを聞いた。

ベルフェイスが活用するコミュニケーションツール3選

ベルフェイス株式会社は、東京・渋谷に本社を構える、オンライン営業システム「bellFace」の開発・販売で知られる会社だ。

同社はもともとフレックスやリモートでの働き方も可、という文化・制度であったため、コロナ禍を受けても大きな影響が出なかったという。リモートワークの割合は、コロナ前は20%ほどだったが、コロナ禍を受けて一時的に90%以上になった。現状は、部署にもよるが、約70%はリモートのままだという。会社のほうが集中できる、Wi-Fi環境が良いという理由で、出社している社員もいるという状況だそうだ。

ブランド戦略・PRマネージャーの高橋信也さんに、同社が普段から活用しているコミュニケーションツールを3つ、活用法とともに挙げてもらった。

1.「Slack(スラック)」

Slackは、今や広く利用されているチームコミュニケーションツールだ。ベルフェイスではどのように使われているのか。

「普段の業務のコミュニケーションのベースとして使用しています。コミュニケーションの標準化ツールとしており、全社で以前より導入しています。

メリットとして、PCでもスマホでも使えるマルチデバイス対応である点や、レスポンスをスピーディーかつタイムリーに行える点、情報共有が気軽にしやすい点、さらにGoogleをはじめとした、外部Webサービスと連携が可能な点などを感じています」

一方で、Slackにはこんな課題もあるという。

「ストック型ではなく、フロー型であるため、検索機能は高いものの、情報が多少漏れてしまう可能性があることです」

Slackを使うときには、こんな工夫をしているそうだ。

「投稿を後で自分宛にリマインドする機能を活用したり、メールの件名のように『確認』『相談』『お願い』とメッセージの最初に付けたり、間接的関係者はメッセージの最後にメンションしたりと、メッセージを見たときの“瞬間的解像度”を高める工夫をしています。

またチャンネルは重要度に応じてサイドバーでセクション分けをして、各自が反応すべき優先度を視認化しています」

セクション分けして優先度を可視化

2.「Unipos(ユニポス)」

Uniposは、従業員同士が感謝のメッセージと、社内独自の何らかのリワードと交換できるポイントを送り合うことのできるツールだ。どんな風に使っているのだろうか?

「任意で好きな時間に、チームメンバー同士で、『バリュー』という弊社の行動指針を体現する日頃の活動や感謝の気持ちにおいて、カジュアルに『氏名』『該当バリューキーワード』『ポイント』をセットで投稿します。弊社では『ベルチップ』というピアボーナス制度があり、ためたポイントは月次でAmazonギフト券に換算され、交換することも可能なのです。また投稿に対して拍手も贈ることができます」

このツールを選んだ理由はどこにあるのだろうか?

「行動指針に則り、働く仲間やスタッフ同士で日頃の仕事の成果や行動を賞賛するために導入しました。さらに、少額の成果給を送りあえる仕組みがあるので、投稿モチベーションも上がります。現在は行動指針に則っていなくても、良いと思ったことは積極的に投稿するような形にしています。例えば部下への慰労や、上司への感謝などにも利用しています。また他部署の人に投稿することもできるので、リレーションにも役立っています」

課題としてはどんなことがあるのか。

「使用は任意なので、習慣づける仕組みや意識付けが必要だと思います。投稿する人しない人で差が出てきます」

Uniposを利用することで、実際、どんなメリットや効果が得られているのだろうか。

「自己承認欲求が満たされることによるモチベーション向上や、社員のプラス行動を促進し、互いのヒューマンスキルを垣間見られること。さらに社員同士のエンゲージメントの向上、ビジョンや行動指針の浸透を促進させられることなどがあります」

実際、社員からは「自分の日々の何気ない仕事において、ふと感謝の言葉を皆からもらえると嬉しい。やる気が上がる」などの声があり、社員それぞれ、価値観の確認にもなるそうだ。

Slackにもはき出されるようにしている。

3.「Messenger」

Messengerは、Facebookが提供するインスタントメッセージを送ったり、音声通話をしたりすることのできるコミュニケーションツールだ。

ベルフェイスでは、どんなとき、どのように使われているのか。

「外部の取引先の方とカジュアルなコミュニケーションを行いたいときに使っています。

利用はカンタンで早いですし、マルチデバイス対応であること、またビジネス上において、ほとんどの方がすでにアカウントを持っているので、つながりやすい点から利用しています。

実際、ビジネス職かつ外部とのやり取りが発生する社員は、使っているケースが多いです。また全員が使うものではないため、プライベート用のものと位置づけている社員も多いです」

ビジネス職とはどのような職ですか?

こんな活用方法もあるという。

「スピード重視の場合は、人と人をつなげるために、グループを作ってそこでコミュニケーションを開始することもあります」

そんなMessenger、同社ではどんなメリットや効果を生んでいるのか。

「Slack等における外部導入は、セキュリティ上問題がある場合でも、Messengerなら迅速にコミュニケーションが図れます。

Facebookに共通の知人がいると、安心感やアイスブレイクにつながりますし。また粒度が細かい情報のやり取りができるのもメリットです」

一方で課題もあるという。

「会社によってはSNSを常用していないため、まれに利用ハードルが高いケースがあります。また、メッセンジャーが多く乱立すると探しにくいので、タスク管理はできるものではないと感じています」

ベルフェイス社内で活用されている3つのコミュニケーションツールの活用方法について知ることができた。リモートワークではさまざまなツールを駆使してコミュニケーションを行うものだが、各ツールをうまく使い分けることがポイントといえそうだ。

【取材協力】

高橋信也さん
ベルフェイス株式会社 ブランド戦略・PRマネージャー
サイバーエージェント出身、アプリ開発執行役員、ベンチャー企業のマーケティング責任者を経て、2020年にベルフェイス株式会社に入社。入社後はマーケティンググループ全体の管掌を行い、現在はブランド戦略・PRチームを担う。
https://bell-face.com/

取材・文/石原亜香利

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