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コロナ禍で進んだテレワーク、浮き彫りになった「決裁・承認」と「押印」の課題

2020.10.30

テレワークが進んだ一方で「決裁・承認」や「押印業務」に課題

2020年の前半は、新型コロナウイルス感染拡大の影響に伴い、多くの企業がテレワークの導入に踏み切った。

テレワークが働き方改革の有効な解決策の一つとして期待される反面、請求書などの紙書類の作業のために出社しなければならない、また、契約書や稟議書など押印の必要な書類が溜まってしまうので押印処理のために出社する、といった声がペーパーロジックのアンケートリサーチに寄せられている。テレワークの導入により効率的な働き方が実現したとは言い切れない場面が多々あるのが現状だ。

迅速な経営を行うためには、「決裁・承認」の電子化が不可欠な状況になってきている。ビジネスにおいては、方針決定や大きな費用処理の際、決裁・承認の行為がプロセスとして必ず必要になる。

経営のスピードを上げるためには、このプロセスをいかに素早く進めるかが重要だが、いまだ多くの企業で「紙とハンコ」が多用されており、テレワーク環境下で迅速なビジネス判断ができているとは言い難い状況となっている。

こうした状況を顧みると「決裁や承認の電子化・ペーパーレス化」は欠かせないものと考えられる。

今後、テレワークが日常の勤務に永続的に取り入れられていく形で働き方が大きく変化していくことを考えると、テレワーク・リモートワーク時代に即したワークフローのありようが求められている。ワークフローがオンラインで完了していても、実際には契約書は印字した紙の原本に押印、見積書・請求書などの取引書類はわざわざ印刷して郵送する、ということでは新しい時代に適応できない。

ペーパーロジックが2020年5月8日に発表した「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」に関するアンケート調査によれば、緊急事態宣言が行われた以降も、業務上の「押印」のために出社を余儀なくされた会社員が44.8%にのぼるなど、電子化・ペーパーレス化が浸透していない現状が明らかになっている。裏返せば、多くの企業で電子化・ペーパーレス化を進めることで業務効率向上という意味でビジネスの伸びしろがあるということではないだろうか。

 ペーパーレス化はセキュリティやコンプライアンスの視点も重要

契約書や取引書類をペーパーレス化する際、「電子のハンコ(電子証明書)」を用いることでなりすまし排除・改ざん防止が可能となり、紙書類に比べてセキュリティの向上が見込める。

電子化・ペーパーレス化を後押しする法規制緩和は着実に進んでおり、税務関連書類の電子化に関しては、電子帳簿保存法で2019年には「重要な国税関係書類(領収書、契約書、請求書や納品書など資金やモノの流れに直結する書類)を過去にさかのぼってデジタル化保存を可能にする」、2020年には「領収書の代わりに電子データを利用可能とする」など、規制緩和の流れが一層加速。

2019年のデジタルファースト法(デジタル手続法)では行政手続きをオンライン化するなど、ビジネスから行政まで書類の電子化・ペーパーレス化の環境は整ってきている。

「電子のハンコ」は、電子印鑑として利用されている「画像(JPEG/PNG)のハンコ」とは大きくその性質が異なる。PDF化した書類にJPEG/PNG形式の印影画像を挿入しただけでは決裁や承認を本当に当事者本人が行ったものなのか、PDFデータをみても検証できない。

テレワーク・リモートワークのように物理的に離れた環境下で印影画像のみで重要書類や高額決済を承認できるものだろうか。できないが故、前述のアンケート結果のように押印のための出社を余儀なくされる。

取引書類では税務・会計要件も丁寧にみる必要あり

取引書類の電子化・ペーパーレス化では、決裁・承認時のなりすまし・改ざん防止の他に、長期間の法定保存に耐え得る仕組みが必要だ。税務においては、確認したい書類(例えば添付領収書など)を確認したい時すぐに改ざん検知できる(すり替えや修正などがないことの確認)システムがないと、電子保存が認められない。

画像のハンコでは、手元の書類を電子化することはできても、その電子ファイルのままデータ保存することはできない。最終的に紙に印字して保存する必要があるので、保管コストの問題や法定保存期間の書類管理コストなどの問題は解決できないだろう。こうした負担は、最終的に総務・経理・法務といった間接部門に押し付けられて行くことになる。

迅速経営の攻めの部分と、セキュリティ・コンプライアンスといった守りを固める部分のバランスを取って行かないと企業経営は成り立たないだろう。

構成/ino.

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