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日々の業務の生産性を上げるために仕事の成果を可視化する方法

2020.11.29

生産性向上は組織全体でも、個人としても重要課題である。特にウィズコロナの昨今では、仕事の成果が評価につながることから、個人の生産性の向上は欠かせない。

そこで今回は、有識者に生産性を上げる方法の一つとして、「可視化」する方法を聞いた。

生産性を上げるには「可視化」が必要。その理由とは?

今回、話を聞いたのは、若手ビジネスパーソン向けの人材教育事業を行う株式会社Ex-Work代表の馬渕太一さんだ。

馬渕さんは生産性を上げるには「可視化」が必要であるという。その理由とは?

【取材協力】

馬渕太一さん
株式会社Ex-Work代表。京都大学卒。三井物産にて貿易ビジネスに従事後、外資戦略コンサルファーム A.T. Kearneyにて、大手企業の経営戦略立案や自社の採用活動に携わる。
現在は起業し、若手ビジネスパーソン向けに人材・教育事業を展開。
https://exwork.jp

「最近、人気 YouTuberの方のおかげか、『生産性』という言葉が世間に浸透してきていると感じています。そのため、生産性を上げるノウハウはその方を含めて、色んな人が発信されています。確かに、そのようなノウハウも大事だと思うのですが、私はノウハウ以前に生産性を向上させるためのセンターピンが存在すると考えています。このセンターピンというのは、何かしらに取り組む際に、全体に影響を与えるため、最も優先的に取り組むべきものを指します。

そして、生産性向上のセンターピンに当たるものが『可視化』です。可視化とは、その日の生産性がどのくらいであったのかを測定し記録するということです。

具体的な方法を説明する前に、この可視化の重要性について別の例を上げて説明します。

みなさんはダイエットをしたことがありますか? 実は、私は一時期ボディメイクを精力的にやっていたこともあり、ダイエットが得意で1月で8-10kgは簡単に落とすことができます。

ではダイエットにおいて最も効果的なことは何だと思いますか? 糖質を抜くことでしょうか? 毎日ジョギングすることでしょうか? 私は、ダイエットにおいて最も効果的なことは『可視化』だと考えています。要は、毎日体重計に乗れということです(笑)。

これがダイエットにおけるセンターピンです。毎日体重計に乗っていたら、自然と体重を減らすための行動をしようと思えますよね。実は糖質を抜くとか、毎日30分走るとかはその後のテクニックでしかありません。一番大事なのは毎日体重計に乗って『可視化』することです」

生産性を可視化する方法

次に、仕事の生産性を可視化することの具体的な方法を解説してもらった。

●一定時間あたりの仕事の成果を測定して記録

「生産性の可視化の方法自体はシンプルです。それは『一定時間あたりの自分の仕事の成果を測定し記録する』ことです。そもそも生産性とは、『投入した労働量に対してどれだけの成果を出せたのか』を表す指標です。なので、我々ビジネスパーソンの場合は『生産性=一定時間あたりの仕事の成果』と表すことができます。

この『一定時間あたりの自分の仕事の成果を測定する』ことが、ダイエットと同じく、生産性向上のセンターピンになります」

●実際は午前・午後/点数で記録するのもよい

「この成果の測定は1時間単位だと細かすぎて続かないので、1日の午前・午後くらいに分けて測定するのが良いと思います。その日の午前と午後にどのくらいの仕事ができたのかを記録するということです。

ただ成果に関しては、営業件数や作成した資料の枚数などは数字で測定しやすいと思いますが、実際は数字で測定しづらいものが多いと思います。その場合は、自分で点数をつけるのが良いです。『今日の仕事の成果は80点だった』と記録をつけるということです」

●「原因」も一緒に記録を

「この記録をつけるときには、可能な限り、それに影響を与えた『原因』も一緒に記録するようにしてください。例えば、『今日は朝に前もってタスク設計をしっかりできたから午前の成果は90点だった。』『メンバーとのすり合わせが不十分でやり直しが起きてしまったから、午後の成果は50点だった。』などです。

こうすることで、何が仕事の生産性を高めて、逆に何が低くしてしまうのかがわかります。それができると、次からは自然と生産性を高めるための行動をとり、低くしてしまう行動を避けるようになります。これが『可視化』が生産性向上のセンターピンに当たる理由です」

●「◎○△×評価」でもOK

「点数づけも面倒だと感じる方は、◎、◯、△、×などの簡単な評価でいいと思います。その評価に影響を及ぼしたものについても、もっとラフに考えて『今日は朝に運動してきたから午前の生産性が◎だった』『ランチを食べすぎたせいで眠かったから午後の生産性は△だった』などでも良いです。

それがわかると、朝の運動は続けよう、ランチの大盛は止めようなどと、次に生かせますよね。ダイエットと同じく一番大事なのは続けることです。とにかく簡単な方法でも良いので、ぜひ『生産性の可視化』をやってみてください!」

生産性の可視化は、センターピンとなる重要なポイントといえるようだ。ぜひ実践してその効果を体感してみよう。

取材・文/石原亜香利

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