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セキュリティやシステムだけの問題じゃない!テレワークの障壁は見落としがちな「ワークフローのデジタル化」にあり

2020.10.08

エイトレッドは新型コロナウイルス感染症拡大に伴うテレワークの導入により明らかとなった、各企業の課題や問題点、今後すべき対策などについて言及した「テレワーク時代の働き方|課題と展望レポート」を発表した。

テレワーク時代の働き方 課題と展望レポート

テレワークの経験から学ぶ課題

テレワークを導入できない要因のひとつに、出社意識が強い働き方からの脱却ができていないことが挙げられる。そのため、日本の会社員は、会社に出社せずに家でテレワークを行うことに対し、罪悪感を感じてしまう傾向にある。これは顔を合わせてのコミュニケーションを重視する伝統的な企業によく見受けられる。また、「第三者が見ていないと仕事をしないのではないか」といった不安も上司を持つケースが多い。お互いに見えない環境下だからこそ、自発的に仕事をすることができない社員や、経験が少ない新卒社員はテレワークに向かないと考える人もいるのが現状だ。

社外でのセキュリティ確保も大きな課題に。個人情報へのアクセス制御が緩い企業や、会社以外での基幹システムへのアクセスが不可能な企業も少なくない。テレワークに最適な環境を実現するためには、VPNなど自社独自のネットワークの構築や、IDとパスワード等の複数の認証を組み合わせる多要素認証の導入に加え、決められた端末でしかアクセスできない環境にするなど、投資やリソースが必要なため、すぐにシステムをアップデートできず、テレワーク要請に二の足を踏む企業も多く見られた。

さらに、ペーパーレス化が進んでいないことも大きな課題だろう。この原因のひとつに、書類と承認の関係がもつ特性が考えられます。書類の種類が多ければ、社内ルールも多岐にわたり、関連部署や役職者に対するルール変更の承認が必要になる。そのため、ペーパーレス化を進めるためには、変更する事項が多岐にわたり、大改革が必要だという「イメージ」を持たれているのが現状だ。

できるところから徐々にテレワークに移行する流れが本来は理想だが、上述した理由から強い意思決定がないとなかなか進まない。ITリテラシーが高くなく、紙承認が当たり前であった世代の上司が権限をもっているケースが多いことから、テレワークを導入できない等の声もあがる。

ペーパーレスは、印刷や郵送が不要になる、スピーディに送信できる、履歴が残るなど、コスト・リソース・スピードなどあらゆる面でメリットがあることは間違いありませんが、ペーパーレス化が進まない背景には、上記のようないくつもの障壁が存在するのだ。 

テレワークは、時間や場所にとらわれずに働けるという多大なメリットがある。ただし、チームワークを有するプロジェクトや、緊張感を有する商談など、対面コミュニケーションのほうが円滑に進められる場合があるのも事実。状況に応じてテレワークを採用していくことが今後の企業の働き方のスタンダードになるだろう。

今回、新型コロナウイルスにより、ルールや仕組みが完全に完成されていないまま半ば強制的にテレワーク導入がなされたが、見えてきたテレワークのメリットと同時に、通常業務における問題点や課題点も明らかとなった。

そのひとつが、押印に関わる書類での承認、いわゆる「ハンコ問題」。当たり前に「ハンコ業務」を行っていたことが、新型コロナウイルス感染拡大により、出社することができず「ハンコ業務」が難しくなった。その結果、そもそも通常業務でも「ハンコ承認」は極めて効率が悪く、仕事のスピードを落としてしまうことであると認識。さらにテレワークが導入されたことで、紙ベースの承認の非効率性がより浮き彫りとなり、経営上の課題として認識がなされる結果となった。 

企業から見るテレワークのメリット

改めて企業側からの立場で、テレワークがどんなメリットをもたらすか検討してみよう。まずはBCP(事業継続計画)の側面がある。今回のような感染症や大規模な自然災害など、突然の環境変化があった際に事業を止めず、経済活動を継続することに対し、テレワークは強い味方となる。出社せずとも会議や打ち合わせなどができるなど、コロナ禍によってそのメリットを感じた企業は多かったのではないだろうか。

また、オフィスの賃料をはじめとする固定費や交通費、出張費などさまざまなコストの削減、対面打ち合わせのための印刷、管理のためのキャビネットやそのためのスペースの削減もメリットとして挙げられる。人材面に関して言えば、場所に依存しない働き方が進むことで首都圏以外での採用が可能となり、優秀な人材に幅広くリーチできるようになる。通勤時間分を仕事に充てられることや、会議や割り込みがなく仕事が中断されないといった観点から、生産性が上がる。 

上司のナレッジまでプラスできる画期的な承認プロセスで、スピーディな意思決定を実現するワークフローのデジタル化

テレワークをより促進させるのが、ワークフローのデジタル化だ。端的に言えば、TPOにとらわれない働き方を実現するということ。例えば、従来であれば稟議や申請を提出する際、承認する上長や担当者がいる時間に合わせて当人のところへ行き、場合によっては状況を察して機嫌を損ねないタイミングで直接渡すといった現場の空気を読む必要がある。ワークフローシステムであれば、このような心理的負担もなくすことが可能です。ワークフローのデジタル化により、場所や時間はもちろん、相手の都合や状況に依存しないコミュニケーションが実現できる。 

さらに、ワークフローのデジタル化であれば、申請から承認を経ていく段階で、上長や承認者のノウハウやアイデアがそのプロセスに付加されるということが可能。すなわち、一つの稟議で、ナレッジが集積・蓄積される。これが紙ベースの場合、ハンコを押すか押さないかの2択になりがちだったことが、デジタルを活用すれば簡易に情報のアップデートが可能となり、申請時は情報や説得力が不足していた内容でも、承認の度に補足されることにより、最終的に多くのナレッジを加えた集合知へと進化させることができる。 

このようにワークフローシステムを通じて、稟議が集合知化する。その結果、より上位の決裁者からしても、前提となる情報が十分にあり、意思決定の精度やスピードを向上させることが可能だ。

ただしワークフローのデジタル化に関しては、前述したテレワーク導入と似たハードルを抱えており、企業風土や、紙依存型の文化などに端を発する社内反発もあることは事実。

その上で、システム化による情報の精査や新しいルールの統一などの負担が大きすぎる場合、取り組みが進まないという企業は少なくない。しかしながら、実際に困難を伴うケースは”今まで業務をルール化や標準化がなされていなかった”ということが大半を占めている。未整備な管理体制の上で、改めて制度を整える場合は障壁が高くなりますが、ルールがある程度決められている企業の場合、そのルールやワークフローをデジタル化するということになるため、比較的スムーズに進められると考えられる。

新しい働き方の中で重要性を増すワークフローシステム

ワークフローシステムはIT分野の中では少々変わった存在で、コミュニケーション(情報系)と業務系が一緒になったハイブリッド型だ。例えばコミュニケーションでいえば、チャットツールやグループウェアといったソフトがあり、業務でいえば販売管理や基幹システム全般がある。ワークフローは、その両方の側面をもっている。

意思決定ツールとしては、基幹システムに近い。つまり、全社員が扱う全社共通の業務システムです。業務の流れとともにデータが蓄積し、導入することで生産性が向上し、コンプライアンスの側面においても安定感が向上するというわけだ。コロナ禍によってテレワークが浸透した今、新しい働き方に伴いワークフローシステムもますます重要性を示すだろう。

構成/ino.

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