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メールは来た瞬間に打ち返す、企画書作成は音声入力から始める、ひとり仕事の効率が劇的アップする爆速仕事術

2020.10.13

最近はソーシャルディスタンスで周囲に人はおらず、オンラインでのやりとりが多く、会社でも在宅勤務でも「一人仕事」のことが多いのではないだろうか。

そんな一人で仕事をするときに、特に使えるスピード仕事術がある。企業の研修講師で、株式会社らしさラボ代表の伊庭正康さんに、スキマ時間やスマホなどをフル活用して素早く仕事をする方法や、爆速で書類を作成する方法を教えてもらった。

仕事が格段にスピードアップ!素早く仕事を終わらせる方法

伊庭正康さん
(株)らしさラボ 代表取締役。営業強化、リーダー強化など、年200回の研修・講演・コーチングを行なう。『できるリーダーは、「これ」しかやらない』(PHP研究所)など20冊以上を執筆。仕事の悩みに答えるYouTube「研修トレーナー伊庭正康のビジネスメソッド」もスタート。
http://www.rasisalab.com/
https://www.youtube.com/channel/UCLI1ta1jCqMZeHSqY95lhlQ

伊庭さんは研修講師を務めながら、YouTube動画などの制作や書籍の原稿執筆など多忙な生活を送っている。さらにジムにも通っているという。一日中、時間を有効活用して、膨大な量の仕事をこなしている。

しかし、普通にやっていてはこなせないレベル。果たしてどんな方法で行っているのか? そのスピードアップ術の主なものを聞いた。

1.移動中などスキマ時間に作業する

「スキマ時間をフル活用しています。例えば移動中に音声入力でメールの返信をしたり、企画書の下書きをしたりしています。スポーツジムでトレーニングをしながらYouTubeの原稿を考えることもあります。

特に移動中、歩いている時間を活用するのがおすすめです。スタンフォード大学が2014年に調査した研究では、座りながらよりも、歩きながら考えたほうが、創造力は平均6割アップすることもわかっています。

スティーブ・ジョブズ氏も、本社の近くの公園でウォーキングミーティング、つまり歩きながらミーティングをしていました。そのほうが創造力が高くなり、良いアイデアが浮かびやすいためです。

私も歩きながら仕事をしています。時間が経つのもあっという間で、集中もできますし、創造力が発揮できているなとすごく感じることがあります。明らかに座ってやるより早いです。

ただ、音声入力はさすがに歩きながらやると危ないです。歩きスマホになりますので、必ず止まってから音声入力しています。信号待ちや駅のホームの待ち時間など。

また、もう一つの注意点として、歩きながらやったほうが生産性が落ちる作業もあります。それは分析することです。ですからメール返信や簡単な音声メモ入力、そして耳からのインプットなどを行っています。オーディオブックという音で聴いて読書するものを利用したり、YouTube動画の音だけ聴いたりすることもあります」

2.メールは来た瞬間に返す

「メールは受信した瞬間に返すようにしています。メールをためておいていいことは何一つないからです。メール作成は一通当たり、6分かかるといわれていますので、音声入力で時間を短縮し、さらにスキマ時間に行えばスピードアップします」

3.打ち合わせの後、音声でメモを取る

「打ち合わせ中に、自分が言ったことすら忘れることってありますよね。忘れないよう、打ち合わせが終わった瞬間に、音声入力でメモをしています。ただの議事録ではなく、ある程度の仕かかりをしておくためでもあります。例えば打ち合わせの内容を使って企画書を作る必要がある場合に、音声入力の段階で、企画書の下書きを作るつもりで、仕かかりを作っておきます。そうすれば、いざ、PCの前に座って企画書を作るといったときに、思い出す時間がなくなり、時間短縮できます」

4.議事録やメモは書かずに、スマホの写真で済ませる

「議事録を取ったり、ホワイトボードの板書をメモしたりするときには、スマホのカメラで撮影すれば一発で済みます。その写真をクラウドに保存すれば、関係者へ共有することができるので、議事録の共有も1分もかけることなくできてしまいます。

また裏技として、『Google翻訳』アプリについているカメラ機能を使って、ポスターや雑誌文章を撮影すると、すぐに自動変換で文章の書き起こしもしてくれます。日本語から外国語だけではなく、日本語から日本語に文章を書き起こしくれるので、とても楽です。ただし、文章をそのまま書き起こしたものについては、著作権に注意して取り扱ってください」

報告書・企画書を爆速で作る方法

続いて、時間がかかりがちな作業である報告書や企画書を爆速で作る方法を教えてもらった。

「いきなり端末を叩くとまず失敗します。一通り書き終わって、後から見直したときに『あれ、構成がめちゃくちゃだな』と思うはずです。たいてい見直しが必要なので、普通にやれば完成までに3日程度はかかるでしょう。そんな文書作成も、3ステップで数時間で完成させられる方法があります」

Step1 超速で音声入力

「まず、考えがまとまっていなくてもいいので、ひたすらしゃべります。スマホでGmailなどに音声入力し、文章を下書き保存しておきます」

Step2 PCで文字修正

「PCを開き、Step1で入力した下書きを開き、文章の修正や入れ替えを行います」

Step3 あらかじめ作成しておいたテンプレートにコピペ

「Step2で作成した文章を、あらかじめ作成しておいた企画書や報告書のテンプレートにコピペし、フォーマットに流し込めば完了です」

「これにより、普通に作成するのと比べて10倍のスピードになります。Step1の音声入力にコツがあるからです。はじめからPCで文章を作成して入力するときには、同時にいろんなことを考えているんです。だから時間がかかってしまうんです。それをステップに分解することによって、時間がかかるものを効率化し、さらに音声入力で時間短縮しています。まずは音声入力で構成などは考えず、書きたいことをすべて入力してしまい、PCでは文章を修正するなどの作業に集中します。これが爆速のポイントになります」

スマホへの音声入力は、一人で仕事をする環境であればやりやすい。また歩きながらなど、スキマ時間を活用して、スピーディーに、そして時には爆速で仕事を進めよう。

取材・文/石原亜香利

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