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意見が出ない、長い沈黙、Web会議の「ミーティング・サイレンス」を打ち破る方法

2020.11.12

大勢でミーティングをしていても「活発に意見が出ない」「ブレストしてもアイデアが出ず盛り上がらない」「沈黙が続く」といった経験をしたことはないだろうか? そのような状態を「ミーティング・サイレンス」と呼ぶ。今回は、そのミーティング・サイレンスの課題解決策について考えてみたい。

ミーティング・サイレンスとは?

ミーティング・サイレンスとは、最先端のデジタル技術でさまざまなものを作り出している総合クリエイティブプロダクション、株式会社BIRDMANの造語だ。

ミーティングを行っている際にアイデアが思い浮かばず、沈黙が続くことで、スタックしてしまう現象のこと。これは、多くの企業でミーティングの生産性を阻害していると考えられ、BIRDMANにおいてもプロジェクト進行中に、たびたび直面してきたという。

ミーティング・サイレンスには具体的に次の課題がある。

「企画が行き詰まる」
「活発に意見が出ない」
「ブレストしても会話が盛り上がらない」
「沈黙が続く」

また

「ファシリテーターがいない」
「アイデアが拡散してまとまらない」
「時間内に終わらない」

といったような進行上の課題や

「世の中のトレンドがわからない」
「一方向のアイデアに偏ってしまう」

といったアイデア自体のクオリティの課題に直面するといった問題も含む。

これは昨今のコロナ禍で進んだオンラインミーティングでも十分起き得る課題だ。

「ミーティング・サイレンス」解決策

ミーティング・サイレンスは、果たしてどんな解決策が考えられるだろうか?

BIRDMAN代表の築地ロイ良さんによると、自身の経験から次の方法を挙げる。

【取材協力】



築地ロイ良さん
株式会社BIRDMAN代表/Creative Director。Sydney出身。Installing Crazy Ideas Everywhereというミッションを掲げ、少しでも社会や世界を面白くしていきたいと思っている。最近ではメーカー企業やスタートアップとコラボレーションし、新たなプロダクトやサービス、体験や価値を生み出すコンサルティングも行っている。国内外にて400を超えるアワードを受賞。

「会議中、付箋にアイデアを書いてホワイトボードに張り出すという方法や、各自、会議前に考えたアイデアをスライドにして持ち寄り、当日発表するといったように、何もないところから議論しない方法があります。

また、参加メンバーは、一言でもしゃべるようにする意識を持つこと、ファシリテーション側も、しゃべっていない人に話をふる、話を別の方向に振ってみるなどの意識がけも必要ではないでしょうか。会議の時間を必ず決めてスタートし、ダラダラとやらないのも一つの重要だと思います」

会議のブレストなどに活用できるツール3選

ミーティング・サイレンスをはじめとした会議中の課題を解決するには、ツールを利用する手もある。ブレインストーミングに役立つツールを3つピックアップした。

1.「Inspiration Wall(インスピレーション・ウォール)」

BIRDMANが人工知能開発事業を営むデータアーティスト株式会社と共に開発したAI活用アイデア発想支援ツールだ。

ミーティングの会話を自動的にAIが分析し、インスピレーションにつながる画像やキーワードをピックアップし、スクリーン上に表示させるアイデア発想支援をしてくれる。

会話の中のキーワードを抽出しキーワードツリーを生成する「発想支援AI」、会話が途絶えた際にキーワードの盛り上がり度ランクを可視化するなどのファシリテートをする「会議活性化AI」、ミーティング終了後に、議事録を自動生成する「議事録AI」の3つのAIで構成されている。

大規模国際総合展「コンテンツ東京2020」出展の様子

自動的に会話の内容読み取って、インスピレーションAIが会議の会話の内容から最適なインスピレーションを受けやすいキーワードとビジュアルをどんどん表示していくさまは、なかなか圧巻だ。

築地さんは、本ツールについて次のように解説する。

「例えば、『オリンピック』という言葉が出たときに、オリンピックに関連したワードだけ出てもインスピレーションを受けません。この画面では今、バッハが出てきましたが、『何でバッハ? あ、国際オリンピック委員会(IOC)のトーマス・バッハ会長ね、そっちのバッハね! 音楽家のバッハを合わせたら面白い企画ができるんじゃないの?』というような発想。発想の転換。今まで考えたことのなかったものが、たまたま見たときに現れる。そういうものからインスピレーションを受けるきっかけになればいいなと思っています」

本ツールには、SNSで話題のニュースからトレンドを抽出する機能もある。記事全体の文脈、SNSでの反響数、情報の最新性などを独自のアルゴリズムによってAIが判断して表示する。また今後、リモート会議にも対応する予定だという。ローンチは2020年11月を予定している。

2.「Lucidchart(ルッシドチャート)」

Lucidchartは、図やフローをチームで編集・管理することができるツールだ。リアルタイムの共同編集、チャット機能、資料や図へのコメント追加や共有など、スムーズなチームワークを支援する。
さまざまなツールが用意されている中、ブレインストーミングに役立つ「マインドマップツール」がある。

<動画>

マインドマップとは、自由な思考、アイデアや情報の流れを、中心となる概念から分岐させる形で描写した図のこと。見える化したプロセスにより、アイデアのブレストが可能だ。

オンライン上でチームが共同編集できることから、会議中にリアルタイムで参加者が触りながら使用することもできるだろう。

3.「Jooto(ジョートー)」

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供している、クラウド型のプロジェクト・タスク管理ツールだ。ふせんを貼ったり、はがしたりするような感覚で、ドラッグアンドドロップで簡単にプロジェクト管理やタスク管理ができる。

ブレインストーミングが終わった後、キーワードやタスクが散乱してまとまりがつきにくいことはないだろうか。そんなとき、会議で決まった細かな内容を、オンラインでタスクとして付箋に落として共有しておけば、抜け漏れもなくなる。

また会議中にも使える。例えば、チームで進めているプロジェクトの進捗状況を確認するために、プロジェクト管理画面を共有しながら会議をすれば、効率も上がるだろう。

その場で議事録を取るように、タスクを作成してしまうのも一案だ。メンバーの合意形成につながるほか、認識の齟齬も防ぐことができる。

ミーティング・サイレンスは、多くの会議で日々、起きている課題であると考えられる。さまざまな対策やツール活用を通して、最善の方法を模索してみるのもいいかもしれない。

取材・文/石原亜香利

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