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緊急事態宣言中に完全リモートワークができた総務担当者はほとんどいない!?出社理由の8割が「郵便物の対応」

2020.10.08

総務は郵送物の振り分け、書類の捺印、代表電話の受け答えのような通常業務に加え、人事や経理、広報、営業など複数の仕事を兼務していることも多く、その仕事は企業によってさまざまで多岐にわたる。

そこに、急遽リモートワークの実施に伴う社員のPCなど備品の準備や管理、社内外からの問い合わせ対応が重なり、多くの総務が大きな負担を抱えたことが容易に想像できるだろう。

総務は会社にいるべき?緊急事態宣言中に「完全にリモートワークだった」総務は1.6%

月刊総務が緊急事態宣言中の総務のリモートワーク実施状況について調査したところ、「完全にリモートワークだった」は1.6%にとどまっている。「交代制で毎日最低でも1人は出社するようにした」「交代制で毎日ではないが週に数回出社した」が合わせて73.1%と、多くの企業の総務が交代制で出社していたことがわかる。(n=320)

リモートワーク期間に総務が出社した理由は「郵便物の対応」「契約書等の押印」がトップ

緊急事態宣言中のリモートワーク期間に総務が出社した理由を尋ねたところ、「郵便物の対応」が79.7%で最多、次いで「契約書等の押印」が60.3%、「代表電話の対応」が49.8%の順となった。(n=315)

現在、約半数の企業の総務が「毎日出社」

現在※の総務のリモートワーク実施状況について尋ねたところ、「毎日出社している」との回答が48.4%と、約半数の企業の総務が緊急事態宣言が解除されると原則出社に切り替わったことがわかった。(n=320)

※)「現在」は調査実施時(6/16~6/18)を指す。

リモートワーク導入で増えた総務の仕事は「社員のPC手配」「リモートワーク環境整備」

リモートワークの導入によって総務の仕事は増えたか尋ねたところ、42.8%が「はい」と回答しました。増えた仕事の内容については、PCやwifiの手配をはじめとする社員のリモートワーク環境整備に関連する業務が多く挙がった。(n=320)

会社が導入しているITツールは1位「ビデオ会議」2位「勤怠・労務管理」

会社が導入しているITツール(リモートワーク前から使用していたものも含む)について尋ねたところ、「ビデオ会議」が85.9%で最多、次いで「勤怠・労務管理」が78.1%、「ビジネスチャット」が57.8%の順となった。(n=320)

総務のリモートワークに必要なITツールは「電子契約」「電子決裁」

総務がリモートワークをするために会社に導入してほしいITツールについて尋ねたところ、「電子契約」が61.3%で最多、次いで「電子決裁(稟議申請、経費精算等)」が43.8%となった。前問で「電子契約」の導入状況は11.6%にとどまっており、総務の現場の要望と会社のツール導入状況に大きな差があることがわかる。(n=320)

「総務は会社にいるべき」という固定概念の払拭を求める声も

今回の調査では、新型コロナウイルスの感染拡大による緊急事態宣言下でも多くの企業の総務が出社を余儀なくされていたことや、リモートワークについての具体的な課題が浮かび上がってきた。

総務がリモートワークをするために必要なことについての問いには、悲痛ともいえる現場の声も多数寄せられました。「『総務は常に会社にいるもの』という意識を変える」、「自社だけでなく取引先の理解も必要なのでビジネス界全体で手段を変える必要がある」等のコメントは実に本質をついており、今一度経営層に届けたい現場の声だ。

新型コロナウイルスは未曾有の事態で、リモートワークはわれわれの予想を超えて半ば強制的に推進された。同様にリモートワークが強く必要とされる状況がいつ訪れても対応できるよう、経営陣が旗振り役となり課題に向き合うことが引き続き求められる。

総務のリモートワークの実態に関する調査
調査対象:『月刊総務』読者、「月刊総務オンライン」メルマガ登録者ほか
調査方法: Webアンケート
調査期間: 2020年6月16日~6月18日
有効回答数:320件

構成/ino.

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